تستطيع أي منظمة أن تدفع عملها لنموٍ دائم ومنظم وزيادة الإيرادات في غضون فترةٍ زمنيةٍ قصيرة، كيف؟

من خلال التخلص من الأخطاء وتعزيز ثقافة الابتكار والتحسين المستمر على العمليات داخل المنظمة، وهذا بالضبط ما تتبناه منهجيات لين ستة سيجما.

فعندما تبني المنظمات عملها باستخدام منهجيات لين ستة سيجما، يصبح من السهل مشاركة المبادرات والتعامل مع المشاريع، وتتبع النتائج، والاهتمام باحتياجات العملاء أيضاً.

في حين أن ارتكاب الأخطاء جزء من الطبيعة البشرية، إلا أن معايير الجودة في Lean Six Sigma تركز على تقليل الأخطاء واستغلالها بفعالية لتقييم المنتجات أو الخدمات. كما وتركز على صقل مهارات إدارة الجودة لدى الموظفين.

وفقاً لخبراء المجال، حققت المنظمات التي التزمت تماماً بمنهجيات ومعايير لين ستة سيجما توفيراً أعلى في التكاليف بنسبة 65% في كل مشروع مقارنةً مع تلك التي لم تلتزم بها.

وفي تقرير صادر عن شركة ماكينزي، يتحدث بالتفصيل عن كيف قام بنك عالمي بتطبيق منهجية لين ستة سيجما والخروج ببرنامج طبقه فيما بعد على أكثر من 2000 فرع على مدار عامين. بهذا التطبيق تمكنوا من خفض التكاليف بمعدل 15-20% دون التأثير على المبيعات فقد حافظوا على نشاط المبيعات بنفس المستوى.

في هذا المقال، سنتناول كيفية استخدام Lean Six Sigma لتحسين العمليات في منظمتك.

ماذا تعني منهجية لين ستة سيجما؟

لين ستة سيجما هي منهجية لتطوير العمليات في المنظمات، صُممت خصيصاً للتخلص من المشكلات وتحسين العمليات، وتقليل الهدر وعدم الكفاءة، وتحسين ظروف عمل الموظفين، وخدمة احتياجات العملاء بشكل أفضل. وتتضمن المنهجية العديد من الأدوات والاستراتيجيات والمبادئ التي تساعد المنظمات في تحسين عملياتها.

أهم الجوانب الرئيسية التي تركز عليها منهجية لين ستة سيجما

تُركز المنهجية على جانبيين رئيسيين في مسار عملها وهما:

  • إدارة وتطوير الجودة: أي التركيز على تحسين العمليات التشغيلية. تستطيع المنظمة من خلالها إزالة العيوب ومعالجة الأخطاء، وزيادة القدرة على التنبؤ، والتماسك، والتركيز على قيمة المنتجات أو الخدمات التي تقدمها للعملاء.
  • تقليل الهدر: وهو مقياس للتخلص من أو تقليل الهدر غير الضروري في النقل والمعالجة والإنتاج والمخزون.

ويمكن للمنظمات تطبيق تلك الجوانب باتباع الخطوات التالية:

نموذج DMAIC وهو منهجية من خمس خطوات لإجراء تحسينات على العمليات الحالية.

  • Define التحديد: تحديد المشكلة والطريقة المناسبة لحلها.
  • Measure القياس: يتم هنا جمع البيانات وقياسها لفهم حجم المشكلة.
  • Analyze التحليل: بعد التحديد والقياس، نأتي لتحليل المعلومات التي تم جمعها في الخطوات السابقة للوصول إلى سبب المشكلة.
  • Improve التحسين: إيجاد الحلول واختبارها لإجراء التحسينات والتأكد من اختيار الطريقة الأمثل لحل المشكلة.
  • Control التحكم: مراقبة سير العملية في الاتجاه الصحيح، والتحسين المستمر عليها لضمان تحقيق الهدف.

لماذا عليك توظيف منهجية لين ستة سيجما في منظمتك؟

 

في عملية إدارة المنظمات، يجب التفكير بشكل استراتيجي وإعادة النظر دائماً في الأنشطة الرئيسية التي تقدمها المنظمة من أجل تحسينها. وهذا يتطلب الحصول على تغذية راجعة مستمرة من قسم العمليات للتفكير في كيفية تحسين وتطوير أداء العمليات التشغيلية وإضافة قيمة على المنتجات أو الخدمات لعملائك.

فعند تحليل العمليات في المنظمة من البداية إلى النهاية، كما تحث منهجية  Lean Six Sigma، ومتابعة التحسينات جنباً إلى جنب، سيضمن ذلك توسيع العمل وازدياد الإنتاجية، وتحسين الجودة، وتحقيق رضا عملاء أعلى، وتحسين التواصل بين أعضاء الفريق الواحد، وتقليل التكاليف التشغيلية.

فيما يلي خمسة أسباب تدفعك لتوظيف Lean Six Sigma في العمليات التشغيلية لمنظمتك.

  • إدارة الوقت بكفاءة

يعتبر الوقت من أفضل المصادر التي يجب على المنظمات استغلالها بشكل جيد. لذا لا تقلل من قيمة الاستغلال الأمثل للوقت في عملك أو منظمتك.

ويكون ذلك من خلال تحديد أهداف ذكية وإنشاء خطة عمل لاتباعها من أجل الاستغلال الأمثل للوقت وزيادة الإنتاجية، وتساعدك منهجيات ومبادئ لين ستة سيجما على وضع الخطط من أجل استغلال وقت العمل.

  • تقليل مدة دورة العمل

من المهم تقليل مدة دورة العمل في المنظمات. فمثلاً، إذا كان عملك في البناء أو التصنيع، فإن أي تغيير في التصميم أو نطاق المشروع أو سياسات الإدارة يمكن أن يسبب تأخيراً في وقت التسليم.

ولضمان تقليل مدة دورة العمل وتجنب التأخيرات، تستطيع تحديد العوامل التي تؤثر على مدة دورة العمل وتحسينها وإيجاد طرق لتقليل الوقت المستهلك في العمليات من أجل التسليم في الوقت المحدد. كل ذلك من خلال استخدام منهجيات لين ستة سيجما.

  • تسهيل التخطيط الاستراتيجي

إذا كنت تمتلك رؤية واضحة عن منظمتك، يمكن أن تساعدك Lean Six Sigma على الاستغلال الأمثل لتحليل SWOT (نقاط القوة والضعف والفرص والمخاطر) من أجل التركيز على المجالات التي تحتاج التحسين والتطوير.

فباستخدامه، ستستطيع فهم وقراءة العمليات الداخلية الخاصة بالمنظمة، والقضاء على التعقيدات غير الضرورية، بالإضافة إلى زيادة المخرجات.

  • تحفيز الموظفين

يحتاج الموظفون إلى جانب الرواتب والأجور إلى طرق تحفزهم لإنجاز مهامهم. فإذا كان من الممكن أن ينجز الموظفون مهام معقدة بأبسط طريقة ممكنة، هذا يعني أنهم سيبقون على الأرجح لفترة أطول في العمل.

لذلك، فإن تزويد موظفيك بأدوات وتقنيات Lean Six Sigma التي تسمح لهم بتطوير أنفسهم ومشاركة المعرفة في مكان العمل، يعطي شعوراً بالملكية والتحفيز للعديد من الموظفين للاستمرار في التطوير والتحسين على عملهم ومشاركة نجاحهم مع الآخرين.

  • زيادة ولاء العملاء

وفقًا لـ HubSpot، 93٪ من العملاء يكررون عملية الشراء مع الشركات التي تقدم خدمات ممتازة. هذا يعني أن رضا العملاء يتبعه ولاء العملاء وبالتالي اكتساب المزيد من العملاء من خلال الحديث الشفهي أو الإحالة.

لذلك عند تنفيذ Lean Six Sigma، فإنك تقلل من خطر عدم تلبية احتياجات العملاء وبالتالي عدم رضاهم. حيث تُركز منهجيات لين ستة سيجما على الاستماع إلى العميل لفهم كيف يرى عملاؤك منتجاتك وخدماتك وبالتالي التحسين من أجل تحقيق رضا العملاء.

كيف تَستخدم لين ستة سيجما لتطوير العمليات في منظمتك

التدريب والتطوير الكافي للموظفين

قم بتنظيم تدريب للموظفين يشرح مفاهيم Lean Six Sigma وتأكد أن التدريب يتحدث بالتفصيل عن كيفية استخدام المفاهيم والأدوات لتحقيق تطبيق فعّال من الموظفين.

يضمن فهم الموظفين الصحيح للمفاهيم الأساسية للمنهجية مساعدة منظمتك على الاحتفاظ بالعملاء الحاليين وتقليل الهدر وتقليل أي ثغرات في عملية التنفيذ.

تطبيق المعرفة بالممارسة

يساعد تطبيق الموظفين للمعارف الجديدة على حل مشاكل العمليات في المنظمة ويساهم في تعزيز مهاراتهم.

تحدى موظفيك ليقوموا بتحليل كل عملية إنتاجية وتحديد المجالات التي تتطلب التحسين والتطوير. ويمكنهم معرفة تلك المجالات من خلال دراسة المقاييس التشغيلية لتسليط الضوء على الخطوات التي تستغرق وقتًا طويلاً في العملية.

على سبيل المثال، إذا انخفض تحفيز وشغف الموظفين وشعرت بانخفاض الإنتاجية، يمكنك تحديد واختبار أسباب المشكلة عن طريق التحدث إلى الموظفين المعنيين.

أو يمكنك اختيار عينة من الموظفين أو إجراء الاجتماعات مع الموظفين المعنيين والمديرين التنفيذيين وغيرهم من الموظفين لجمع البيانات حول العمليات التي يجب معالجتها لتصحيح المشكلة.

استغلال الأدوات المتعددة في منهجية Lean Six Sigma

توفر منهجيات Lean Six Sigma مجموعة متنوعة من أدوات حل المشكلات مثل 5Whys و5S ، ومخططات السبب والتأثير ، ورسم خرائط تدفق القيمة ، وتحليل الانحدار ، ومخططات باريتو ، وميثاق المشاريع ، و FMEA ، و poka-yoke أو تدقيق الأخطاء ، و Kaizen أو أحداث التحسين السريع.

استخدم ووظف الأدوات المناسبة لمنظمتك لإظهار الأهمية والعلاقة بين أساليب العمل والمعدات والمواد والبيانات والبيئة في تطوير منتجك أو خدمتك.

فمن خلال استخدام الأدوات المناسبة في التحليل والتفكير النقدي البناء، يمكنك معالجة مشاكل العمليات الكبيرة منها والصغيرة بطريقة سهلة ويمكن متابعتها وتتبعها.

تقليل التكاليف عن طريق تحسين العمليات

حقق أقصى استفادة واستغل كل خطوة من خطوات العمليات التشغيلية. بهذه الطريقة، يمكنك تقليل تكلفة الموارد البشرية والمواد أو الأموال المنفقة على العملية.

ويجب عليك التحكم في مدخلات العملية حتى تتمكن من إزالة وتقليل عيوب المنتج أو الخدمة، ومراقبة وتتبع التقدم في تحقيق رؤيتك.

على سبيل المثال، في مسار تسليم المنتج، يمكنك استخدام خريطة تدفق القيمة (VSM) كأداة أساسية وجوهرية. فهي توفر وصف مرئي للأنشطة الرئيسية للإجراءات وتكامل المدخلات لتقديم المنتجات أو الخدمات للعميل.

يمكن إنشاء هذه الخريطة بمساهمة مدخلات من الأشخاص في جميع مراحل العمل. ويمكن أن يؤدي تكرار استخدام هذه الخريطة لعدة عمليات إلى تعزيز أكبر لأرباح عملك.

تقليل الأخطاء من خلال تبسيط العملية

عند تبسيط العمليات التشغيلية من خلال تقليل الخطوات، يستطيع الموظفون القيام بأداء مهامهم دون ضغوط أو توتر وبالتالي تقليل الأخطاء. يمكن أن يساهم تبسيط العمليات بجعلها تُنفذ أوتوماتيكياً وكل ما على الموظفين هو متابعتها.

فبعد تبسيط العمليات، يمكن القيام ببعض التحسينات مثل بناء قاعدة بيانات لكل عملية بحيث يتمكن كل مسؤول من الوصول إليها وبالتالي سيكون قادراً على تتبع كل عملية.

على سبيل المثال، إذا قام موظف الاستقبال بتسجيل دخول زائر، فقد يتمكن رئيس الإدارة من تتبع من الزائر، وسبب زيارته ومتى حدثت الزيارة.

وكمثال آخر، يمكن تطوير برنامج لاستكشاف أخطاء مكالمات دعم العملاء وإصلاحها في قاعدة بيانات يمكن الوصول إليها من قبل جميع موظفي الدعم. وذلك سيمكن فرق الدعم من تقليل الوقت المستغرق لحل مشاكل العملاء ومعرفة من أين تبدأ إذا اتصل العميل مرة أخرى.

بناء ثقافة التحسين والتطوير

حتى تكون الأفضل في أي شيء، من الضروري القيام بالتحسين المستمر لما تفعله. لذا، فإن قيامك ببناء نظام فعّال للتحسين والتطوير لا يمكن أن يخضع للتفاوض.

لبناء ثقافة التحسين بشكل فعّال، يجب عليك أن تنسى العادات والعمليات القديمة التي لم تعد تعمل بكفاءة. ابدأ بتعلم وتطبيق أدوات وطرق جديدة ذات صلة بعملياتك الحالية والتي تعتقد أنها ستكون مجدية لمنظمتك.

قد يتضمن هذا تطوير برنامج أو نهج يضمن تطبيق واستمرار استفادة الأنشطة من عمليات ومنهجيات Lean Six Sigma.

إذاً، باستخدام الأدوات والتقنيات الجديدة، تُطور المنظمة عقلية وثقافة التحسين وحل المشكلات. سيحدث ذلك على مستوى فريق الإدارة وكذلك الموظفين الرئيسيين. ومع انتشار الفوائد والتأثير الإيجابي لاستخدامها، سيستمر الجميع في اتباعها.

أخيراً، كما رأيت فإن استخدام منهجيات لين ستة سيجما في منظمتك يساعد على تطوير كفاءة العمليات التشغيلية والتخلص من المهام عديمة الفائدة التي تستهلك الوقت والموارد التي يمكن أن تسبب العديد من العثرات.

كما تساعد منهجيات لين ستة سيجما فريق الموارد البشرية في تطوير مهارات القيادة والإدارة عند الموظفين، وتطويرات مستمرة على الجودة، وضمان الامتثال لها.

هل أنت جاهز لتحقيق النمو المستمر في منظمتك؟ هذا هو الوقت الأفضل لتبدأ الآن

مقالة مترجمة من :

goleansixsigma