مقالات

مكتب ادارة المشاريع (PMO) وتطبيقه في المؤسسات الحكومية في المملكة العربية السعودية

تواجه المؤسسات صعوبات مشتركة في ادارة المشاريع تتلخص في عدم القدرة على تنفيذها ضمن الموازنة والجدول الزمني المحدد مما يؤثر بالتالي على مخرجات هذه المشاريع وعدم رضا العملاء. ظهرت فكرة مكاتب ادارة المشاريع (PMOs) كحل لتلك الاشكاليات والصعوبات التي تواجه المشاريع، وأصبح لها دور متزايد ومعروف عبر الشركات والمؤسسات في ادارة مشاريعها المختلفة.

تعريف مكتب ادارة المشاريع (PMO)؟

يعرف مكتب ادارة المشاريع بأنه كيان أو قسم داخل المؤسسة يتم توجيه كل ما يتعلق بعمل مشاريع وبرامج المؤسسة وادارتها ضمن صلاحياته، ووظيفته تحسين اداء ونتائج ادارة المشاريع، ومساعدة مدراء المشاريع في تحقيق أهداف المشاريع بحيث يتم التعامل مع المشاريع المتنوعة والمختلفة على أنها محفظة (Portfolio) مشاريع تدار بشكل تكاملي.

كيف أنشئ مكتب ادارة المشاريع (PMO) المناسب لمؤسستي؟

تسود فكرة خاطئة عن مكاتب ادارة المشاريع وهي أنها نوع واحد يمكن تطبيقه في جميع الشركات، وهذا أمر غير ممكن بسبب اختلاف ثقافة المؤسسات وأحجامها وطبيعة عملها وأمور عديدة أخرى. معهد (PMI) صنف مكتب ادارة المشاريع (PMO) الى 5 أنواع:

1. اداري (Departmental): ويدعم وحدات اعمال أو أقسام محددة
2. خاص بمشاريع محددة (Project-specific): ويشرف على نجاح مشروع محدد
3. استراتيجي (Strategic): ويشرف على عملية تغيير مؤسسي رئيسية
4. دعم المشروع (Project-support): ويعالج مهام ادارية لتسريع انهاء المشروع
5. مركز التميز (Center of Excellence): ويعنى بالتدريب والتطوير لمدراء المشاريع

يوجد اختلاف كبير في طرق استعمال الشركات لهذه المكاتب، فيمكن لشركة كبيرة أن تشكل مكتب ادارة المشاريع بأكثر من تصنيف لمعالجة احتياجاتها المعقدة.

هل اللحظة مواتية لإنشاء مكتب ادارة المشاريع (PMO) في المؤسسة؟

لكي تجيب بنفسك على هذا السؤال يجب عليك أن تمعن في التصنيفات الخمس المذكورة وتجد أي منها تحتاجه مؤسستك وبذلك تكون توصلت الى القرار بسهولة. الأثر الايجابي لوجود مكتب إدارة المشاريع (PMO) على المؤسسة في دراسة أجنبية أجريت على 450 مؤسسة، تبين أن 303 منها لديها مكاتب إدارة مشاريع (PMOs) أي ما نسبته %67، وأهم ما جاء في الدراسة من نتائج حول المؤسسات التي لديها (PMO):

• 50% من المؤسسات وجدت تحسن في نجاح المشاريع
• وصلت نسبة نجاح المشاريع %65 في المؤسسات التي لديها (PMO) عمره أكثر من 4 سنين
• وصلت نسبة نجاح المشاريع %37 في المؤسسات التي لديها (PMO) عمره أقل من سنة
• أهم سببين لإنشاء (PMO) هما 1. زيادة معدل نجاح المشاريع، 2. تطبيق معايير موحدة لإدارة المشاريع

نلاحظ عند ذكر أسباب انشاء (PMO) عدم التطرق الى تقليل التكاليف، كما ان دراسة ل (PMI) و (CIO) أشارت الى أن %74 من المبحوثين لم يستفيدوا بتقليل التكاليف من (PMO)، وذلك لأن الهدف الرئيسي من إنشائـه هو تسليم المشاريع بكفاءة ودقة عالية. ولكن بكل تاكيد (PMO) سوف تقلل التكاليف من خلال ادارة جيدة للموارد و دمج ادارات المشاريع الصغيرة.

ما هي مهام مكتب إدارة المشاريع (PMO)؟

• إدارة محفظة المشاريع: تشكيل فريق من مدراء البرامج الذين لديهم القدرة على إدارة عدة مشاريع ذات علاقة في وقت واحد وتخصيص الموارد لها
• تقييم و ضبط ومتابعة كل مشروع ( التكلفة وتحقيق الأهداف وتحقيق استراتيجيات المؤسسة)
• دعم المشاريع: تقديم الدعم والتوجيه لفرق إدارة المشاريع
• مخزن المعلومات (Data Center) للمشاريع: يحتوي كافة تفاصيل وبيانات المشاريع الحالية والسابقة لتسهيل الوصول الى معلومات عنها مستقبلا
• منهجية موحدة: ايجاد مرجعية موحدة لإدارة كافة مشاريع المؤسسة
• التدريب والتطوير: تخطيط وتنفيذ احتياجات الفريق من تدريب وتطوير مهارات وبناء قدرات

يبقى ان نجيب على السؤال الرئيس لهذه المقالة، ما مدى تطبيق المؤسسات الحكومية في المملكة العربية السعودية لمكاتب ادارة المشاريع (PMOs)؟

بدأت تنتشر ثقافة تأسيس مكاتب ادارة مشاريع (PMOs) في المؤسسات الحكومية في المملكة العربية السعودية ولكن بدرجات متفاوتة، فبعض هذه المكاتب أنشأت لإدارة مشاريع محدد وبعضها لإدارة أقسام دون أخرى. ولكن السمة الغالبة على مكاتب ادارة المشاريع (PMOs) لحد الان هي تخصيصها لإدارة المشاريع التقنية لكن مع بعض الاستثناءات كما هو موضح في الأمثلة التالية.

وزارة الصحة / برنامج الصحة الالكترونية

يعتبر سوق الصحة الالكترونية eHealth في المملكة من أكبر الأسواق نموا في الشرق الأوسط بمعدل نمو %11 سنويا. ولقد أنشأت وزارة الصحة برنامجا في الصحة الالكترونية (Integrated and Comprehensive Health Program (ICHM صنفته كأكبر برنامج صحي الكتروني في التاريخ، حيث في عام 2020 سوف يربط بيانات 70,000 سرير و 3,500 معلومة طبية في سجل كل مريض و 1,200 سيرفر لخدمة هذا العمل المتكامل الذي سوف يدار من خلال بوابة الكترونية واحدة. لتنفيذ هذا المشروع الكبير والمعقد حسب الاستراتيجية المحددة قررت وزارة الصحة تأسيس مكتب ادارة مشاريع (PMO) ليتكفل بكل تفاصيل هذا المشروع وادارته ومتابعة تنفيذه بدقة.

وزارة الداخلية / مركز المعلومات الوطني (NIC)

تعتبر المملكة أكثر دول المنطقة أمنا واستقرار، وتضطلع وزارة الداخلية بمسؤولية حفظ الأمن، وتدير ذلك من خلال 30 امارة ومؤسسة تتبع لها

تتنوع مهام هذه ال 30 مؤسسة المختلفة داخل الوزارة، بحيث تقدم للمواطنين والمقيمين خدمات الامن وكذلك الخدمات والمعاملات المدنية. يشرف على التنسيق بين هذه المؤسسات الضخمة داخل كل المملكة مركز المعلومات الوطني (NIC)، والذي يضم منظومة محوسبة كبيرة جدا بالإضافة الى كل ما يلزم من خدمات ووسائل اتصال امنة. لإدارة هذا العمل بنجاح وتقديم الخدمة الجيدة للمواطنين قامت وزارة الداخلية بإنشاء مكتب ادارة برامج (PMO) تابع لمركز المعلومات الوطني، ويدير هذا المكتب أكثر من 80 مشروع تقني اضافة الى 15 برنامجا مختلفا، ودوره ادارة ومتابعة وتنفيذ هذه المشروعات والتنسيق بينها اضافة إلى التغلب على أي تحديات تواجه هذه المشاريع من تنوع الثقافات او التحديات الادارية الأخرى.

أمانة محافظة جدة

تنفذ سنويا مشاريع بقيمة تفوق 1.5 مليار ريال، ولكن قيادة الأمانة غير راضية عن الاداء ولديهم بعض المشاكل تمثلت في:

• عدم توفر الجهاز الفني الازم لإدارة المشاريع
• عدم تطبيق إجراءات موحده في اداره المشاريع
• ضعف الأداء في تنفيذ المشاريع (الوقت، الجوده، التكاليف)
• عدم كفاية المعلومات المتاحة عن المشاريع
• ضعف الاتصالات وافتقاد التنسيق للأنشطة
• تكرار الفشل مع عدم القدر ة على تفاديه
• بطء في إصدار القرارات

لذلك قررت الأمانة انشاء مكتب لادارة المشاريع (PMO)، ويعتبر أول مكتب ادارة مشاريع في أمانات محافظات المملكة.