إن أدوات مكتب إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ (PMO) أمر ضروري لأي منظمة. تحاول المنظمات بشغف و بشكل مستمر اختيار الأدوات المناسبة والتي تتماشى مع المقاييس والتعقيدات التي تمتلكها. بالإضافة إلى ذلك، تختلف المنظمات في منهجية استخدامها لتلك الأدوات مابين التكنولوجيات والأدوات المختلفة للحصول على أداء مستقر للمشاريع والبرامج والمحافظ.

هنالك العديد من الأدوات المتنوعة والمتاحة اليوم والتي تتنوع مابين التكنولوجيا السحابية أو في مقر العميل أو الهجينة من كلتاهما. وهناك أدوات تدعم اللغات المحلية والجداول الزمنية المرنة التي تناسب الأعياد والإجازات الأسبوعية وغيرها من الميزات الأخرى التي تحتم توطين الأدوات.

إن العديد من المنظمات تمر بمرحلة اختيار الخيار المناسب لحلول مكتب إدارة المشاريع (PMO) لتحقيق الأهداف المرجوة على مستوى جزئي أو كلي من المنظمة، وإن الخيارات المتاحة من المنتجات في هذا الصدد قد تؤثر على خيارات المنظمة والتي قد توفر لها:

  • سهولة الاستخدام
  • الفعالية من حيث التكلفة
  • قابلية التوسع
  • سهولة التطبيق
  • التكنولوجيا/المنصة

ولذلك، عندما يطرح التسائل عن كيفية اختيار الأداة المناسبة لمكتب إدارة المشاريع (PMO)، ينبغي علينا الرجوع إلى دليل الإرشادات المشتقة من تلك التجربة. لا يوجد هنالك نظام معين لاختيار الأداة المناسبة لمكتب إدارة المشاريع (PMO)، ولكن هنالك مجموعة من الإرشادات والتي تساعد الباحثين للقيام بالخيار الصحيح. يمكن أن يكون الخيار الصحيح أمراً مكلفاً ان تم بالطريقة الخاطئة.

نحن في بكه نساعد المنظمات لاختيار وتطبيق أفضل الحلول المخصصة والتي تناسب الاحتياجات الحالية والمستقبلية باستخدام بعض أو كل المزايا التالية:

  • إدارة المشروع والبرنامج والمحفظة:

إنشاء محفظة مركزية/برنامج/مشروع. تحقيق نسبة الشفافية في المحافظ/المشاريع/البرامج والموارد لتحقيق الحوكمة وتحسين التنفيذ في منظمتك.

  • إدارة التفكير:

إمكانية الحصول على تصورات وأفكار جديدة من المشاريع والبرامج. إدارة متطلبات العمل عبر تحديد أهداف وأولويات الطلبات التي تجرّ القيمة الأعلى.

  • تحديد الأولويات وتناسبها:

تحديد أولويات العمل وتناسبها مع الأعمال وتحقيق قيمة أفضل. تناسب المشاريع/البرامج لتحقيق أهداف الأعمال عبر نهج من أعلى إلى أسفل لتحديد أهداف وترتيب أولويات العمل.

  • إدارة الموارد:

لمعرفة أن الموارد المناسبة يتم الاستفادة منها في المشاريع/البرامج المناسبة. لتحسين المدة الزمنية لتسليمات المشاريع/البرامج ولمعاينة الموارد بناء على دورها أو مدى توفرها لتحليل الاستفادة والانتاجية.

  • تتبع الوقت والتكلفة:

تتبع ساعات العمل وتكلفة العمل. تفعيل المساءلة والأداء عبر معرفة من يعمل وعلى ماذا يعمل كل فرد. لترويج تبني السبل السهلة والمتنقلة. إدارة التوقعات والميزانية والمصروفات وتتبع الخطط مقابل الفرص التي يمكن انتهازها للعوائد والمدخرات.

  • لوحات المعلومات والتقارير:

ينبغي على لوحات المعلومات والتقارير أن تعكس الوضع الحالي بطريقة واقعية وذلك لقياس وإدارة المشاريع/البرامج والموارد، وينبغي أيضاً أن تبقي لوحات المعلومات والتقارير المعنيين على اطلاع.

  • تعاون الفريق:

إدارة المهام بشكل تعاوني في مكان العمل لغرض إنشاء علاقة ترابطية بين أعضاء الفريق. يتيح التعاون الفرصة لأعضاء الفريق للتفاعل وتبادل الوثائق/الملفات بأسلوب مناسب وفي الوقت نفسه تتيح للمنظمة لبناء مخزونها المعرفي.

  • المخزون المعرفي:

يتيح للمنظمة لالتقاط والتحكم في كافة وثائق البرامج/المشاريع والمخرجات والدروس المستفادة وإحصائيات الرضى وتقييم الموردين والعملاء إلخ.

  • أدوات مقر العمل وأدوات التكنولوجيا السحابية:

ينبغي على أدوات مكتب إدارة المشاريع (PMO) أن تناسب احتياحات المنظمة من استضافة الحلول في مقر العمل أو في نظم تخزين المعلومات داخل البلد أو خارجه والتحقق من أن أفضل المعايير الأمنية والتوافرية و نزاهة عمليات المعالجة والخصوصية مطبقة بشكل فعال.

  • تحليل المحفظة

استخدام أساليب التحليل التوقعية لتسريع عمليات التخطيط. بناء السيناريوهات التصورية لتحديد الأعمال ذات القيمة العالية والتي يمكن تحقيقها بالقيود الحالية.

إذا كنت مهتم بمعرفة المزيد من التفاصيل حول هذه الخدمة