المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع

 

تعرف إدارة المشروع وفقا لويكيبيديا “أنها عملية بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة وإغلاق عمل الفريق لتحقيق أهداف محددة وتلبية معايير النجاح المحددة.” حيث تشمل إدارة المشروع مجموعة من الأنشطة المصممة لضمان نجاح تنفيذ المشروع. كما تتضمن استخدام العديد من المبادئ والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى توجيه المشروع من مرحلة البدء إلى نهايته.

وفقًا لدراسة أجرتها Wrike ، فإن 80 % من المشاريع عالية الأداء يقودها مدير مشروع معتمد ، في حين أن 2.5% فقط من الشركات تنجز بنجاح 100 % من مشاريعها (Gallup). اعتمادًا على تلك المعلومات، نجد السؤال التالي: “لماذا لا تزال بعض المنظمات لديها أفكار ثانية حول تطبيق الإدارة الجيدة للمشروع؟” الإجابة بكل بساطة هي التكلفة.

يمكن أن يكون تعيين مدير مشروع جيد وتنفيذ عملية إدارة المشاريع بالشكل الصحيح مكلفًا. كما يمكن أن تكون رواتب كبار مديري المشاريع وفريقهم وحده يصل إلى 20 % من إجمالي الميزانية، وهي التكاليف التي يجب مراعاتها حتى قبل بدء المشروع. ومع ذلك، في نهاية الأمر إن هدف أي منظمة تتولى تنفيذ المشروع هو إنهاء المشروع بنجاح، وهنا تأتي فائدة إدارة المشروع.

بعض المنظمات ليس لديها فهم واضح لإدارة المشاريع. حيث يعتقدون أن إدارة المشروع تعني تقديم الإرشادات للفريق وشرح أهدافهم. هذا من المفترض أن يجعل المشروع أسهل وأرخص. ومع ذلك فيمكن أن يكون هذا أكثر تكلفة على المدى الطويل، وقد تؤدي محاولات الاقتصاد في التكاليف إلى زيادة هذه التكاليف وتشعبها، أو ربما لأسوأ من ذلك كفشل المشروع.

تعتبر إدارة المخاطر أحد العناصر المهمة في عملية إدارة المشروع، حيث تشتمل على تطوير منهجية واضحة لإدارة المخاطر لتحقيق أهداف المشروع، كما تتيح إدارة المشروع للمؤسسات إمكانية وضع خطة جيدة التنفيذ لتحقيق أهداف المشروع بنجاح.

ما هي إدارة المشاريع؟

بعبارات بسيطة، فإن إدارة المشروع هي عملية الإشراف على المشروع لضمان تحقيقه لأهدافه ومواعيده النهائية وميزانيته. يمكن استخدام هذه العملية في أي مشروع بدءًا من المشاريع كبيرة الميزانية إلى المشاريع صغيرة الميزانية.

مديرو المشاريع مسؤولون عن صياغة عملية إدارة المشروع. حيث يبدؤون بتحديد نطاق المشروع وتحديد أهداف المشروع بالتفصيل. كما تتضمن مهمة مدير المشروع إعداد جدول زمني، وتخصيص المهام لأعضاء الفريق، وتحديد الجداول الزمنية.

 

تتضمن إدارة المشروع وضع ميزانية والتأكد من أن المنظمة لديها موارد كافية لتنفيذ المشروع وتوفير موارد إضافية لحالات الطوارئ غير المتوقعة. كما يستخدم مديرو المشاريع عادةً خطة باستخدام طريقة المسار الحرج، والتي تُستخدم لتحديد الترتيب الصحيح لإكمال المشروع بكفاءة.

 

تتضمن إدارة المشروع أيضًا إعلام الإدارة والمساهمين بالتقدم خلال المشروع. حيث تشتمل على مراقبة كل خطوة من العملية وضمان الانتهاء الناجح للمشروع في نهاية المطاف.

بالأرقام -إحصائيات مهمة لإدارة المشاريع

تعتبر إدارة المشاريع عنصر أساسي في العمليات التجارية اليومية، كما يعد مدراء المشاريع أحد العوامل الرئيسية لنجاح المشاريع. في بيئة اليوم القائمة على البيانات أصبح من الممكن إنشاء صورة مفصلة للحالة الحالية لإدارة المشاريع وأهميتها في الأعمال التجارية.

تم تطوير إدارة المشروع لإنشاء عملية تخطيط وتنسيق وإدارة جميع أنشطة المشاريع الحديثة. فالهدف من إدارة المشروع هو التنبؤ ومنع العديد من الصعوبات في تنفيذ المشروع.

باستخدام هذه المعلومات، يخطط مديرو المشاريع وينظمون خطة للمشروع لتقليل جميع المخاطر والقضاء عليها لضمان نجاح المشروع. فقد أجرت العديد من المنظمات دراسات مختلفة لخلق فهم أفضل لأهمية إدارة المشروع. وقد أظهرت الدراسات ما يلي:

  • 80 ٪ من المشاريع الناجحة للغاية يشرف عليها مدير مشروع معتمد
  • 60٪ من المشاريع الفاشلة يرجح أن يكون سبب فشلها تحديد مواعيد نهائية غير واقعية
  • 77 ٪ من الشركات تستخدم برامج إدارة المشاريع
  • 39٪ من المشروعات الفاشلة ناتجة عن سوء التخطيط وعدم كفاية الموارد
  • 33٪ من المشروعات تفشل بسبب الدعم الضعيف من الإدارة
  • 2.5 ٪ فقط من الشركات تكمل مشاريعها بنجاح في غضون الجدول الزمني الأصلي
  • 57 ٪ من المشاريع تفشل بسبب ضعف التواصل
  • 40 ٪ فقط من المشاريع تلبي الأهداف الزمنية والميزانية والجودة

ما هي أهداف إدارة المشروع؟

الهدف من عملية إدارة المشروع هو ضمان تحقيق جميع أهداف العمل. ومع ذلك لكي يحدث هذا، يجب تحديد أهداف المشروع بوضوح حيث أن هذا سيحدد كل خطوة في دورة حياة المشروع.

يجب أن تكون أهداف المشروع قابلة للقياس وتحتوي على مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم أداء المشروع بموضوعية. ستكون هذه المؤشرات جزءًا من مجالات مختلفة مثل الميزانية والمواعيد النهائية وجودة المخرجات.

للحصول على صورة أوضح، فيما يلي أهداف عملية إدارة المشروع:

  • توفير النظام في بيئة العمل: تقدم خطوات إدارة المشروع دليلًا واضحًا حول كيفية أداء كل عضو ومسؤولياته.
  • تحسين أداء المشروع: تحسين أداء القوى العاملة والموارد من خلال تطوير خطة المشروع؛ حيث يمكن للمؤسسات تحسين الأداء الكلي للمشروع.
  • مراقبة الجودة: تشمل عملية إدارة المشروع خطوات التخطيط لرصد وضمان جودة نتائج المشروع. هذا يضمن أن المشاريع ليست قادرة فقط على الانتهاء في الموعد المحدد، ولكن أيضا الحفاظ على جودة نتائجها.
  • المحافظة على التكاليف ضمن الميزانية: بدون إدارة مناسبة للمشروع، قد يكون من الصعب للغاية إدارة تكاليف المشروع، حيث توفر عمليات إدارة المشروع إجراءات تقلل أو تزيل من مخاطر تجاوز الميزانية وتضمن أن جميع النفقات في حدود الميزانية.
  • التعلم من الأخطاء: تشمل إدارة المشروع عملية المتابعة المستمرة ومراقبة الجودة، حيث يتيح وجود خطوات لمراقبة كل خطوة من العملية تحديد الأخطاء والقدرة على التعلم منها. كما أن التعلم من الأخطاء يجعل من الممكن تحسين العمليات والتأكد من عدم حدوث ذلك في المستقبل.

ما هي الخطوات الخمس لإدارة المشروع؟

واحدة من أكثر الكفاءات أهمية لمدير المشروع المحترف هو معرفة المراحل الأساسية الخمس لإدارة المشروع. تتيح الخطوات الأساسية الخمس لإدارة المشروع للمدير تقسيم أي مشروع إلى أجزاء يستطيع من خلالها التحكم في المشروع، مما يساعده على تطوير استراتيجية أكثر تنسيقًا لتقديم المشروع. كما يسمح لمدراء المشاريع بتقييم كل مرحلة من مراحل المشروع وتحديد ما إذا كان يتم تحقيق أهداف المشروع.

تتضمن إدارة المشروع خمس مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق. تتطلب كل خطوة من المراحل الخمس مراقبة مستمرة وإعداد التقارير.

الخطوة 1: بدء المشروع

تستخدم المرحلة الأولى من دورة حياة المشروع لقياس قيمة المشروع وجدواه. حيث يحدد فيها مدير المشروع ما إذا كان ينبغي التخلي عن المشروع إذا تقرر أنه غير مربح وأو غير مجدي. خلال هذه المرحلة، يستخدم مدراء المشاريع أداتين لتقييم قيمة المشروع أو جدواه.

  • وثيقة حالة العمل: يبرر هذا المستند الحاجة إلى المشروع وفوائده ويتضمن تحليل العائد على الاستثمار (ROI).
  • دراسة الجدوى: تمكن هذه المعلومات مدير المشروع من تقييم الموارد اللازمة لإكمال المشروع ما يساعد مدير المشروع في تحديد ما إذا كانت فوائد المشروع تفوق تكاليفه وما إذا كان هذا أمرًا يستحق المتابعة.

الخطوة 2: تخطيط المشروع

“الشركات التي تفشل في التخطيط، تخطط للفشل”، يلعب تخطيط المشروع دورًا مهمًا في تحديد نجاح أو فشل المشروع. وتعتبر هذه مرحلة البناء أو الهدم في إدارة المشروع. وفي حالة عدم وجود خطة مشروع ناجحة، سيكون من الصعب تعويض سوء التخطيط خلال عملية التنفيذ.

بعد الحصول على الموافقة المبدئية للمشروع، فإن الخطوة التالية هي وضع خطة شاملة لتنفيذ المشروع. ويشمل ذلك وضع خطة للحفاظ على ميزانية المشروع وفق المواعيد النهائية، والحصول على الموارد اللازمة، ووضع معايير الجودة. كما توفر خطة المشروع مخططًا أساسيًا حول كيفية تسليم المشروع وتحديد المخاطر المحتملة وخلق استجابة مناسبة لهذه المخاطر.

تتضمن خطة المشروع معلومات عن:

  • نطاق المشروع
  • تحديد المواعيد النهائية
  • إنشاء جدول سير العمل
  • تحديد المخاطر
  • تخصيص الموارد للمشروع
  • تعيين الأدوار والمسؤوليات
  • إنشاء وتحديد المهام

 

تحديد الهدف

يتمثل جزء كبير من تطوير خطط المشروع في وضع استراتيجية تلبي أهدافًا محددة. يجب أن تكون هذه الأهداف واقعية وقابلة للقياس. لصياغة أهداف أفضل نقترح عليك اتباع طريقة SMART.

  • S Specific محدد: يجب أن يجيب على الأسئلة من وماذا وأين ومتى وأين ولماذا!
  • M Measurable قابلة للقياس: يجب تحديد الأهداف بوضوح لتحديد ما إذا كان الناتج يلبي أهداف المشروع.
  • A – Attainable ممكن تحقيقه: هل هدفك شيء يمكن تحقيقه في ضوء الموارد الخاصة بك؟
  • R Realistic واقعية: هل هذا شيء يمكن تحقيقه؟
  • T Timely في الوقت المناسب: هل من الممكن الحصول على النتائج في الموعد المحدد؟

 

الأدوات المستخدمة عادة لإدارة وتخطيط المشاريع

تمكن أدوات إدارة المشروع مدراء المشاريع من وضع الأفكار في موضع التنفيذ. فهي تساعدهم في تنفيذ المشاريع، وخلق مبادرة ثاقبة، وتحديد نطاق للنتائج، ووضع مواعيد نهائية محددة لكل مهمة، وتحديد الميزانية والموارد اللازمة لإكمال المشروع. تساعد هذه الأدوات مدراء المشاريع على تتبع كل جانب من جوانب المشروع لضمان تشغيله في حدود الميزانية والجدول الزمني. ببساطة يتمتع مدير المشروع بمعدل نجاح أعلى عندما يتمكن من وضع نظرة عامة واضحة على المشروع والنتائج.

من أكثر أدوات إدارة المشاريع شيوعًا التي يستخدمها مدراء المشاريع اليوم هي Gantt Chart و Kanban Board.

Gantt Chart

سميت هذه الأداة Gantt Chart على اسم مخترعها، مخطط جانت هو أداة إدارة مشروع شائعة تستخدم مخطط شريطي لتتبع المهام عبر الزمن. لم يُظهر مخطط جانت في البداية العلاقة بين المهام وحالة الجدول الحالي. لكنها أصبحت الآن أداة إدارة مشاريع شائعة لتتبع الجداول وعلاقتها بالمهام والموارد والمعالم الرئيسية.

توفر مخططات Gantt الحديثة معلومات حول تاريخ بدء المشروع وتاريخ انتهائه ونظرة عامة على المشروع. كما تستخدم لإنشاء الهيكل الأساسي للمشروع، وربط المهام المختلفة داخل المشروع.

بعد إنشاء هيكلية المهمة، يأخذ مخطط Gantt كل من هذه المهام والمهام الفرعية ليرسمها بشكل متناسق مع الزمن، حيث أنها تسمح لمديري المشاريع لتحديد أولويات المهام وتتبع التقدم المحرز. تعد مخططات Gantt أساسية ويمكن إنشاؤها باستخدام أدوات جداول البيانات مثل Microsoft Excel أو Google Sheets.

قد تبدو مخططات Gantt بسيطة ولكنها قد تكون صعبة، لا سيما دون تدريب مسبق. يستغرق الأمر وقتًا وتدريبًا للمدراء لإنشاء تمثيل رسومي مفصل للجداول الزمنية للمشروع وإتمام المهام الفرعية. ومع ذلك يمكن أن يكون مفيدًا جدًا للمشروعات المعقدة لأنه يتيح لمديري المشاريع تتبع كل تفاصيل المشروع بكفاءة وبدقة كبيرة.

Kanban Board

تعد Kanban Boards أداة لإدارة المشاريع لوضع تصور للمهام وسير العمل وتحديد المشكلات المحتملة. لا تتطلب Kanban Board أي أدوات أو برامج خاصة. يمكن استخدام لوحة فعلية مثل السبورة، أو اللوحات الافتراضية التي تسمح لك بسحب “الملاحظات” وإسقاطها على اللوحة.

تستخدم لوحات Kanban في جوهرها عملية مكونة من 3 خطوات: المهام للتنفيذ، قيد التنفيذ، والمكتملة.

في الواقع، يوفر “مخطط سير العمل” الأساس لمعظم برامج إدارة المشاريع المستخدمة اليوم، مثل Trello و Podio و QuickBase. كما تتمتع لوحات Kanban عبر الإنترنت بمزايا تفوق نظيراتها التقليدية، يتيح ذلك لأعضاء الفريق التعاون عبر مواقع متعددة، حيث يمكنهم الحصول على تحديثات في الوقت الحقيقي عن حالة المشروع، ويمكنهم أيضًا التواصل مع أعضاء الفريق الآخرين باستخدام أداة المراسلة المدمجة في أدوات إدارة المشاريع الحديثة التي تستند إلى Kanban.

 

برامج إدارة المشاريع الشائعة

مع التعقيد المتزايد لمشاريع اليوم، يمكن أن تثبت استراتيجيات إدارة المشاريع التقليدية مثل Gantt chart و Kanban board أنها بسيطة للغاية لتنفيذ المتطلبات المتزايدة للمشاريع الحديثة. يمكن برنامج إدارة المشاريع مدراء المشاريع المؤهلين وحتى المبتدئين من وضع خطط مفصلة لإدارة المشاريع بطريقة أكثر كفاءة وتنظيمًا.

لن تكون الأساليب التقليدية لإدارة المشاريع مجدية بعد الآن. فاستخدام جداول البيانات وألواح الكتابة وبرنامج معالجة النصوص (مستندات Google ، Microsoft Word) لجمع وتسجيل الملاحظات تحتاج لجهد مكثف وتستغرق الكثير من الوقت. وقد تم تصميم هذا البرنامج لتبسيط مهمة تخطيط المشروع وعملية إدارة المشروع بشكل عام. فيما يلي بعض برامج إدارة المشاريع الشائعة التي يستخدمها مديري المشاريع اليوم.

  • Trello
  • Basecamp
  • Podio
  • QuickBase
  • Wrike
  • com

 

الخطوة 3: تنفيذ المشروع

هذه هي المرحلة التي يتم فيها تنفيذ خطة المشروع، كما يعتمد نجاح مرحلة التنفيذ في النهاية على مرحلة التخطيط. تتمثل مرحلة التنفيذ في متابعة الخطة وتنفيذ جميع العناصر الواردة في مرحلة التخطيط. وهنا يتولى مدير المشروع المسئولية ويضمن أن يؤدي جميع الأعضاء مهامهم المحددة.

تشمل مهام مدير المشروع:

  • تعيين المهام لأعضاء الفريق
  • التقارير المرحلية
  • شراء الموارد اللازمة
  • ضمان تحقيق النتائج في المواعيد النهائية
  • الإشراف على أداء الفريق

 

الخطوة 4: مراقبة المشروع

تلعب مراقبة المشروع دورًا مهمًا في ضمان نجاح المشروع، حيث تتم متابعة ومراقبة المشروع بشكل مستمر خلال مرحلة تنفيذ المشروع، مما يساعد المدراء على إجراء اختبارات مستمرة على أداء المشروع. كما أنه يمكن مدير المشروع من تحديد المخاطر المحتملة والتعامل مع هذه المخاطر في الوقت المناسب. تساعد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مديري المشاريع على تتبع الأداء والتأكد من بقاء المشروع في حدود الميزانية والالتزام بالمواعيد النهائية.

يمكن استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية لقياس:

  • جودة النتائج: حيث أنها تحدد جودة المخرجات.
  • هدف المشروع: يعطي نظرة عامة سريعة إذا كان هدف المشروع ضمن الميزانية ووفق الجداول الزمنية على النحو المحدد في أهداف المشروع.
  • تتبع التكلفة: للتحقق مما إذا كانت تكاليف المشروع في حدود الميزانية وهوامش الربح لا تزال على المسار الصحيح.

 

ستة سيغما ومراقبة الجودة

لا تشتمل مراقبة المشروع فقط على التحقق مما إذا كان المشروع وفق الميزانية أو ضمن الجدول الزمني، ولكن الأهم من ذلك هو تحديد جودة المخرجات. وإحدى الطرق الأكثر شيوعًا التي تستخدمها الشركات اليوم في مراقبة ومتابعة المشاريع هو Six Sigma، وهي منهجية لمراقبة الجودة حيث طورتها شركة موتورولا في عام 1986.

تستخدم أكثر من 50٪ من شركات Fortune 500  الـ Six Sigma، وهذا الرقم يرتفع إلى 82% عندما تنظر إلى Fortune 100 فقط. تمثل هذه الأرقام التأثير الإيجابي الضخم لـ Six Sigma في تحسين إدارة المشاريع والأعمال التجارية.

تم تطوير Six Sigma في البداية لتحديد الأسباب المحتملة للعيوب في عملية التصنيع والقضاء عليها. حيث أن الهدف النهائي من هذه العملية هو مساعدة الشركات على تحسين الكفاءة من خلال العمل بشكل أسرع مع تقليل الأخطاء. بمرور الوقت تم دمج منهجية Six Sigma في العديد من الصناعات، حيث تم تعديله من قبل مدراء المشاريع لقياس فعالية الفريق. يمكن استخدام Six Sigma لمجموعة متنوعة من الأغراض. وعادةً ما يتم تنفيذها لتطوير نظام لتوحيد القياسات أو لطرح الابتكارات.

 

الخطوة 5: إغلاق المشروع

تشير مرحلة إغلاق المشروع إلى أن المشروع اكتمل رسمياً. يعتبر المشروع مغلقًا عند تسليم المشروع النهائي للعميل، وإبلاغ النتائج إلى أصحاب المصلحة. تتيح مرحلة الإغلاق لمديري المشروع إجراء تقييم للمشروع وتوثيق النتائج لاستخدامها كمرجع في المستقبل. تمكن المعرفة المكتسبة من هذه التجربة مديري المشاريع من تحليل الأخطاء والنجاح لتطوير عمليات أفضل للمشروع التالي.

الانتهاء من المشروع لا يعني أن عملية إدارة المشروع قد انتهت. بل يشمل أيضا تقييم الأداء الكلي للمشروع وفهم كل الاتجاهات والعمليات التي أدت إلى نجاح أو فشل المشروع وتنفيذها في المشاريع المستقبلية.

تشمل الأشياء المهمة التي يجب مراعاتها تقييم ما إذا كان مشروعك قد حقق أهدافه. يجب عليك أيضًا التحقق مما إذا كان المشروع قد تم تسليمه بالمعدل المتوقع وما إذا كانت جودة النتائج تتفق مع المعايير المتوقعة.

من الأشياء التي يجب على مدير المشروع مراعاتها هي ما إذا كان المشروع قد تم تسليمه وفق الميزانية. هذه جزء من الأشياء التي تتيح لك إدارة المشروع القيام بها، كما أن المراقبة المستمرة ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) توفر لك منظورا موضوعيا لجودة أداء المشروع.

 

فريق بكه للاستشارات والتدريب