حددت العديد من المنظمات الحاجة إلى إضفاء الطابع الرسمي على ممارسة إدارة المشاريع وتطوير مراكز التنسيق والتميز لإدارة المشاريع كذلك. كما ويعد مكتب إدارة البرنامج دليلاً على تلبية هذه الحاجة لتحسين التنسيق والتوحيد والتحسين وإدارة ممارسة إدارة المشاريع.
حيث يعد مكتب إدارة المشاريع (PMO) مفهومًا سريعًا في إدارة المشروعات، وهو مكون أساسي لأي منظمة أو كيان، كما أنه ينظم عملية إدارة البرنامج ويضمن تحقيق أهدافه. ويمكن تعريفه أيضًا كمجموعة أو قسم داخل المنظمة يعمل على تحسين إدارة البرنامج داخل المنظمة من خلال توحيد العملية وتحسين الكفاءة.

فعند إنشاء مكاتب إدارة المشروع لا يوجد شيء اسمه مكتب إدارة مشروع واحد موحّد، حيث يجب أن يتم تصميم PMO بشكلٍ يتناسب مع منظمتك الخاصة وأن يتم تخصيصه وفقًا للظروف العامة الحالية واستحقاق إدارة المشروع/ البرنامج.
إن الهدف الرئيسي من إنشاء مكاتب إدارة المشاريع هو الإبلاغ عن تقدم المشروع/ البرنامج إلى المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة، والمساعدة في تحديد أولويات المشاريع/ البرامج وضمان دعم جميع المشاريع/ البرامج بما يتماشى مع الأهداف التجارية الشاملة.

لماذا تحتاج المنظمات لإنشاء PMO؟

إنه من أجل:

  • استمرارية أفضل وإصلاح المعايير
  • زيادة تنمية المهارات ونقلها
  • القدرة على جمع وتسليم الدروس الحيوية المستفادة من مبادرة واحدة إلى أخرى

عادة ما يتم إنشاء PMOs على مستوى المنظمة، وذلك باستخدامها في:

  • تنفيذ منهجية إدارة المشاريع
  • قيادة التغييرات التنظيمية في تعزيز ثقافة إدارة المشروع
  • مؤسسية العمليات التنظيمية والمنهجيات
  • إدارة البرامج والمشاريع على مستوى المنظمات
  • تحقيق الأهداف المالية والإستراتيجية للمنظمة.

زادت نسبة إنشاء PMOs داخل المنظمات في العديد من الصناعات المختلفة (على سبيل المثال: تكنولوجيا المعلومات، المالية، القطاع العام، الصيدلة) بشكل كبير في السنوات الأخيرة، خاصة وأن الكثير منهم قد حصلوا على عائد على الاستثمار على المدى الطويل.

كيفية تحديد نجاح PMO الخاص بك:

وقد أظهرت مكاتب إدارة المشاريع تأثير إيجابي على تحسين أداء المنظمات في كل من المدى القصير والطويل. حيث أن أفضل طريقة لتحديد النتائج المالية الإيجابية التي يحققها مكتب إدارة المشاريع الخاص بك هي بتحقيق أهداف العمل التي تم وضعها، وما إذا كانت استثمارات ونفقات مكتب إدارة المشروع تفوق الفوائد المتلقاة ، فهي حساب عائد الاستثمار.

عند إعداد PMO، تحتاج إلى التأكد من أن الخدمات المقدمة قادرة على توليد فوائد مالية متوافقة مع احتياجات منظمتك. حيث سيساعدك حساب عائد استثمار مكتب إدارة المشروع على تقييم عوائدك المالية وتحديد المشكلات المحددة التي تتسبب في خسائر للمنظمة. وبمجرد تحديد هذه المشكلات وحلها، سيتمكن مكتب إدارة المشروع الخاص بك من استرداد أي خسائر وتحقيق نتائج مالية أكبر.

نظرًا للفوائد المالية الكبيرة والدور الكبير الذي يلعبه مكتب إدارة المشاريع داخل المنظمة، بدأت الشركات السعودية في إدراك أهمية إنشاء مكاتب إدارة المشاريع من أجل تطوير مشاريعها وبرامجها ومحافظها وإدارة الموارد (PPM).  حيث تم تخفيض فشل تنفيذ المشروع/ البرنامج بنسبة 27 ٪ بسبب مكاتب إدارة المشاريع، وزيادة تنسيق المشاريع والبرامج مع الأهداف الإستراتيجية للمنظمة بنسبة 45 ٪.
لذلك، تدعو رؤية 2030 إلى اتخاذ إجراءات حازمة من أجل إنشاء مكاتب إدارة المشاريع في جميع القطاعات الحكومية/ الخاصة السعودية.

 

لقراءة المزيد من المقالات ذات الصلة، قم بزيارة الرابط التالي:

 

للتعرف على خدمات بكه التدريبية والاستشارية، قم بزيارة الرابط التالي:

 

فريق بكه للاستشارات والتدريب