سلم توكمان - خطوات نموذج توكمان لبناء الفريق الناجح

تلعب نظرية توكمان دورًا حيويًا في تطوير فريق العمل فهل تعرف السبب وراء ذلك؟ ذلك المقال سيجيبك على هذا السؤال، يعتبر بناء فريق العمل من المسائل الأكثر أهمية لمدير الفريق وذلك لضمان نجاح مشروعه، لذلك يجب على مدير المشروع توفير بيئة عمل ملائمة وحيوية بحيث يستطيع الأفراد العمل فيها بروح الفريق وبشكل إيجابي ويكون ثمرة ذلك نجاح المشروع، وقد وضع سلم توكمان مجموعة من الخطوات التي تساعد على المديرين على بناء وتطوير فرق العمل والتي ستتعرف عليها في هذا المقال.

سلم توكمان - نموذج توكمان لبناء الفريق

قام عالم الموارد البشرية "بروس توكمان" عام 1965 بتطوير نموذج تغلب فيه على العقبات التي تواجه بناء فريق العمل والتي ذكرنا بعضًا منها أعلاه وذلك باقتراح نظرية توكمان والتي قامت فكرتها على أن تطويرفريق العمل يمر بخمسة مراحل.

نموذج توكمان والذي اشتهر فيما بعد بـ "سلم توكمان" كان مبني في البداية على 4 مراحل/خطوات متتابعة. وفي العام 1977 قام توكمان بالاشتراك مع باحث آخر بإضافة مرحلة خامسة إلى نموذجه، وهي: الإنهاء أو الإغلاق Adjourning وفيها يتم إكمال جميع المهام وانفصال الفريق.

 خصائص نموذج توكمان

يسمى نموذج توكمان بـ "سلم توكمان" لأن خصائصه من العناصر التالية:

• يتكون من خطوات /مراحل.
• كل خطوة/مرحلة مبنية على الخطوة التي تسبقها.
• كل خطوة/مرحلة تحضر لخطوة/مرحلة الأداء Performing.
• تخطي أي خطوة/مرحلة يؤثر سلبا على الأداء.
• مع كل تحدي جديد تتكرر الخطوات/المراحل.

مراحل سلم توكمان لبناء الفريق الناجح

الهدف من هذه المراحل الخمسة هو تشكيل الفريق ومواجهة التحديات التي تواجه عمله ومعالجة المشاكل وإيجاد الحلول والتخطيط للعمل وتسليم النتائج، وتشمل مراحل تاكمان لتطوير الفريق:

1. التشكيل/ التكوين Forming.
2. الاقتحام/ العصف الذهني Storming.
3. التوافق Norming.
4. الأداء Performing.
5. الإنهاء/الإغلاق Adjourning.

1- خطوة التشكيل/ التكوين Forming

وهي أول خطوة من مراحل بناء الفريق، وهي هامة جدًا حيث يقوم مدير الفريق بمحاولة التقريب بين الأعضاء وبذل جهد ليتعارف أعضاء الفريق على بعضهم البعض ويتعرفون على اهتماماتهم ومهاراتهم، ويتبادلون بعض المعلومات الشخصية ويكونوّا صداقات.

وهي أيضًا فرصة جيدة لمعرفة كيف يعمل كل عضو من الفريق كفرد وكيف يستجيب للضغوطات، ويفضل أن يقوم مدير الفريق بتعريف كل عضو في الفريق بأهميته والسبب باختياره هو بالذات.

تتطلب هذه المرحلة المناقشة مع الفريق في المهارات والخلفيات والاهتمامات، أهداف المشروع، الجدول الزمني، أدوار ومسئوليات كل فرد، القواعد.

في بعض الأحيان، قد تشمل هذه المرحلة أولى اجتماعات فريق العمل، ولكن هناك فرق عمل أخرى قد تحتاج إلى أكثر من اجتماع من أجل إنجاز تلك الخطوة والانتقال إلى المرحلة القادمة.

2- خطوة العصف الذهني Storming

تدخل فرق العمل في مرحلة العصف الذهني Storming، حيث تكون هناك أفكار مختلفة تتنافس فيما بينها وكل صاحب فكرة يعتقد أنه على صواب، وممكن أن ينتج عن اختلاف الأفكار تنازع بين أعضاء الفريق، وهنا يأتي دور مدير الفريق بمحاولة التوفيق بين الآراء، ويبين لكل عضو منهم أن رأيه مهم وفيه من الصواب.

في مرحلة العصف الذهني Storming يقوم الفريق بتحديد بعض الأمور مثل: ماهي المشاكل التي من المفترض أن يقوموا بحلها، وكيف سوف يقوموا بمهامهم منفردين أو جماعيًا وما هو نموذج القيادة الذي سيقبلون به. 

والجدير بالذكر أن أعضاء الفريق في مرحلة العصف الذهني Storming يصبحوا منفتحين على بعضهم البعض ويعرف كل فرد منهم فكرة الآخر ووجهة نظره.

والخروج من مرحلة العصف الذهني Storming ممكن أن يتم بسرعة، ولكن في حالات أخرى الفريق لا يخرج نهائيًا من هذه المرحلة. نضج بعض أعضاء فريق العمل عادةً ما يحدد ما إذا كان الفريق سوف ينتقل من هذه المرحلة أم لا، في بعض الحالات وفي هذه المرحلة يقوم بعض أعضاء الفريق بالتركيز على التفاصيل للتهرب من القضايا الجوهرية.

هذه المرحلة ممكن أن تكون مُدمرة للفريق وتقلل دافعيتهم إذا خرجت عن السيطرة.

3- خطوة التوافق Norming

يكون فريق العمل في مرحلة التوافق Norming أكثر انسجامًا ومتفقين على إدارة العمل سويًا للوصول إلى تحقيق الهدف، وذلك بعد أن يتمكن مدير الفريق من حل أغلب المشكلات التي يتعرض لها الافراد، وقد يقوم بعض أعضاء الفريق بطرح أفكارهم الخاصة على بقية الأعضاء ويُوافق عليها لتمكين الفريق من العمل.

في مرحلة التوافق Norming يتحمل جميع أعضاء فريق العمل المسئولية ويكون لديهم الطموح من أجل إنجاح أهداف الفريق، ويكون دور مدير الفريق إشرافيًا ويتيح للأعضاء صلاحية إتخاذ القرار، ويقوم كل فرد بالعمل على إنجاز مهامه بعد أن تعرف على دوره في المشروع، وقد تطول أو تقصر فترة هذه المرحلة وفقًا لسرعة إنجاز الفريق في العمل.

4- خطوة الأداء Performing

تصل الفرق العمل إلى مرحلة الأداء Performing بعد أن تكون قد مرت بجميع المراحل السابقة بنجاح، وتتميز الفرق التي يكون أدائها مرتفع بأنها تعمل كوحدة واحدة، كما أنهم يبتكروا طرق لتنفيذ مهامهم بكفاءة وسلاسة دون تعارض ودون الحاجة إلى إشراف من خارج الفريق.

أعضاء الفريق في المرحلة الأداء يكونوا مؤهلين ويتمتعون باستقلالية وقادرين على التعامل مع عملية إتخاذ القرار بدون إشراف، والإختلاف بينهم وارد ومتوقع ومُرحب به طالما أنه في إطار المقبول للفريق، أعضاء الفريق في هذه المرحلة غالبًا ما يكونوا على توافق و يتخذ الفريق أغلب القرارات الضرورية.

كما أنك تجد في هذه المرحلة أن المدير قليلاً ما يتدخل في عمل فريق العمل، ولكنه يعمل على تسهيل عملهم، وهي أكثر المراحل التي تؤدي إلى تحقيق أهداف المشروع والذي يكون قد اقترب من الانتهاء، وعادةً ما تكون الخلافات الواقعة في تلك المرحلة بنّاءة وترتبط مباشرةً بالمشروع وليست خلافات شخصية.

الفرق المتميزة في أدائها في بعض الحالات تعود لتمر بجميع المراحل من جديد (التشكيل Forming). فرق العمل التي تعمل منذ فترات زمنية طويلة تمر عدة مرات في هذه المراحل للتكيف مع التغيرات في الظروف المحيطة. 

فعلى سبيل المثال، التغيير في القيادة سوف يقود الفريق للعودة إلى مرحلة العصف الذهني Storming لأن هناك أفراد جدد سوف يتحدون المعايير الموجودة.

5- خطوة الإنهاء/الإغلاق Adjourning

تنطوي جميع المراحل الأربع السابقة بمرحلة بحل الفريق الإنهاء/الإغلاق Adjourning، حيث يتم إكمال المهام وإنهاء أدوار الفريق وتقليل الاعتماد الآخرين.

قد تكون هذه العملية مُجهدة خاصة إذا كانت عملية حل الفريق غير مخطط لها، البعض يطلق على هذه المرحلة بـ مرحلة الحداد والحزن “Deforming and Mourning” في إشارة إلى معرفتهم بما يشعر به الموظفون من افتقاد للعمل والفريق عند انتهاء المشروع، ولكن أيضًا يشعرون بالحماس للمشروع القادم، وعادةً لا تستغرق هذه المرحلة وقتًا طويلاً، إذ أنها تنتهي بمجرد بدء عمل جديد.

مميزات سلم توكمان في بناء الفريق

 1- سهولة تتبع تقدم الفريق 

يمنحك نموذج توكمان القدرة على تتبع تقدم الفريق عبر مختلف المراحل بسلاسة، إلى جانب سهولة الانتقال من مرحلة إلى أخرى واستمرار العمل دون توقف يهدد من عمل المشروع، حيث أن النموذج يساعد على إنشاء فرق عمل مختلفة لمشروعات متنوعة تتقسم بينهم المهام، بالإضافة إلى أنه يساعد الفرق على العمل لتحقيق الأهداف المطلوبة والاتساق مع المواعيد النهائية لكل مرحلة، والتي تسمح للأفراد بالسعى نحو تقديم أداء أفضل.

2- تعزيز الكفاءة والإنتاج 

تقسيم العمل في المشروع إلى مجموعة من المراحل المحددة والواضحة وفقًا لنموذج توكمان والذي يتيح لهم معرفة متى يمكنهم إحراز التقدم خلال العمل على المشروع، ومعرفة مسئولياتهم ومهامهم المطلوب تأديتها، وفهم كيفية تعزيز التعاون مع زملائهم في المشروع هي عوامل مساعدة بشكل حيوي في العمل في المشروع بإنتاجية وكفاءة أعلى!

3- تعزيز القدرة على التبنؤ بسلوك الفريق

يتميز سلم توكمان بأنه يتضمن مقياسًا خاصًا تستطيع أن تعتمد عليه في قياس تطور وأداء الفريق، إلى جانب التنبؤ بسلوكه في المستقبل من خلال المقارنة بينهم وبين الفرق الأخرى التي اتبعت هذا النموذج، ووفقًا لسلم توكمان، فإن سلوك الفريق يتغير في حالة رصد تباطؤ في الأداء أو أن عملهم في إحدى المراحل استغرق فترة أطول من اللازم!

4- سهولة متابعة التغيرات في العلاقات

لا تركز نظرية توكمان على آلية العمل الناجحة في المشروعات فحسب بل أيضًا توضح لك الطريقة الأمثل في بناء العلاقات بين أفراد فريق العمل طبقًا لكل مرحلة التي تتغير من واحدة لأخرى بطريقة تضمن تعزيز التعاون والتواصل الفعّال.

5- التغلب على اختلافات أفراد فرق العمل

بناء أو تطوير الفريق ليس بالمهمة السهلة ويحتاج إلى جهد كبير؛ لأن مدير المشروع عند تشكيل فريق العمل يكون لديه أعضاء قادمين من ثقافات مختلفة ومن تخصصات متنوعة.

وفي تلك الحالة سوف يعمل كل موظف بما يرتئيه ويكون هناك الكثير من الاختلاف في وجهات النظر والأفكار وعدم التقبل للآخر مما يؤدي إلى بعض التصادمات، في بيئة عمل كهذه يستحيل على مدير المشروع أن يجعل مشروعه ينجح، وبالتالي يساعد نموذج توكمان على حل هذه الاختلافات لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.

سلبيات سلم توكمان

• غير متناسب مع كل الفرق: إذ أنه موجه ومُخصص على وجه التحديد للفرق الصغيرة فقط دون النظر إلى الفرق الكبيرة.
• لا يأخذ في الاعتبار الاختلافات الفردية: إذ يركز النموذج فقط على بناء وتطوير فرق العمل دون النظر إلى اختلاف كل فرد في المهارات والخبرات وطرق العمل.
• نموذج إرشادي فقط: يركز النموذج على تحديد الطريقة الصحيحة للعمل بطريقة لا تمنح متنفس للفرد للإبداع في العمل.
• سلم خطي: يضع النموذج هيكل عمل لتطوير الفريق بشكل خطي وهذا لا يحدث مع كل الفرق، لأن التطوير في بعض الأحيان لا يتطلب المرور بكل المراحل.

نصائح هامة عند تطبيق سلم توكمان

إذا كنت ممن يهتمون بتطبيق سلم توكمان في أي مشروع جديد قادم مع فريق عمل، فعليك أن تتبع هذه النصائح التي تضمن التطبيق الناجح لهذا النموذج وهي موجهة لأفراد فريق العمل:

• تعرف على توقعات المشروع التي تساعدك أنت وزملائك على السعي نحو تحقيق هدف محدد.
• حافظ على التواصل الفعّال مع زملائك الذي يساعدك على بناء علاقات إيجابية معهم، واطرح الأسئلة التي تساعد على حل الاختلافات إن وجدت.
• ساهم في وضع جدول زمني واضح يمكن الالتزام به، مع تحديد المواعيد النهائية المناسبة والتي تتوافق مع متطلبات المشروع.
• قسّم مهام العمل حتى تكون قادرًا على إنجاز كل مهمة بكفاءة مع الالتزام بالمواعيد المحددة.
• حافظ على حماسك ومعنوياتك العالية لتحفيز زملائك على تقديم أفضل أداء ممكن.
• احتفل مع زملائك بانتهاء المشروع والذي سيكون حافز لهم لبدء العمل القادم بطاقة وحماس!

دورات إدارة المشاريع لتكوين فريق العمل

هل تبحث عن وسيلة فعّالة لتطوير مهاراتك في بناء وإدارة وتطوير فرق العمل؟ بكه تلبي لك طموحاتك من خلال دوراتها التدريبية المعتمدة دوليًا في مجال إدارة المشاريع، ومن أهم دورات إدارة المشاريع التي تقدمها مؤسسة بكة التعليمية: 

• دورة PMP لادارة المشاريع
• دورة ادارة المخاطر RMP
• شهادة MOR التأسيسية لإدارة المخاطر
• دورة MS PROJECT
• دورة شهادة CAPM 
• شهادة PMI-ACP
• دورة بريمافيرا
• دورة شهادة P3O 
• شهادة PMI-SP

المخلص يمكننا تلخيص فكرة وخطوات سلم توكمان لإدارة الفريق في الإنفوجرافيك التالي: