10 reasons behind the need for establishing a project management office (PMO)

أصبحت البرامج والمشاريع أكثر تشابكاً وتعقيداً لأن فرق المشاريع صارت تكبر أكثر وأكثر وهذا يعني وجود تنوع كبير في طبيعة وثقافة الأفراد العاملين فيها. هذه التغييرات في بيئة المشروع فرضت على مدراء المشاريع استخدام نماذج وتقنيات وأدوات مختلفة، لكن وجود عدد كبير من المشاريع في المؤسسة ومدير لكل مشروع يضع نماذجه وأدواته الخاصة لإدارة المشروع أدى إلى إحداث نوع من الفوضى في إدارة المشاريع وفي كثير من الأحيان ينظر مدراء المشاريع في نفس المؤسسة إلى بعضهم كمنافسين وليس زملاء في العمل يسعى كل منهم لكسب رضا الإدارة العليا.

للتغلب على هذه التداخلات والتعقيدات في عمل المشاريع بات لازماً إنشاء مكتب إدارة المشاريع أو ما يعرف بـ (PMO).

ما هو مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟

عرفنا في مؤسسة بكه للتدريب والاستشارات في مقالة سابقة مكتب إدارة المشاريع (PMO) بأنه كيان أو قسم داخل المؤسسة يتم توجيه كل ما يتعلق بعمل مشاريع وبرامج المؤسسة وإدارتها ضمن صلاحياته، ووظيفته تحسين أداء ونتائج إدارة المشاريع، ومساعدة مدراء المشاريع في تحقيق أهداف المشاريع بحيث يتم التعامل مع المشاريع المتنوعة والمختلفة على أنها محفظة (Portfolio) مشاريع تدار بشكل تكاملي.

ما هي الأسباب العشرة لإنشاء مكتب إدارة مشاريع (PMO) في مؤسستك؟

  1. تعزيز التعاون: تعزز مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) العمل الجماعي والتعاون بين فرق عمل المشاريع وخاصة في مشاركة المعرفة والخبرات بينهم. نحن لا نتحدث هنا عن بناء علاقات ولكن عن مناقشات وتبادل للخبرات وحل المشاكل سوياً بين فرق العمل، وبالتالي إزالة مفهوم التنافس بين الأفراد وتعزيز مفهوم التكامل والتعاون.
  2. دعم المشاريع: وجود عدد كبير من المشاريع في المؤسسة يستلزم وجود جهة دائمة تقدم الدعم والتوجيه لفرق إدارة المشاريع في أي وقت لكي لا يتعطل أي مشروع أو يتوقف وبالتالي يتأخر عن موعد التسليم المحدد. الدعم يتمثل في توفير النماذج والتوجيه والتدريب والإشراف.
  3. منهجية وعملية إدارة المشاريع: وضع منهجية موحدة لإدارة المشاريع داخل المؤسسة من أهم الأدوار التي يقوم بها مكتب إدارة مشاريع (PMO) وبالتالي التسهيل على مدراء المشاريع عملهم وتوجيه وقتهم وجهدهم نحو إنجاز أنشطة المشروع.
  4. التدريب والتطوير: تخطيط وتنفيذ احتياجات الفريق من تدريب وتطوير مهارات وبناء قدرات وتنفيذ عمليات التدريب داخليا، أو الاستعانة بجهات خارجية للتدريب. بهذه الطريقة يكون هناك تطوير دائم لفرق العمل وفي نفس الوقت تقلل تكاليف التدريب بحيث تكون مركزية ومن جهة واحدة تحدد الاحتياجات وتنسق وتنفذ وهي مكتب إدارة المشاريع (PMO).
  5. الاستشارات والتوجيه: الموظفون بحاجة إلى التوجيه وتقديم الاستشارات بشكل مستمر خاصة لأعضاء الفريق الجدد، مكتب إدارة مشاريع (PMO) يقوم بهذا الدور ويقدم هذه الخدمات لكافة أفراد المشاريع من خلال القائمين على المكتب والذين لا بد أن يكونوا من مدراء البرامج أصحاب الخبرات.
  6. برمجيات إدارة المشاريع: يقوم مكتب إدارة مشاريع (PMO) باختيار أفضل البرمجيات والتطبيقات لمتابعة وإدارة المشاريع وتدريب الموظفين على استخدام نظام برمجي موحد مما يسهل عمليات المتابعة والأرشفة والرجوع إلى البيانات.
  7. إدارة محفظة المشاريع: تشكيل فريق من مدراء البرامج الذين لديهم القدرة على إدارة عدة مشاريع ذات علاقة في وقت واحد وتخصيص الموارد لها.
  8. مخزن المعلومات (Data Center) للمشاريع: يحتوي كافة تفاصيل وبيانات المشاريع الحالية والسابقة لتسهيل الوصول إلى معلومات عنها مستقبلاً، ولتساعد الإدارة العليا في إتخاذ القرارات.
  9. تقليل النفقات على المستوى البعيد: لا يضع غالبية الباحثون والخبراء تقليل التكاليف كهدف لإنشاء مكتب إدارة مشاريع (PMO)، ولكننا في مؤسسة بكه للتدريب والإستشارات نضعه كأحد المزايا ولكن على المدى البعيد. وجود ((PMO في المؤسسة يعني تقليل المشاريع الصغيرة ودمجها ويعني تعيين مدراء برامج خبراء قادرين على إدارة أكثر من مشروع في نفس الوقت وأيضاً الاستعانة بهؤلاء المدراء المؤهلين في تنفيذ البرامج التدريبية أي الاستخدام الأمثل للمصادر المتوفرة وأيضاً تقليل نسبة الفشل في إدارة المشاريع. كل ما سبق يؤدي حتماً إلى تقليل النفقات على إدارة المشاريع وحفظ أموال المؤسسة.
  10. تجمع لمدراء المشاريع: ايجاد مكتب مركزي يتم من خلاله إعارة مدراء المشاريع للعمل على المشاريع داخل المؤسسة وخارجياً. يعتبر أيضاً مركز رئيسي لفرق المشاريع والتي تشمل تقديم خدمات داعمة مثل التخطيط والتقارير والتوثيق وخدمات السكرتاريا.

نرى أن قرار إنشاء مكتب إدارة مشاريع هو قرار استراتيجي بامتياز وينم على رؤية وخبرة متخذ القرار. قد يصعب على بعض المؤسسات وخاصة الصغيرة الضلوع لوحدها في إنشاء مكتب إدارة مشاريع (PMO)، ولكن يمكنها الاستعانة بخدمات المكاتب الاستشارية العاملة بهذا المجال مثل مؤسسة بكه للتدريب والاستشارات التي تقدم خدمة إنشاء وإدارة ومتابعة مكاتب ادارة المشاريع (PMOs) حسب حاجة كل مؤسسة.

فريق بكه للتدريب والاستشارات