PMO

هناك الكثير من المشاريع من حولنا، بعضها ينجح وبعضها يبوء بالفشل وبعض منها يملك فرصة لاحقاً لتحسينه. حتى مدراء وفرق المشاريع الذين يملكون الخبرة المطلوبة للمشروع يحتاجون للمساعدة من فترة لأخرى. مركز التميز المُختَص بإدارة المشاريع عبارة عن مصدر مؤسساتي تنظيمي يضمن أداء أفضل للمشاريع من خلال عمليات متسقة، ومصادر فكرية مميزة، وأدوات وتدريب عملي على الدعم وكيفية القيام به.

ما هو مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟

هو عبارة عن تجمع حرفي يجمع أمهر العاملين الذين أتقنوا قيادة، رقابة، وإلهام المتدربين والعاملين المهرة في مجالهم. إن مكتب إدارة المشاريع يقدم المساعدة مثل التدريب، التمرين والتوجيه وذلك من أجل استخدام ممارسات إدارة المشاريع المعيارية لتحقيق النتائج المرجوة. ومع ذلك، فهو يُعتَبر الحامي والمسؤول عن حوكمة المشروع.

يُوَفِر مكتب إدارة المشاريع أساساً وهيكلاً لحوكمة المشروع ويشمل هذا بالأساس: المشروع والمؤسسات الوظيفية أو الفنية. إن “الحوكمة” عبارة عن مستوى من السيطرة على المشروع و التي تُمارَس من قبل أو نيابة عن الناس الممولين للمشروع، عادةً ما تكون في مستوى أعلى من الرقابة التنفيذية للمؤسسة، ويُمكن أن تتكون من الجهة الراعية للمشروع، قائد المشروع، و/أو مجلس استشاري للمشروع، بالإضافة إلى مدير المشروع و الأعضاء الأساسيين للمشروع.

ما هو مركز التميز Center of Excellence (CoE)؟

تتكون مراكز التميز من وحدات متمركزة في مؤسسات بحثية (الغالبية العظمى في الجامعات) تتقاسم فكرة مشتركة أو رؤية ومجموعة من أهداف البحث الشاملة والواضحة.

والمعروف أنه لا يوجد صيغة ثابتة لتكوين مراكز التميز. فقد تختلف هذه المراكز في حجم وطريقة التنظيم، وهذا كله يتوقف على موضوع البحث ومدى توسعه. بعض المراكز تتوسع أثناء فترة التمويل، فتقوم بتوظيف أكثر من 60 شخص مقسمين إلى عدة فرق بحثية، في حين أن البعض الآخر من المراكز يتكون من أقل من 15 عضواً. ويجب على كل مركز تميز أن يمتلك إطاراً عاماً ومحدداً يوضح كيفية التعاون مع الفرق والمراكز الأخرى.

لماذا نُنشئ مراكز التميز (CoE)؟

في الحقيقة، غالباً ما تزيد نسبة النجاح في مؤسسة ما إذا توافر فيها كل من : الحوكمة، أساس الدعم ، التوجيه، وتشارك للخبرات والمعارف. ومما لا شك فيه أن النجاح سيدعم أهداف المؤسسة وبعض مشاريعها المحددة. حيث يجب أن يكون الحافز الأساسي لإنشاء أي مركز تميز هو الحاجة للحصول على نتائج ما. هناك سبب آخر تم ذكره لإنشاء مركز تميز ألا وهو الدافع أو الحاجة لإيجاد نتائج مرجوة من خلال مركز التميز، حيث يجب أن يكون هذا الدافع مدروساً ومشروحاً بشكل واضح تماماً ومرتبط بأساسات أسباب إنشاء أي مركز تميز. فلا يمكن أن ينجح أي مركز تميز بدون هذه الأساسات.

كيف تبني فريقك و تُنَظم مركز تميز (CoE) مُختَص بإدارة المشاريع؟

باختصار، يحتاج الفريق تجنب العيش في برج عاجي. حيث ينبغي أن يُبنى الفريق من داخل منظمة إدارة المشروع ويجب على مديري المشروع ذوي الأداء العالي التناوب على إدارة الفريق وإقامة لجنة استشارات خاصة بالمركز. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يتم استدعاء مدراء المشاريع ذوي الأداء العالي وحثهم على استعراض إنجازات مركز التميز المختصة بمجال إدارة الأعمال والمشاركة في التدريب على مواضيع ذات صلة بالمجال.

يُعتبر حجم الفريق مسألة مهمة جداً. فيجب ألا يزيد عدد أعضاء الفريق الأساسيين عن سبعة أشخاص وهذا يُعتبر العدد المثالي لأعضاء الفريق، يتم اختيار هذا العدد الصغير لأنه كافي ليُشعِر الجميع بالمسؤولية وليعطي الجميع فرصة عالية جداً للتواصل والترابط، حيث يمكن للجميع الجلوس حول طاولة الغذاء معاً، و لكنه لا يزال عدداً كبيراً أيضاً من أجل إعطاء الفرصة لكل فرد بالتخصص بمجال محدد وأيضاً لأنه يساهم في إعطاء عدد أكبر من الآراء المختلفة. بالإضافة إلى الفريق الأساسي يجب علينا النظر إلى أدوات دعم مراكز التميز المختصة بمجال إدارة الأعمال. حيث يتم تحديد حجم عنصر الدعم بناءً على الحجم الكلي لإدارة مشاريع المنظمة، وعدد وتنوع المشاريع، الخ. وتشمل مهام الدعم والتدريب والتوجيه، على كيفية تحميس العمال، ورصد حالة المشروع، وإدارة المتخصصين الفنيين وما شابه ذلك. وبالإضافة إلى ذلك، قد تتطلب المساحة الجغرافية الكبيرة لمركز أبحاث ما دعم بنية تحتية كبير جداً. ولذلك، ينبغي ألا يتم بناء مركز التميز المختص بمجال إدارة الأعمال على شكل بناء إمبراطوري أو بعيداً عن الواقع العملي.

ضع خطط لإدارة مركز التميز (CoE) الخاص بك بشكل مستمر وراقب أدائك

بناء مركز تميز خاص بمجال إدارة الأعمال هو بحد ذاته مشروع. ولذلك نحتاج لوضع خطة للمشروع ذات أهداف قصيرة، متوسطة، وطويلة المدى. كما ويجب على مركز التميز إدارة أدائه بناءً على الخطط الموضوعة. والأهم من ذلك، خطة عمل مركز التميز يجب أن تسأل مُساهميها (كيف يسير العمل؟) فهذا الانعكاس لرضى الزبائن والعملاء إلى جانب القياس الرسمي للأداء سيساعد على الحفاظ على مركز التميز بمساره الصحيح في إيجاد الفرص المناسبة للبقاء في عالم ريادة الأعمال والمشاريع.

الآن، يجب أن يكون واضحاً أن مركز التميز المختص بمجال إدارة الأعمال يركز بشكل كامل على عملية. وينبغي أن تكون عملية التحسين المستمرة جزءاً لا يتجزأ من مركز التميز المختص بإدارة المشاريع.

خدمات أو وظائف مركز التميز:

1- تطوير الأساليب والعمليات القياسية.

2- تنمية ممارسات عمل متسقة.

3- مصدر واحد من المعايير وضمان تطبيقها بشكل مناسب وجيد.

4- القدرة على الدعم (التدريب والتمرين).

 

تعتبر بكه من المؤسسات الرائدة في المملكة العربية السعودية في مجال تأسيس وادارة مكاتب ادارة المشاريع، وللتعرف أكثر على طبيعة عمل مكاتب ادارة المشاريع وأهميتها ننصحك بقراءة المقالات التالية:

أنواع مكاتب إدارة المشاريع على أساس P3O

أنواع مكاتب إدارة المشاريع (PMO) على أساس معايير PMI

10 أسباب تجعلك بحاجة إلى إنشاء مكتب إدارة مشاريع (PMO)

مكتب ادارة المشاريع (PMO) وتطبيقه في المؤسسات الحكومية في المملكة العربية السعودية

 

فريق بكه للتدريب والاستشارات