إدارة المخاطر في المشاريع: الخطة والمفهوم والأنواع والمراحل

في إدارة المخاطر، الاعتماد على إدارة المخاطر في المشاريع أمر لا غنى عنه إذا كنت تسعى لنجاح مشروعك، فمن المستحيل تنفيذ أي مشروع دون المرور بمخاطر قد تواجهها أثناء سير المشروع، وهو ما يُوجب ضرورة العمل على تطوير منهجية لإدارة المخاطر واضحة ومدروسة لإدارة تلك المخاطر بالطريقة الصحيحة لتحقيق أهداف المشروع.

في هذا المقال سنتطرق إلى الحديث عن العديد من النقاط المتعلقة بإدارة المخاطر في المشاريع منها: تعريف إدارة المخاطر في المشاريع وأهميتها وأنواع المخاطر بالإضافة إلى خطوات إدارة المخاطر في المشاريع.

ما هي إدارة المخاطر في المشاريع؟

قبل التعرف على خطوات إدارة المخاطر في المشاريع علينا أن نذكر مفهومها أولاً، تُعرّف إدارة المخاطر حسب Bahamid et al, 2017 على أنها "طريقة منظمة وشاملة مصممة لتنظيم وتحديد والاستجابة لعوامل الخطر من أجل تحقيق أهداف المشروع". من التعريف السابق يتبين لنا أن إدارة المخاطر في المشاريع تساعد على تحديد التهديدات التي يمكن أن تسبب في فشل المشروع قبل وقوعها. باعتبارك مسئول إدارة المخاطر، هناك عدد من التساؤلات التي يجب أن تطرحها أولاً عند البدء، والتي تشمل ما يلي:

• ماذا لو تعدت مدة المشروع الوقت المحدد؟
• ماذا لو زادت احتياجات المشروع عن الميزانية الموضوعة؟
• ماذا لو لم تخرج بالنتائج المتوقعة من المشروع؟
• ماذا لو واجهت مخاطر تشغيلية أثناء تنفيذ المشروع؟

كل تلك الأسئلة وما شابهها يجب أن تسألها لنفسك أثناء كتابتك لمقترح المشروع، ومن ثم العمل على تحليلها وإيجاد طرق للتعامل معها حال وقوعها، حيث تعد إدارة تلك المخاطر عملية مخططة ومنظمة تساعد فريق المشروع على اتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب وذلك من خلال تحديد المخاطر وتحليلها ثم إدارتها بالطريقة التي تمنع وقوعها أو تحد من أثارها.

 كما أن المشاريع محفوفة بالمخاطر بطبيعتها لأنها محددة بناءً على مقترح المشروع والافتراضات الموضوعة، بالإضافة إلى أنها تخضع للمؤثرات الخارجية.

أنواع مخاطر المشروع

مخاطر المشروع متنوعة بحسب نوع الأثر الناتج عنها، حيث تشمل مخاطر مالية ناتجة عن تجاوز التكاليف المحددة، ومخاطر قانونية تنشأ عن الالتزامات التنظيمية والعقود. تظهر المخاطر التشغيلية عندما تتعثر العمليات الخاصة بالشراء والبيع والتوزيع. والمخاطر الاستراتيجية يمكن أن تؤدي إلى فشل المشروع بسبب تغيرات طويلة المدى في أهداف الشركة أو التكنولوجيا. ومخاطر الأداء تؤثر على تحقيق الأهداف بسبب الأحداث غير المتوقعة ونقص الموارد. وتوجد أيضًا مخاطر أخرى مثل الحوكمة وتأجيل المشروع والمخاطر الخارجية ومخاطر السوق.

توجد مخاطر إيجابية ومخاطر سلبية من حيث نوع الأثر المترتب عليها، بينما تختلف أنواع المخاطر باختلاف مجال المشروع، ومن أشهر هذه الأنواع ما يلي:

1- المخاطر المالية

عندما تتخطى التكاليف القيمة المحددة للميزانية تنشأ المخاطر المالية، ويحدث ذلك بسبب التقدير الخاطئ للميزانية وعدم الدقة في تقدير التكاليف المستحقة للمشروع، كما أن هذه المخاطر لها تأثير سلبي على أداء وجدولة المشروع. 

2- المخاطر القانونية

يؤدي الإخلال بالالتزامات القانونية عند بدء المشروع في الجوانب المتعلقة بالالتزامات التنظيمية والعقود وغيرها إلى وقوع المخاطر القانونية، وفي تلك الحالة تصبح هذه المخاطر مُعرقلة لنجاح المشروع، وعلى الجانب الآخر فهي تجلب السمعة السيئة للشركات والمؤسسات.

3- المخاطر التشغيلية

عند حدوث المخاطر التشغيلية، فهذا يعني أن العمليات الخاصة بالشراء والبيع والتوزيع لا تسير على النحو المطلوب، كما أن المخاطر تنشأ جراء الأداء السيء لتنفيذ العمليات.

وعلى الجانب الآخر، تؤثر المخاطر التشغيلية بشكل سيء على جودة المشروع وقيمته المالية، إلى جانب جدولته.

4- المخاطر الاستراتيجية

يمكن أن تكون المخاطر الاستراتيجية سببًا في فشل المشروع خاصةً إذا كانت طويلة المدى، وهي مخاطر تنجم عن عدة أسباب من بينها: تعديل أهداف الشركة أو المؤسسة، التغيرات التي تطرأ على السوق، التغيرات التكنولوجية.

5- المخاطر التكنولوجية

عند الاعتماد على التكنولوجيا في تنفيذ المشروع فهذا يعني زيادة احتمالية التعرض للمخاطر، وهي تؤثر بالسلب على جدولة المشروع ومدى نجاحه.

 تنشأ المخاطر التكنولوجية جراء عدد من العوامل مثل:

• وقوع عطل في البرامج أو الأجهزة.
• التعرض لاختراقات الأمن السيبراني.
• البيانات المفقودة.

6- مخاطر الأداء 

تؤثر مخاطر الأداء بشكل سلبي على تحقيق الأهداف المرجوة من المشروع، وهي تنشأ نتيجة لعدة عوامل من بينها: الأحداث غير المتوقعة، نقص الموارد، أخطاء الموظفين، التواصل غير الفعال بين العاملين على المشروع.

وقوع مخاطر الأداء يعني تأثيرها السلبي أيضًا على تكلفة المشروع وجودته وجدوله الزمنى، ومن أبرز الأمثلة على أخطاء الأداء ما يلي:

• مخاطر التواصل.
• مخاطر الجودة.
• المخاطر التقنية.

اقرأ ايضًا: أمثلة على إدارة المخاطر.

ومن بين أنواع المخاطر الأخرى ما يلي:

• مخاطر الحوكمة.
• مخاطر تأجيل المشروع.
• المخاطر الخارجية.
• مخاطر السوق.

اقرأ أيضًا: إدارة المخاطر في الجامعات والمؤسسات الحكومية.

سجل المخاطر للمشاريع:

سجل المخاطر هو أداة هامة في إدارة المشاريع تستخدم لتوثيق وتتبع المخاطر المحتملة التي يمكن أن تؤثر على تنفيذ المشروع. يحتوي سجل المخاطر على معلومات حول مختلف الأخطار والتحديات التي قد تواجه المشروع، ويشمل عادة العناصر التالية:

1. تحديد المخاطر:

يتم تحديد المخاطر المحتملة التي يمكن أن تواجه المشروع، وتصنيفها بحسب أهميتها وتأثيرها.

2. وصف المخاطر:

يتم وصف كل مخاطرة بشكل مُفصل، بما في ذلك طبيعتها، وأسبابها المحتملة، وتأثيرها المحتمل على المشروع.

3. تقدير التأثير والاحتمال:

يُقيَّم تأثير كل مخاطرة على المشروع واحتمال حدوثها، مما يساعد في تحديد الأولويات والتركيز على أهم المخاطر.

4. خطط الاستجابة:

يحتوي السجل على خطط محددة لكيفية التعامل مع كل مخاطرة، بما في ذلك استراتيجيات التقليل من تأثيرها وإمكانية حدوثها.

5. المسؤوليات:

يُحدد من يكون مسؤولًا عن إدارة كل مخاطرة، ويُعرف دور كل فرد في مواجهة وتخفيف تأثير المخاطر.

6. حالة المخاطر:

يُحدد ما إذا كانت المخاطر قيد التتبع، وما إذا تم حلها أو تغيير حالتها.

7. تحديث مستمر:

يجب تحديث سجل المخاطر بشكل دوري لضمان توثيق المعلومات بدقة ومتابعة تطور الوضع.

يعتبر سجل المخاطر أداة استراتيجية لإدارة المشاريع بفعالية، حيث يمكنه توفير رؤية واضحة حول التحديات المحتملة وضرورة التدخل المبكر لتجنب أو تقليل التأثيرات السلبية.

ما هي أهمية إدارة المخاطر في المشاريع؟

 إدارة المخاطر في المشاريع تعود بالنفع على فريق العمل في العديد من الجوانب، وتكمن فوائد إدارة المخاطر في التالي:

• الحد من وقوع المفاجآت المهددة لنجاح المشروع.
• توفير بيانات عالية الجودة تساعد على تقييم المخاطر المدروسة واتخاذ القرارات الأفضل.
• تحديد الميزانية بدقة نتيجة لتحديد المخاطر المحتملة.
• اكتساب فريق العمل الخبرات في التعامل مع إدارة المخاطر مما يجعله أكثر تركيزًا.
• إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالمخاطر تساعد على إدارة المشروعات القادمة بنجاح.
• زيادة الأرباح في حالة النجاح في إدارة المخاطر والانتهاء من المشروع في وقته المحدد.
• التعامل مع الاستجابات المفاجئة التي تؤثر بالسلب على أداء فريق العمل.

اقرأ أيضًا: وظيفة إدارة المخاطر والمهام والمسميات الوظيفية.

ما هي خطة إدارة المخاطر في المشاريع؟

بعد أن تعرفت على مختلف الأنواع المخاطر التي قد تهدد مشروعك، حان الآن البدء بتنفيذ إدارة المخاطر عبر إعداد خطتها، تمر عملية إدارة المخاطر في المشاريع وفقًا لاستراتيجية أو خطة إدارة المشاريع عبر ستة مراحل رئيسية وهي ما يلي :

1- تحديد المخاطر

الخطوة الأولى التي عليك اتخاذها هي أن تحدد المخاطر، وهناك عدد من الوسائل التي تعينك على إتمام هذه الخطوة والتي تشمل ما يلي:

• إجراء تحليل SWOT: حيث يساعدك ذلك بسهولة على التوصل إلى نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات الخارجية.
• القيام بالعصف الذهني: اجمع فريق المشروع للتفكير سويًا والمناقشة حول الأفكار الخاصة بالمخاطر المتعلقة بالمشروع وطرق حلها.
• التواصل مع ذوي الخبرة: أفضل الأشخاص الذين بإمكانهم مساعدتك في تحديد المخاطر هم المستثمرون.

2- تحليل المخاطر

عليك الآن الانتقال إلى مرحلة تحليل المخاطر بعمق وبدقة، ومن ثم القيام بإعداد قائمة بالأخطاء والتهديدات التي تؤدي إلى حدوث المخاطر.

تلك الخطوة تتطلب منك أن تقوم بتحليل كل خطر على حدة والتعرف على مدى تاثيره على تحقيق الأهداف المطلوبة، إلى جانب جدولة المشروع وميزانيته.

3- ترتيب المخاطر حسب الأولوية

بعد انتهاءك من تحليل المخاطر، اطلع على قائمتها لمعرفة أبرز المخاطر التي من المحتمل أن تتسبب في عواقب وخيمة لمشروعك وتهدد نجاحه، إلى جانب المخاطر الأقل ضررًا، ومن ثم ابدأ في الترتيب حسب الأولوية.

4. الإشراف على المخاطر

تتطلب هذه المرحلة الاعتماد على مشرف على المخاطر يتولى مسئولية التحليل والتقييم، من المهم أن تختار عضو مناسب في فريقك على قدر عالي من الخبرة في التعامل مع المخاطر، تساعدك هذه الخطوة على إدارة المخاطر بسهولة واحترافية.

5- المراقبة

إدارة المخاطر في المشاريع تتطلب في تلك المرحلة تعاون من أعضاء الفريق لمراقبة أي خطر محتمل قد يهدد المشروع أثناء تنفيذه، من الضروري التواصل المستمر مع مشرف المخاطر للتأكد من أن الأمور تسير على نحو جيد.

6- الاستجابة للمخاطر  

تختلف طريقة الاستجابة للمخاطر حسب حجم ونوع الخطر، فبعد ترتيب قائمة بالمخاطر المتوقعة ستحتاج لأن تضع خطة وقائية لكل خطر على حدة، وتشتمل أساليب الاستجابة للمخاطر على ما يلي:

أولا: المخاطر السلبية

• منع الخطر: القضاء على التهديدات بالكامل ويتم ذلك في المخاطر التي تؤثر بشكل كبير على نجاح المشروع.
• تحويل الخطر إلى طرف ثالث مثل استشاري في مجال المشروع.
• تقليل آثار الخطر.
• قبول الخطر وهو ما ينطبق على المخاطر التي لا تؤثر بشكل كبير على نجاح المشروع.

ثانيًا: المخاطر الايجابية (الفرص)

• استغلال الخطر.
• تعزيز حدوث هذا الخطر.
• قبول الخطر.

دورات إدارة المخاطر المعتمدة:

تساعدك الدورات التدريبية على فهم إدارة المخاطر وتطبيقها على نحو أفضل، انضم إلى  دورة إدارة المخاطر الاحترافية RMP والدورة التأسيسية لإدارة المخاطر المُقدمة من بكة لتتمكن من بلوغ مستوى الاحتراف المطلوب.

وتوفر بكه أيضًا عددًا من الدورات المعتمدة في إدارة المشاريع مثل دورة PMP الاحترافية المعتمدة، ودورة CAPM المعتمدة.

خلاصة القول أن إدارة المخاطر في المشاريع أمر لابد من وضعه في الحسبان قبل بدء مشروعك لأنه من عوامل نجاحه، إذ أنها الأداة التي تتمكن من خلالها من تحديد التهديدات المفاجئة التي قد تظهر أثناء تنفيذ المشروع، وتطبيق خطة ممنهجة بالتعاون مع فريق العمل مفتاحك لإدارة المخاطر بنجاح.