إدارة المشاريع: الجوانب الستة والأهداف والأهمية والأقسام والخصائص

في ظل تعقيدات إدارة المشاريع الحديثة، يتساءل العديد من الأشخاص المهتمين في مجال إدارة المشاريع عن طبيعة هذا المجال وأهميته. يتبادر إلى الذهن استدراك أهمية إدارة المشاريع، حيث أصبحت ضرورة حيوية في ظل الحاجة الملحة إلى إدارة فعّالة تشمل تنظيم كل مراحل المشروع ومهامه، بدءًا من البداية وصولاً إلى الانتهاء. تزداد هذه الحاجة بشكل ملحوظ مع تطور المجال وظهور أحدث الأدوات والممارسات والأساليب في إدارة المشاريع.

لتحقيق الأهداف والنجاح في مختلف مجالات المشاريع، يتوقف الأمر على إدارة فعّالة. وهذا ينطبق على المشروعات بمختلف حجمها وتعقدها، وهو ما يدفعنا لاستكشاف مفهوم إدارة المشاريع بدقة، مع التركيز على مهامها وأهدافها. تشير الدراسات إلى أن 80٪ من المشاريع عالية الأداء يقودها مديرو مشاريع معتمدون، في حين تنجح نسبة 2.5٪ فقط من الشركات في إتمام 100٪ نجاح في مشاريعها. تطرح هذه المعلومات تساؤلًا: "لماذا لا تزال بعض المنظمات تشكك في فعالية إدارة المشاريع؟" الإجابة تكمن ببساطة في التكلفة، حيث يُمكن أن يكون تعيين مدير مشروع جيد وتنفيذ عملية إدارة المشاريع بشكل صحيح مكلفًا.

يعتبر بعض المنظمات خاصةً تلك التي قد لا تمتلك فهمًا واضحًا لإدارة المشاريع، أنه يكفي أن يقتصر دورها على تقديم التوجيه للفريق وشرح أهدافهم، ويُفترض أن يكون ذلك كافياً لجعل المشروع أسهل وأقل تكلفة. ومع ذلك، يُظهر التجاوز في تكاليف المشروع على المدى الطويل، ويمكن أن تؤدي محاولات التقشف إلى زيادة هذه التكاليف أو حتى فشل المشروع. تبرز أهمية إدارة المخاطر كجزء من عملية إدارة المشروع، حيث تشمل تطوير منهجية واضحة لإدارة المخاطر بهدف تحقيق أهداف المشروع. يتيح ذلك للمؤسسات وضع خطة جيدة لتنفيذ المشروع بنجاح.

ما هي إدارة المشاريع؟

تعرّف إدارة المشروع على أنها عملية إدارة تركز على بدء وتخطيط وتنفيذ ومراقبة والإشراف على إتمام عمل الفريق لتحقيق الأهداف من المشروع وتلبية معايير النجاح المحددة في المشروع. حيث تشمل إدارة المشروع مجموعة من الأنشطة المصممة لضمان نجاح تنفيذ المشروع. إدارة المشاريع تعتبر المبادئ والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى توجيه المشروع من مرحلة البدء إلى نهايته.

يشير مفهوم إدارة المشاريع إلى كونها العملية المُنظمة لتحقيق الأهداف المرجوة من المشروع، وذلك من خلال تطبيق الإجراءات والأساليب والمعارف والمهارات المطلوبة، وذلك يحدث بدءًا من التخطيط إلى التنفيذ، في إطار زمني محدد وطبقًا للميزانية المُخصصة.

أيضًا، تُعرّف إدارة المشروع بأنها إجراء يقود الفريق إلى تحقيق أهداف محددة أو إنجاز المخرجات المطلوبة بحلول موعد التسليم النهائي، يتطلب إنشاء مشاريع ناجحة ضمن الوقت والميزانية والنطاق المحدد بعض الأمور منها؛ التوثيق، والتخطيط، والتتبع، والاتصال.

وتشمل إدارة المشروع مجموعة من الأنشطة المُصممة لضمان نجاح تنفيذ المشروع، والتي يقوم بها فريق العمل بالكامل، إدارة المشاريع تعتبر أيضًا المبادئ والسياسات والإجراءات التي تهدف إلى توجيه المشروع من مرحلة البدء إلى نهايته.

بعبارات بسيطة، فإن إدارة المشروع هي عملية الإشراف على المشروع لضمان تحقيقه لأهدافه ومواعيده النهائية وميزانيته، يمكن استخدام هذه العملية في أي مشروع بدءًا من المشاريع كبيرة الميزانية إلى المشاريع صغيرة الميزانية.

اقرأ أكثر عن مثلث إدارة المشاريع.

الجوانب الستة لإدارة المشاريع

لضمان إدارة المشاريع بنجاح يجب أن تتوفر 6 جوانب رئيسية وهي:

1- نطاق المشروع: 

ونطاق المشروع فيه توضع قائمة بالأنشطة والمهام المطلوب إنجازها خلال فترة محددة، إلى جانب الأهداف التي تشمل النتائج المطلوب تحقيقها بعد التنفيذ.

2- الموارد: 

يعتمد المشروع بشكل أساسي على توفر كافة موارده سواء المالية التي تختص بالميزانية المحددة له، أو الموارد البشرية من أعضاء فريق العمل المكلفون بتنفيذ مهام المشروع.

3- التكلفة: 

تشمل الميزانية المخصصة للمشروع وحجم المصروفات المطلوبة لكافة الأنشطة، وتُحدد هذه التكلفة بعد دراسة جيدة للمشروع وبشكل كلي.

4- المخاطر: 

وهي التهديدات المحتملة التي يمكن أن تتسبب في فشل المشروع، ويقوم المختصون بمهام المخاطر بدراستها وتحليلها من أجل التوصل إلى ممارسات لتقليل أضرارها.

اقرأ أكثر عن إدارة المخاطر.

5- الجودة: 

تشمل الالتزام بمعايير الجودة المطلوبة، والتي يجب أن تتحقق بدرجة عالية في أنشطة المشروع سواء السلع أو الخدمات.

6- الجدول: 

وهو الإطار الزمني للمشروع والذي يوضح بداية التخطيط وفترة التنفيذ مرورًا بالموعد النهائي للتسليم، ووضع الجدول يساعد على إنهاء المشروع في الوقت المطلوب.

صورة من الموادر التعليمة في دورات إدارة المشاريع في بكه للتعليم.

أهمية إدارة المشاريع:

تتبوأ إدارة المشاريع مكانة حيوية في العمليات التجارية اليومية، حيث يعتبر مديرو المشاريع عنصرًا رئيسيًا لنجاح المشاريع. في هذا السياق، يشهد العصر الحالي المبني على البيانات تقدمًا في فهم أعماق إدارة المشاريع وأهميتها في سياق الأعمال التجارية.

تطورت إدارة المشروع لتشمل عمليات التخطيط والتنسيق والإدارة لجميع أنشطة المشاريع الحديثة، حيث يهدف هذا النهج إلى التنبؤ بالتحديات ومنعها خلال تنفيذ المشروع. يقوم مديرو المشاريع باستخدام هذه المعلومات لوضع خطة شاملة تقلل من المخاطر وتضمن نجاح المشروع. إليك عوامل أهمية إدارة المشاريع:

1. التخطيط الجيد للمشاريع:

تحظى عملية التخطيط الجيد في إدارة المشاريع بأهمية بالغة، إذ تسهم في تحديد الاتجاهات والأهداف بشكل دقيق، مما يعزز فرص نجاح المشروع. لتعزيز هذا الجانب، يتعين على الفريق الإداري للمشروع تحديد الميزانية المناسبة قبل بدء التنفيذ. يتضمن ذلك تحديد الاحتياجات المالية بدقة وتوزيع الموارد بشكل فعّال لتجنب المفاجآت المالية غير المرغوب فيها. إدارة الميزانية بفعالية تُعتبر أساسًا للسيطرة على التكاليف وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في استخدام الموارد المالية.

2. وضع إطار زمني واضح للمشروع:

يُعَدّ وضع إطار زمني للمشروع من أهم العناصر لتحقيق التوقيت الصحيح وضمان التسليم في المواعيد المحددة. يشمل ذلك تحديد المهام، وتحديد الأولويات، وتحديد الفترات الزمنية لكل نشاط. هذا التخطيط الزمني يساهم في تنظيم الجهود وضمان استمرار تقدم المشروع بشكل سلس، مما يؤدي إلى نجاحه في الوقت المحدد.

3. التنسيق والمتابعة:

التنسيق والمتابعة يُعَدّان ركيزتين أساسيتين لتحقيق أهداف المشروع. يتطلب الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح قدرة على التفاعل مع التحديات والتغييرات المحتملة. يشمل ذلك تذليل العقبات التي قد تعترض تقدم المشروع، سواء كانت ذلك بتعديل الخطط أو اتخاذ إجراءات تصحيحية.

4. إدارة المخاطر المحتملة والتعامل معها بشكل أفضل:

من ناحية أخرى، يتطلب إدارة المخاطر المحتملة للمشروع رؤية استباقية وتحليل دقيق للتحديات المحتملة. يقوم الفريق بتحديد وتقييم المخاطر بشكل دوري، واتخاذ الإجراءات الضرورية لتقليل الآثار السلبية المحتملة. هذا يُظهِر أهمية التحكم الفعّال في العوامل الخارجية التي قد تؤثر على مسار المشروع.

5. التأكد من الجودة:

ضمان جودة المشروع يشمل تطبيق الإجراءات والمعايير المحددة بدقة. يتضمن ذلك فحص النتائج المتحققة مع المعايير المحددة ومراقبة الأداء لضمان تحقيق أهداف المشروع بأعلى مستويات الجودة الممكنة. تتضمن إدارة الجودة أيضًا التحقق من أن جميع المنتجات أو الخدمات تلبي المعايير والمواصفات المحددة، مما يؤدي إلى رضا العملاء وتحقيق الأهداف بشكل كامل.

6. بناء الفريق:

يعتبر بناء فريق عمل قوي وتعاوني خطوة أساسية في إدارة المشاريع بفعالية. يشمل ذلك اختيار أعضاء الفريق بعناية، وتوفير الدعم والتدريب اللازم، وتشجيع التفاعل الإيجابي بين الأعضاء. الفريق القوي يعزز التواصل والتعاون، مما يجعل تحقيق الأهداف ممكنًا بشكل أفضل.

7. التواصل الفعّال:

التواصل الفعّال يعد عنصرًا أساسيًا في نجاح أي مشروع. يتضمن ذلك التفاعل المستمر مع العميل لضمان فهم دقيق لمتطلباته وتوجيه فعّال للفريق. التواصل الشفاف يسهم في تجنب التباسات وتحقيق توجيه صحيح، مما يعزز رضا العميل ويحقق أهداف المشروع بشكل أفضل.

8. تحقيق أهداف المشروع:

تضمن إدارة المشروع أن يتم تحديد أهداف وغايات المشروع بوضوح منذ البداية. وتساعد في تحديد اتجاه واضح، وتمكين الفرق من التركيز على أهداف محددة. ويساهم هذا الوضوح في النجاح الشامل للمشروع من خلال مواءمة الجهود مع النتائج المقصودة.

9. كفاءة استخدام الموارد:

تتضمن إدارة المشروع التخطيط والاستخدام الأمثل للموارد، بما في ذلك الوقت والميزانية والموظفين. يضمن التخصيص الفعال للموارد إكمال المشروع ضمن الميزانية والإطار الزمني المحددين. يعد هذا أمرًا بالغ الأهمية للمؤسسات التي تهدف إلى زيادة الإنتاج إلى أقصى حد مع تقليل التكاليف.

10. التواصل مع أصحاب المصلحة:

تتضمن إدارة المشروع إنشاء قنوات اتصال فعالة مع جميع أصحاب المصلحة، الداخليين والخارجيين. التواصل الشفاف والمنتظم يبقي أصحاب المصلحة على علم بتقدم المشروع والتغييرات والتحديات. فهو يعزز التعاون ويساعد في إدارة التوقعات، مما يقلل من احتمالية سوء الفهم.

11. القدرة على التكيف مع التغيير:

تتضمن إدارة المشروع القدرة على تكييف الخطط والاستراتيجيات بناءً على الظروف المتغيرة أو الأحداث غير المتوقعة. في البيئات الديناميكية، غالبًا ما تواجه المشاريع تغييرات. توفر أطر إدارة المشاريع آليات لتقييم ودمج التغييرات، مما يضمن بقاء المشاريع ذات صلة ومتوافقة مع الأهداف التنظيمية.

12. رضا العملاء:

تأخذ إدارة المشروع في الاعتبار احتياجات وتوقعات المستخدمين النهائيين أو عملاء مخرجات المشروع. إعطاء الأولوية لرضا العملاء أمر أساسي. يتأكد مديرو المشاريع من أن المنتج أو الخدمة النهائية تلبي متطلبات العملاء، مما يؤدي إلى زيادة الرضا ونمو الأعمال المحتمل.

13. نقل المعرفة:

تتضمن إدارة المشروع توثيق وتبادل المعرفة المكتسبة أثناء تنفيذ المشروع. وتساهم المشاريع الناجحة برؤى وخبرات قيمة. ويضمن الحصول على هذه المعرفة الاستفادة من الدروس المستفادة في المشاريع المستقبلية، مما يؤدي إلى تحسين الكفاءة التنظيمية بشكل عام.

14. تحديد معايير النجاح القابلة للقياس:

تتضمن إدارة المشروع تحديد معايير نجاح واضحة وقابلة للقياس للمشروع. إن وضع معايير محددة للنجاح يوفر أساسًا لتقييم أداء المشروع. فهو يساعد في قياس تحقيق الأهداف بشكل موضوعي ويضمن توافق نتائج المشروع مع الأهداف التنظيمية.

إحصاءات تدل على أهمية إدارة المشاريع:

قد أجرت العديد من المنظمات دراسات مختلفة لخلق فهم أفضل لأهمية إدارة المشروع، وقد أظهرت الدراسات ما يلي:

• 80 % من المشاريع الناجحة للغاية يشرف عليها مدير مشروع معتمد.
• 60 % من المشاريع الفاشلة يُرجح أن يكون سبب فشلها تحديد مواعيد نهائية غير واقعية.
• 77 % من الشركات تستخدم برامج إدارة المشاريع.
• 39 % من المشروعات الفاشلة ناتجة عن سوء التخطيط وعدم كفاية الموارد.
• 33 % من المشروعات تفشل بسبب الدعم الضعيف من الإدارة.
• 2.5 % فقط من الشركات تكمل مشاريعها بنجاح في غضون الجدول الزمني الأصلي.
• 57 % من المشاريع تفشل بسبب ضعف التواصل.
• 40 % فقط من المشاريع تلبي الأهداف الزمنية والميزانية والجودة.

اقرأ أكثر عن المجالات المعرفية في أدارة المشاريع Project Knowledge Areas.

خصائص إدارة المشاريع

يتسم مجال إدارة المشاريع بالخصائص التالية:

1- قائم على فريق عمل 

تعتمد إدارة المشاريع على فريق عمل لكل فرد منه مهام محددة يؤديها بمهاراته وخبراته التي يمتلكها، وكلما كان فريق العمل متعاون وذو كفاءة عالية كلما عزز ذلك من نجاح المشروع. وهنا تكمن أهمية إدارة فريق العمل.

2- موجه لتحقيق الأهداف 

إدارة المشاريع تعتمد بشكل أساسي على تحقيق الأهداف المطلوبة للمشروع، وهي الأهداف التي يعمل فريق العمل على تحقيقها منذ بداية التخطيط وحتى نهاية التنفيذ.

3- أساس المسئولية الإدارية 

إدارة المشاريع هي مسئولية متمركزة حول المدير الذير يدير المشروع من البداية حتى النهاية ويحدد مهام وأدوار كل فرد في فريق العمل، كما أنه يكون المسئول الأول عن الإطار الزمني والجودة والميزانية.

4- قائم على التغيير 

تعتمد إدارة المشاريع على التغيير في السير نحو تحقيق الأهداف، وهذا يعتمد في المقام الأول على مجموعة من الإجراءات والخطوات الي تتسم بالتنظيم، وتقوم الإدارة بإحداث التغيير في إطار تحديات مُحتملة متمثلة في المخاطر.

 5- التخطيط والمراقبة 

عملية إدارة المشاريع قائمة بشكل أساسي على عملية التخطيط وهي بداية العمل على المشروع والذي من خلاله يخطط فريق العمل وفقًا للأهداف المحددة، كما أنه يتضمن المراقبة والتي يقوم بها مدير المشروع في كافة المراحل للتأكد من بقاء المشروع في المسار الصحيح.

اقرأ أكثر عن كتب إدارة المشاريع، وكذلك تاريخ إدارة المشاريع.

أقسام وأنواع إدارة المشاريع

في حالة التعرف على أقسام إدارة المشاريع سنجد أن أنواعها تنقسم من حيث المجال والاتجاه، وفيما يلي يمكنك التعرف عليها بوضوح:

1- الأنواع من حيث النهج

• نهج أجايل Agile: النهج الأكثر شهرة في عالم إدارة المشاريع، ويستخدم بشكل أساسي في المشاريع التي تشهد تغيرات مختلفة، ويعتمد على الإدارة بخطوات تدريجية وتبني التغيرات بسهولة.
• نهج الشلال: يشيع استخدام هذا النهج في المشاريع التي تتسم بالطابع التقليدي ولا تتضمن تطورات جديدة، وسُمي بذلك لأنه يعتمد على الترتيب بشكل متسلسل في خطوة إنهاء المشروع والتي تتم دفعة واحدة فيندفع هذا الترتيب مثل الشلال.

• نهج Scrum: يعزز هذا النهج من تنفيذ المشروع بشكل منظم، كما أنه يضمن التطبيق الصحيح له، ويرتبط بنهج Agile عبر تنفيذ قواعده، كما أنه يعتمد في إجراءاته على المهام المخصصة والتواصل الفعّال ويسمى مدير المشروع سكروم ماستر.

• نهج Lean: بشكل أساسي يركز هذا النهج على تقديم مشروع ذو قيمة للعميل، وهو النهج رئيسي المستخدم في مشروعات تصنيع السيارات.

اقرأ أكثر عن منهجيات إدارة المشاريع. 

2- الأنواع من حيث المجال

• الطاقة: تعتمد مؤسسات الطاقة على إدارة المشاريع في تطوير وسائل استغلال الطاقة وتطوير البنية التحتية وغيرها من الأغراض الأخرى.

• تطوير البرمجيات: في هذا المجال تُقام مشروعات لتطوير برامج الكمبيوتر عبر إضافة التحديثات.
• التسويق: تعمل شركات التسويق على إقامة مشروعات لإطلاق خدماتها أو منتجاتها الجديدة، أو الحملات التسويقية.

مهام إدارة المشاريع

تتضمن مهام المسئول عن إدارة المشروع التالي:

• صياغة عملية إدارة المشروع من حيث تحديد نطاق المشروع.
• تحديد أهداف المشروع بالتفصيل.
• إعداد جدول زمني.
• تحديد المهام لأعضاء الفريق.
• تحديد الجداول الزمنية لكل عضو في الفريق
• وضع ميزانية محددة تلبي متطلبات المشروع بالكامل.
• التأكد من أن المنظمة لديها موارد كافية لتنفيذ المشروع وتوفير موارد إضافية لحالات الطوارئ غير المتوقعة.
• تحديد الترتيب الصحيح لإكمال المشروع بكفاءة عبر الاعتماد على طريقة المسار الحرج.
• إعلام الإدارة والمساهمين بالتقدم خلال المشروع.
• مراقبة كل خطوة من العملية وضمان الانتهاء الناجح للمشروع في نهاية المطاف.

أقرأ للتوسع عن كيفية التخصص في إدارة المشاريع.

أهداف إدارة المشاريع

الهدف من عملية إدارة المشروع هو ضمان تحقيق جميع أهداف العمل، ومع ذلك لكي يحدث هذا، يجب تحديد أهداف المشروع بوضوح حيث أن هذا سيحدد كل خطوة في دورة حياة المشروع. 

عند قيامك بوضع أهداف المشروع يجب أن تتأكد أنها قابلة للقياس لضمان مدى تحقيق هذه الأهداف خلال سير المشروع، وبإمكانك قياس هذه الأهداف عبر مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs).

وفيما يلي تعرف على أهداف عملية إدارة المشروع:

1-توفير النظام في بيئة العمل

 تقدم خطوات إدارة المشروع دليلًا واضحًا حول كيفية أداء كل عضو ومسؤولياته، وذلك يساعد على توجيه المشروع على النحو المُنظم.

2- تحسين أداء المشروع

تحسين أداء القوى العاملة والموارد من خلال تطوير خطة المشروع؛ حيث يمكن للمؤسسات تحسين الأداء الكلي للمشروع، وهذا بدوره ينعكس بالإيجاب على تحقيق الأهداف المطلوبة.

3- مراقبة الجودة

تشمل عملية إدارة المشروع خطوات التخطيط لرصد وضمان جودة نتائج المشروع، هذا يضمن أن المشاريع ليست قادرة فقط على الانتهاء في الموعد المحدد، ولكن أيضا الحفاظ على جودة نتائجها.

4- المحافظة على التكاليف ضمن الميزانية

بدون إدارة مناسبة للمشروع، قد يكون من الصعب للغاية إدارة تكاليف المشروع، حيث توفر عمليات إدارة المشروع إجراءات تقلل أو تزيل من مخاطر تجاوز الميزانية وتضمن أن جميع النفقات في حدود الميزانية.

5- التعلم من الأخطاء

تعد إدارة المشروع عملية المتابعة المستمرة ومراقبة الجودة، حيث يتيح وجود خطوات لمراقبة كل خطوة من العملية تحديد الأخطاء والقدرة على التعلم منها، كما أن التعلم من الأخطاء يجعل من الممكن تحسين العمليات والتأكد من عدم حدوث ذلك في المستقبل.

دليل سياسات وإجراءات إدارة المشاريع

تعد سياسيات وإجراءات إدارة المشاريع هي مجموعة من القواعد التي تساعد مُدراء المشاريع على تخطيط وإدارة وتقديم مشروع ناجح بطريقة تضمن جودته، كما أن هذه القواعد تعمل على توفير إطار خاص للاستجابة للأحداث المفاجئة والروتينية، وتؤكد على استخدام أفضل الممارسات في كل مرحلة من مراحل المشروع، بالإضافة إلى دورها في التزام فريق العمل بالمتطلبات التشريعية والتنظيمية، وتضمن أن كافة الأنشطة أنجزت خلال إطار زمني ومادي محدد.

والجدير بالذكر أن هذه السياسات توفر قواعد تضمن الإدارة المنتظمة والمتسقة للمشاريع، وتساعد فريق العمل الذي يعمل على أكثر من مشروع في آنٍ واحد على أن يكون هناك اتساق بين كل مشروع وآخر.

وتتضمن السياسات والإجراءات عدد من الإرشادات التي ترتبط بالعناصر التالية:

• مهام ومسئوليات فريق عمل المشروع.
• التسلسل الهرمي التشغيلي.
• شروط إتمام المشروع على النحو الصحيح.
• المعلومات الخاصة بالمراجعة والإبلاغ.
• إجراءات حل النزاعات.

أما عن المسئول عن وضع هذه السياسات فالأمر مرتبط بأشخاص أوجهات أو لوائح وتشمل:

• مُدراء المشاريع.
• الشخص المكلف بالمشروع.
• المتطلبات التنظيمية أو القانونية.
• المؤسسة التي يعمل فيها فريق عمل المشروع.
• جهة خارجية.

تحديات إدارة المشاريع

تحديات إدارة المشاريع الصغيرة تتضمن تقليص ضوابط المشروع، عدم الاهتمام الكافي من الإدارة العُليا، تمدد نطاق المشروع بشكل غير مخطط له، تغيير الفرق التنفيذية، صعوبة الوصول إلى المهارات المتخصصة، وإهمال التواصل مع أصحاب المصلحة والمستخدمين، بينما تواجه إدارة المشاريع المتوسطة والكبيرة تحديات تسويقية، اجتماعية وثقافية، قانونية، واقتصادية، تتطلب استخدام تحليل SWOT للتغلب عليها وتحديد النقاط القوية والضعف والفرص والتهديدات لتحقيق النجاح في المشاريع.

منهجيات إدارة المشاريع

منهجيات إدارة المشاريع متنوعة وتهدف جميعها إلى تحقيق الكفاءة والجودة. تتضمن هذه المنهجيات العديد من الطرق مثل إدارة مشاريع السلسلة الحرجة وPRINCE2 والمسار الحرج والمنهجيات الرشيقة مثل Agile وScrum، بالإضافة إلى Kanban وطريقة الشلال وستة سيجما. يتم اختيار المنهجية المناسبة بناءً على نوع المشروع وظروفه، مما يساعد على تحقيق الأهداف بكفاءة وجودة عالية.

دورة حياة المشروع

تعتبر دورة حياة المشروع من العناصر الأساسية في إدارة المشاريع، وتتكون من عدة مراحل متسلسلة تهدف إلى تحقيق أهداف المشروع بفاعلية. تتضمن هذه المراحل: البداية (Initiation)، التخطيط (Planning)، التنفيذ (Execution)، المراقبة والمراجعة (Monitoring and Control)، والإغلاق (Closure).

مثلث إدارة المشاريع

مثلث إدارة المشاريع هو مفهوم يشير إلى التوازن بين ثلاثة عوامل رئيسية: النطاق، الوقت، والتكلفة. النطاق يحدد ما يجب فعله في المشروع، الوقت يحدد جدول الزمن لإنجاز المهام، والتكلفة تحدد الموارد المالية المتاحة. تحقيق التوازن بين هذه العوامل أمر حاسم لنجاح المشروع.

كيف يمكن تحديد أهداف المشروع؟

  تحديد الهدف من المشروع يعد جزء كبير من تطوير خطط المشروع في وضع استراتيجية تلبي أهدافًا محددة، يجب أن تكون هذه الأهداف واقعية وقابلة للقياس.

 ولصياغة أهداف أفضل نقترح عليك اتباع طريقة SMART:

• S Specific محدد: يجب أن يجيب على الأسئلة من وماذا وأين ومتى وأين ولماذا!
• M Measurable قابلة للقياس: يجب تحديد الأهداف بوضوح لتحديد ما إذا كان الناتج يلبي أهداف المشروع.
• A Attainable ممكن تحقيقه: هل هدفك شيء يمكن تحقيقه في ضوء الموارد الخاصة بك؟
• R Realistic واقعية: هل هذا شيء يمكن تحقيقه؟
• T Timely في الوقت المناسب: هل من الممكن الحصول على النتائج في الموعد المحدد؟

ملحوظة: توجد العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• شهادة PRINCE2 
• برنس 2 إدارة المشاريع أجايل

أهم أداوت إدارة المشاريع:

توجد العديد من أدوات إدارة المشاريع منها مثلًا Monday، Microsoft Project، وClickUp - حلولًا فعالة لإدارة المشاريع بشكل أكثر فاعلية. برنامج Monday يوفر واجهة سهلة الاستخدام مع إمكانية التخصيص، بينما يُعتبر Microsoft Project تطبيقًا غنيًا بالميزات ملائمًا للمشاريع الكبيرة والمعقدة. أما ClickUp فهو يتميز بمرونته وتنوع طرق العرض، مع توفير ميزات تصفية وتعديل مُجمعة. ومع ذلك، تواجه كل أداة تحديات معينة مثل قدرات التحليل المحدودة أو صعوبة الاستخدام في حالة Microsoft Project، أو قيود النسخة المجانية في ClickUp.

مهام مدير المشروع:

من مهام مدير المشروع تخطيط المشروع وتحديد مدى تقدمه وقيادة الفريق وتوجيه أعضائه. كما يقوم بإدارة الوقت وضبط المواعيد النهائية وتقدير تكلفة المشروع وإدارة الميزانية. يتولى مدير المشروع أيضًا إدارة المخاطر وحل المشكلات المتوقعة ومراقبة تقدم المشروع وتقييم أدائه. يُعد إعداد التقارير وتقييم الجودة ورضا العملاء جزءًا أساسيًا من مهامه.

ويسعى مدير المشروع أيضًا لتحقيق التكامل التكنولوجي واستخدام الأدوات الرقمية بفعالية. يقوم بتفويض العمل لأعضاء الفريق بشكل فعال ويعقد الاجتماعات الدورية لتوجيه الجهود نحو أهداف المشروع. يُعد إدارة الموارد البشرية وتحفيز الفريق أمرًا حيويًا. تشمل مهاراته أيضًا إدارة الميزانية وتتبع التكاليف وتطوير استراتيجيات لتحسين أداء المشروع وتحديد وتقييم المخاطر وتطبيق استراتيجيات للتخفيف منها.

مشروع جاهز لمادة إدارة المشاريع

وجود نموذج لإدارة المشروعات يساعدك على الإلمام بكافة العناصر المطلوبة لتخطيط المشروع، لذا ففي حالة رغبتك في بدء إدارة المشروعات يمكنك تحميل نموذج جاهز يتضمن: الأهداف، الخلفية، نطاق المشروع، النتائج، أصحاب المصلحة، الميزانية، خطة الموارد البشرية، الجدول الزمني، الأنشطة، المخاطر، يمكنك تحميل النموذج مباشرةً بصيغة word.

ما هي أهم دورات إدارة المشاريع؟

تساعدك الدورات التدريبية على اكتساب معرفة عميقة والإلمام بأحدث الممارسات والأدوات والاستراتيجيات وتعلم أهم المهارات بمجال إدارة المشاريع للاحتراف فيه، وتقدم لك بكه العديد من دورات إدارة المشاريع المعتمدة دوليًا والتي تشمل ما يلي:

• دورة شهادة PMI-ACP
• دورة شهادة CAPM 
• دورة بريمافيرا
• دورة شهادة P3O 
• دورة شهادة PMI-SP
• دورة شهادة MSP
• دورة شهادة PGMP
• دورة شهادة MOP

ختامًا، إدارة المشاريع يرشدك إلى إبقاء المشروع على المسار الصحيح ويساعدك على تطبيق مراحله بشكل منظم وتدريجي من البداية إلى النهاية، وبالتالي هي الخطوة الأساسية التي يجب اتخاذها في سبيل تحقيق أهداف المشروع وتحقيق نجاحه.