منهجية برنس2 (PRINCE2) في إدارة المشاريع: العمل في البيئة المحكمة

هل تعرف لماذا تعد منهجية PRINCE 2 من أكثر المنهجيات الشائعة في عالم إدارة المشاريع؟ إذ أن مختلف الشركات من مايزيد عن 100 دولة تعتمد عليها بشكل أساسي في إدارة المشاريع، توصف المشاريع بأنها العمود الفقري لأرباح المؤسسة وإيراداتها، لذلك يجب إدارتها بأفضل طرق ممكنة، وذلك لسببين: الأول إرضاء العميل، والآخر تحقيق أرباح جيدة للمؤسسة نفسها، وهذا ما يدفع المؤسسات إلى استخدام منهجية برنس 2، نتناول في هذه المقالة أحد أشهر ثلاث منهجيات لإدارة المشاريع في 2023 وما بعدها.

منهجيات إدارة المشاريع

توجد ثلاث منهجيات لإدارة المشاريع، ومن أهمها منهجية PRINCE2 ومنهجية PMI ومنهجية SCRUM لإدارة المشاريع. ولكل منها سماته ومنهجيته الخاصة به، ويمكننا القول: إن المنهجيات الثلاثة جميعها مكملة لبعضها البعض في إدارة المشاريع. نركز في هذا المقال عن منهجيات إدارة المشاريع PRINCE2.

ما هي منهجية برنس 2؟

مصطلح PRINCE2 هو اختصار كلمة Projects In Controlled Environments والتي تتُرجم في اللغة العربية إلى "العمل في البيئة المحكمة" أو "العمل في البيئات الخاضعة للرقابة"، وتشير PRINCE2 إلى منهجية لإدارة المشاريع قائمة على ما يسمى بالعمليات أو المراحل الأصغر، وتزود مديري المشاريع بالمهارات الأساسية التي يحتاجها.

منهجية PRINCE2 للعمل في البيئة المحكمة هي منهجية لإدارة المشاريع تُستخدم في الغالب في المملكة المتحدة وأستراليا والدول الأوروبية، وتهتم بإدارة الموارد والمخاطر من خلال تقسيم المشاريع إلى مراحل أصغر، وتحديد الأدوار والمسؤوليات الواضحة واستخدام سبع عمليات لإدارة دورة حياة المشروع.

تقوم منهجية برنس 2 إدارة المشاريع على تنظيم المشروع في خطوات منطقية قبل البدء في المشروع، وفقًا لخطة مشروع تحافظ على تنظيمها خلال دورة حياة المشروع، ويكون ذلك وفقًا لسبع عمليات تغطي جميع أنشطة المشروع من البداية إلى النهاية.

يعود تاريخ PRINCE2 إلى عام 1989، حيث قامت الحكومة البريطانية بتطويره من خلال الوكالة المركزية للحاسبات والاتصالات (CCTA)، وذلك بعد أن طورته من منهجية سابقة لإدارة المشاريع التقنية تدعى (PROMPT)، وبعدها أصبحت ®(PRINCE2) مواصفة حكومية اعتمدتها المملكة المتحدة لإدارة مشاريع تقنية المعلومات، كما أن برنامجها ومنهجها معد من قبل المكتب الحكومي التجاري البريطاني, وتستخدم كذلك بشكل واسع جدًا في الدول الأوروبية، وخصوصاً في مشاريع تقنية المعلومات.

من المادة العلمية المقدمة في دورة PRINCE2 من بكه.

المبادئ السبعة لمنهجية برنس2:

توجد سبعة مبادئ أساسية لمنهجية PRINCE2 Principles، والتي يجب اتباع كل شيء فيها حتى يتم اعتماد صحة منهجية إدارة المشروع PRINCE2، وهذه المبادئ السبعة هي كالتالي:

1. التقييم المستمر لدراسة الجدوى من المشروع ومراجعتها طوال دورة حياة المشروع، وذلك للتأكد من أن المشروع لا يزال قابلاً للتطبيق.
2. الاهتمام بالتعلم من التجربة وذلك بالاعتماد على سجل العمليات بكل المشروع والاستفادة منه في المشاريع والعمليات القادمة.
3. تحديد الأدوار والمسؤوليات لكل فرد في المشروع وذلك وفقًا لأربعة مستويات تشكل هيكل الأشخاص في المشروع: الشركة، ومجلس إدارة المشروع، ومدير المشروع، وأعضاء الفريق.
4. العمل على تنفيذ مراحل المشروع وفقًا لمنهجية PRINCE2 ووفقًا للتدريج المتبع في الخطة.
5. التعامل الإداري مع الأمور الاستثنائية التي يجب على مدير المشروع أو الفريق تحديد كيفية التعامل معها.
6. التركيز على المنتج  وجودته.
7. تصميم خطة المشروع بما يتناسب مع بيئة المشروع من حيث الحجم أو التعقيد أو الأهمية أو الوقت أو المخاطر ليتكيف المشروع في مرحلة البدء وطوال كل مرحلة من مراحله.

المحاور الأساسية لمنهجية برنس2 PRINCE2 Key Themes

عند إدارتك لأي مشروع باستخدام منهجية PRINCE2 عليك أن تعتمد على السبعة محاور الأساسية التالية: 

• دراسة الجدوي Business Case: حيث يجب عند البدء في المشروع إنشاء دراسة جدوي تتضمن كافة التفاصيل المطلوبة.

• المنظمة Orgnaization: حيث يتطلب أن تحدد بوضوح مهام ومسئوليات كل فرد في فريق عملك.

• الجودة Quality: التخطيط لمشروع يحتاج إلى وضع معايير محددة للجودة مع توضيح كيفية تلبيتها.

• الخطط Plans: بدء المشروع يعني وضع خطة له، ويجب في تلك الحالة تحديد الوسائل المناسبة لمنهجية برنس2 لضمان خطة ناجحة.

• المخاطر Risks: التخطيط لمشروع يتطلب تحديد طريقة إدارة المخاطر المحتملة والحد من آثارها السلبية.

• التغيير Change: يجب الاستعداد للتغييرات المحتملة في المشاريع بوضع استراتيجية فعّالة للاستجابة لها.

• التقدم Progress: يجب التحقق من أن المشروع يسير في مساره الصحيح عبر المراجعة المستمرة لخطة المشروع.

ماهي العمليات الخاصة بمنهجية PRINCE2؟

تتبع منهجية PRINCE2 أسلوبًا خاصًا لتنفيذ المشروع، بحيث تكون جميع خطوات المشروع مُعرّفة عند البداية، وتعتمد منهجية PRINCE2 على تقسيم المشروع إلى عمليات، فمثلاً: الخطوة الأولى (توظيف الفريق)، الخطوة الثانية (توريد...إلخ. وتُستخدم منهجية PRINCE2 لإدارة مختلف المشاريع، بينما كانت في البداية مخصصة لمشاريع تقنية المعلومات.

تشمل عمليات برنس2 (PRINCE2 Processes) سبعة عناصر تحدد كيفية إدارة المشروع خلال دورة حياته:

1- التحضير للمشروع 

تبدأ إدارة المشروع من خلال تقديم طلب للشركة للموافقة على بدء مشروع جديد ويُسمى بـ"تفويض المشروع"، وعند الموافقة فإن الشخص المسئول يحدد كافة التفاصيل التي تشمل الإجراءات وفريق العمل والموارد المطلوبة للشركة لبدء العمل.

تركز هذه الخطوة على تحديد ما إذا كان المشروع قابلاً للتطبيق أم لا وإعداد ملخص للمشروع وحالة العمل وخطة لكل مرحلة بشكل مفصل.

2- توجيه المشروع

في تلك المرحلة، يتولى مجلس المشروع مسئولية ما يجب على مدير المشروعات القيام به، إلى جانب تحديد الإجراءات المطلوبة للتنفيذ.

3- بداية المشروع 

يبدأ مدير المشروع في تلك المرحلة بإعداد خطة كاملة للمشروع شاملة كافة التفاصيل المطلوبة والعناصر الأساسية له كالتكلفة والجدول الزمني والمخاطر والنطاق، ومن ثم يضيف الخطة في وثيقة بدء المشروع وإرسالها لمجلس إدارة المشروع.

4- مرحلة المراقبة

بمجرد موافقة المجلس على وثيقة المشروع، يبدأ المدير في تقسيم المشروع إلى مجموعة من المراحل التي تُعرف بـ"حزم العمل" مع تفويض مديري الفرق بتنفيذها الذي يكون تحت إشرافه، كما يتواصل مع أعضاء الفرق من خلال مدير كل فريق لضمان سير المشروع على المسار الصحيح، وفي حالة وقوع أخطاء أو صعوبات يتدخل مدير المشروع لمعالجة الخلل أو للمساعدة على مواجهة الأخطار، كما يقوم بتقديم تقارير عن تقدم المشروع للمجلس.

5- إدارة تسليم المنتج

عند البدء في تنفيذ المشروع، فإن المدير يتحقق من أن المراحل التي تم تطبيقها تطابق معايير الجودة لمنهجية برنس2، ثم تخضع هذه المراحل لمراجعة من قبل مجلس المشروع الذي إما أن يوافق عليه أو يطلب إجراء التعديلات.

6- إدارة حدود المرحلة

يحدد كل من مدير المشروع ومجلس المشروع مدى جاهزية المشروع لنقله للمرحلة التالية من خلال تقييم ومراجعة المراحل لضمان مطابقتها وفقًا للخطة الموضوعة.

ويوجد شقان لهذه المرحلة، الأول شق تقرير مدير المشروع لمجلس إدارة المشروع بنظرة عامة عن الأداء ويحدّث خطة المشروع وحالة العمل، ويضع خطة للمرحلة التالية، ثانيًا، يقوم مجلس إدارة المشروع بمراجعة المرحلة الحالية للمشروع والموافقة على المرحلة التالية ومراجعة الخطة المُحدثة.

7- إغلاق المشروع

تأتي هذه المرحلة عقب إنجاز ومراجعة جميع المراحل، ليقوم مدير المشروع بإنهاء المشروع من خلال إصدار التقارير والنتائج وإعداد الوثائق، وتشمل الأنشطة الإلزامية تسليم المنتج وتقييم المشروع والتوصية بالانتهاء منه إلى مجلس إدارة المشروع لإغلاقه رسميًا.

العمل من خلال الفريق في منهجية ®(PRINCE2)

عقد الاجتماع بين مدير المشروع والفريق ليس أولوية، والاجتماع مع الفريق يكون أسبوعيًا إذا احتاج الأمر، ولكن تُعقد اجتماعات طارئة إذا كان هناك مشكلة ما أو إنحراف عن خطة عمل المشروع، أو في حالة أن أعضاء الفريق لا يكونون ملمّين بمهام بعضهم البعض.

الجوانب الستة لمنهجية PRINCE2

1- النطاق: يحدد إطار المشروع والذي من خلاله يتبين العمل المطلوب إنجازه، ويبرز النطاق ضمن خطة المشروع.

2- التكلفة: من ضمن العناصر الأساسية في خطة المشروع ويجب أن تكون التكلفة موضحة كافة التفاصيل لكي تتحدد ميزانية المشروع.

3- الإطار الزمني: وهو الجدول الذي يوضح الفترة المطلوبة التي سيُنفذ فيها المشروع وتُنجز فيها كافة أنشطته.

4- المخاطر: حيث يجب توضيح التهديدات المحتملة للمشروع وماهي الخطة أو الاستراتيجيات المتبعة للحد منها.

5- الجودة: حيث تتحدد متطلبات الجودة والإجراءات والمعايير الخاصة بها لضمان جودة المشروع.

6- الموارد: حيث يجب أن يشتمل المشروع على كافة الموارد سواء المادية أو البشرية.

أنواع المشاريع المناسب معها استخدام برنس2

تناسب منهجية PRINCE2 المشروعات التالية:

• مشروعات القطاع العام التابعة للحكومة.
• مشروعات الغاز والبترول.
• المشروعات الإنشائية.
• المشروعات البنكية.
• المشروعات الهندسية.
• مشروعات إدارة العمليات.

والجدير بالذكر أن هذه المنهجية تناسب المشروعات التي تتطلب التسليم في وقت محدد، والمشروعات التي تواجه مخاطر كبيرة محتملة، فضلاً عن المشاريع التي تركز على تعزيز التواصل بين فرق العمل وأصحاب المصلحة.

مزايا منهجية (PRINCE2) في إدارة المشاريع

تهتم المؤسسات بتطبيق منهجية PRINCE 2 في مختلف المشاريع لعدة أسباب، وفيما يلي سنعرض لك فوائد برنس 2 للمنظمات:

1- إبقاء المشروع على المسار الصحيح

تمنحك منهجية PRINCE 2 القدرة على إدارة المشروع بطريقة أسهل حيث أنها تقسمه إلى مجموعة من المراحل، من البداية حتى التنفيذ والتسليم، وهي طريقة تضمن بقاء المشروع على المسار الصحيح، وإذا وقع خلل أدى إلى خروجه عن مساره الأصلي فسيكون لديك الوقت الكافي لتصحيح ذلك.

2- الاهتمام بالجودة

تتضمن منهجية PRINCE 2 عدد من الممارسات والمبادئ التي تساعد على بلوغ أعلى مستوى في الجودة في نتيجة المشروع والتي إما أن تكون إطلاق منتج جديد أو خدمة جديدة، وعنصر الجودة من العناصر التي تهم فريق العمل وأصحاب المصلحة حتى يكون المشروع ناجحًا.

3- تحسين التواصل بين أعضاء فريق العمل

تضمن منهجية PRINCE2 التواصل والتعاون المستمر بين أفراد فريق العمل والذي يساعد على الحد من سوء الفهم بين جميع الأطراف، والذي قد يؤثر على إبقاء المشروع على المسار الصحيح، وهذا يشير إلى أن هناك كل فرد يمتلك نفس المعلومات.

4- توفير الوقت والجهد

إذا كان فريق العمل على دراية كاملة بمنهجية PRINCE2 فهذا يعني أنهم لن يحتاجوا في قضاء وقت لفهم المزيد عنها، كما أنه بالنسبة لمدير المشروعات لن يحتاج إلى إنفاق الأموال من أجل تدريبهم، وتوفير الوقت سيفسح المجال لمواجهة المخاطر أو لإصلاح أي خلل قد يحدث أثناء العمل على المشروع.

5- منهجية موثوقة 

تتمتع منهجية PRINCE2 بمصداقية وثقة كبيرة على مستوى العالم، إذ أنه على مدار 30 سنة تعتمد عليها الكثير من الدول في مختلف المجالات.

كما تشمل المزايا الأخرى لمنهجية PRINCE2:

• تتمتع بالشمولية في إدارة المشاريع.
• تناسب كل المشروعات بمختلف أحجامها وأنواعها.
• لا تتطلب مؤهلات تعليمية لتطبيقها.
• تشمل أفضل الممارسات في إدارة المشاريع.

عيوب منهجية PRINCE2

منهجية برينس 2 في إدارة المشاريع تستخدم على نطاق واسع في مختلف الصناعات. ومع أن لديها العديد من المزايا، إلا أنه يمكن أيضًا تحديد بعض العيوب أو النقاط التي يمكن تحسينها في هذه المنهجية:

1- الإفراط في التوثيق

تتطلب هذه المنهجية إعداد الوثائق في جميع مراحل المشروع، وهو أمر قد لا يناسب جميع مديري المشروعات، فالبعض يرغب في عدم التركيز على التوثيق بدرجة كبيرة أثناء العمل على المشروع.

2- منهجية صارمة 

تفتقر هذه المنهجية للمرونة على عكس منهجية Agile، إذ أنها تتطلب عند العمل على أي مشروع أن يكون متبعًا لجميع المراحل، وهو أمر لا يناسب كافة أنواع المشروعات التي لا تتطلب ذلك.

3- غير مجدية بدون تدريب 

إذا كان فريق العمل لم يتدرب من قبل على تطبيق منهجية PRINCE2 فهذا لن يفيد على الإطلاق؛ لأن ذلك سيتطلب قضاء المزيد من الوقت لفهم المنهجية والاستعانة بإرشادات من قائد يوجه فريق العمل للتطبيق الصحيح.

كما تتضمن سلبيات منهجية PRINCE2 مايلي:

• لا تتضمن أدوات كثيرة.
• تتطلب موافقة من الإدارة العليا.
• تدعم فقط منهجية الشلال Waterfall.
• لا تشمل كل المهارات المطلوبة.

فوائد برنس 2 للأفراد

في حالة حصولك على شهادة PRINCE2 فإن المزايا التي ستحصل عليها هي:

1- تطوير مهارات إدارة المشاريع

تساعدك هذه المنهجية على الارتقاء بمهاراتك الإدارية لتكون مؤهلاً لإدارة المشاريع البسيطة أوالمُعقدة باحترافية، حيث ستمتلك القدرة على التخطيط والتنفيذ والنشر والمراقبة بنجاح، إلى جانب أن تنفيذ المشروع سيكون أكثر مرونة، بالإضافة إلى فهمك ومعرفتك بكافة الأدوار والخطوات والعمليات.

2- الحصول على راتب أعلى

إذا كنت تبحث عن فرصة لتطوير مهاراتك وزيادة راتبك في نفس الوقت فإن منهجية PRINCE2 ستلبي لك طموحاتك! 

فعلى سبيل المثال في المملكة المتحدة، متوسط قيمة الرواتب يبلغ 46 ألف جنيه سترليني، بينما حاملي شهادة PRINCE2 فإنهم يحصلون في المتوسط على راتب 55 ألف جنيه سترليني.

3- تحسين الأداء 

تعلم منهجية PRINCE2 وتطبيقها في العمل ينعكس بشكل إيجابي على الأداء، ففي إدارة المشروعات ستلاحظ تطور خبرتك في العديد من الجوانب من بينها سرعة الاستجابة للمخاطر أو التهديدات المحتملة للمشروع، و القدرة على تعزيز رضا العملاء، وتقديم الحلول التي تساعد على إدارة التكلفة، فضلاً عن التحسن في إتخاذ القرارات.

4- الحصول على الاعتراف الدولي 

حصولك على شهادة PRINCE2 تثبت أنك تعتمد على منهجية فعّالة ومنظمة في إدارة المشاريع، إلى جانب امتلاكك للمهارات المتطورة المطلوبة في الإدارة، ونيل شهادة معتمدة دوليًا تعزز من مصداقيتك ومن فرص قبولك في الوظائف لأصحاب الشركات.

5- الاحترافية في إدارة المخاطر

تمنحك منهجية PRINCE 2 كافة المتطلبات اللازمة في إدارة المخاطر عبر تحديدها وتقييمها ومعالجتها خلال العمل على المشروعات، إلى جانب القدرة على تطبيق أفضل الاستراتيجيات التي تساعدك على التقليل من الآثار السلبية للمخاطر، وهذا بدوره يمنحك الثقة على إدارة هذه التهديدات في مختلف المشروعات سواء البسيطة أو المعقدة.

6- تعزيز التطور المهني

ترسخ منهجية PRINCE2 ثقافة التحسين المستمر والاستفادة من إدارتك للمشروعات السابقة، وهذا بدوره يدفعك دائمًا نحو تطورك المهني وتعزيز القدرة على المرونة والتكيف مع التغيرات، كما أن إدارة المشروعات في مختلف المجالات باستخدام هذه المنهجية تساعدك على توسيع خبرتك وتعزيز احترافيتك في إدارة مشروعات في صناعات متعددة.

من يحتاج إلى منهجية برنس2؟

مديرو المشروعات هم من يحتاجون لهذه المنهجية وتحديدًا للمجالات التالية:

• مدير مشروع تطوير البرمجيات.
• مدير مشروع تكنولوجيا المعلومات.
• مدير مشروع العملاء.
• مدير مشروع فني.
• مدير مشروع التنفيذ.

كما يحتاج إليه المديريون في الوظائف التالية:

• مدير برنامج تكنولوجيا المعلومات.
• مدير تقديم الخدمات.
• مدير تحسين الخدمة.
• مديرالابتكار.
• مدير تنفيذ المشاريع.

الفرق بين منهجية برنس2 ودليل PMBOK؟

دليل PMBOK يعتمد عليه مديرو المشروعات في معرفة منهجيات وعمليات وممارسات المشروع بشكل نظري دون معرفة وسائل التطبيق، ويمكنك التمييز بينه وبين منهجية PRINCE2 عبر الفروقات التالية:

دورة وشهادة منهجية PRINCE2 لإدارة المشاريع

ترغب في احتراف منهجية برنس2؟ يمكنك الالتحاق بأحد دورات ®(PRINCE2) التي تنظمها شركات التدريب المتخصصة, مثل: بكه للتدريب، حيث توجد عدة مستويات لها: Foundation و Practitioner و Professional.

يؤهلك حضور هذه الدورات للتقدم للاختبار الدولي والحصول على شهادة دولية معتمدة في ®(PRINCE2) من APM Group.

وبكه تقدم لك أفضل الدروات المعتمدة دوليًا لهذه لمنهجية وهي:

• دورة شهادة PRINCE2 
• برنس 2 إدارة المشاريع أجايل

وأيضًا يمكنك احتراف إدارة مشروعك من خلال الدورات المعتمدة في إدارة المشاريع وهي:

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM 
• شهادة PMI-ACP
• دورة بريمافيرا
• دورة شهادة P3O 
• شهادة PMI-SP
• دورة شهادة MSP
• دورة شهادة PfMP 
• دورة شهادة PgMP
• شهادة MOP

ختامًا، منهجية PRINCE2 تحظى بأهمية كبيرة وانتشار واسع على مستوى العالم نظرًا لأنها أتاحت لأصحاب المشاريع إدارة المشروعات بأعلى جودة وبطريقة تبقيه على المسار الصحيح وتوفر الوقت والجهد.