أدركت العديد من المنظمات المحلية والدولية الدور الرئيسي الذي تلعبه المشاريع في تحقيق الأهداف الإستراتيجية. لذلك، بدأ الكثيرون بربط المشاريع والأهداف الإستراتيجية بطريقة تسمح للإدارة العليا بتفادي أي ضرر قد يحدث بسبب غياب مثل هذه الخطوة المهمة. وتشمل بعض هذه الأضرار المحتملة: نقص الموارد المالية لتمويل المشاريع، والتأخير في اتخاذ القرار، وعدم اختيار المشاريع المناسبة التي تتسق مع الخطة الإستراتيجية، وكذلك نقص الموارد البشرية وإلغاء المشاريع بعد البدء بها، وما إلى ذلك.

ولحل هذه المشكلة، بدأت العديد من المنظمات العالمية في تنفيذ ما يعرف باسم “إدارة المحافظ الاستثمارية”، أي تجميع عدد من المشاريع والمبادرات التي يجب إدارتها كمحفظة واحدة. إنه نهج لتحقيق الأهداف الإستراتيجية من خلال اختيار وترتيب أولويات وتقييم وإدارة المشروعات والبرامج وغيرها من الأعمال ذات الصلة. وفي حين ركزت إدارة المشاريع وإدارة البرامج تقليديًا على “القيام بالأعمال بالشكل الصحيح”، فإن إدارة المحافظ تهتم بـ “القيام بالأعمال الصحيحة”، وهذا يعني أن مكتب إدارة المحافظ يهتم أكثر بالتغييرات الصحيحة التي تناسب أفضل الأهداف الإستراتيجية مع الأخذ بعين الاعتبار المخاطرة المقبولة والصعوبات والتكلفة على الأعمال.

بدأت المنظمات بإنشاء PMOs من أجل توجيه “إدارة البرامج والمشروعات المعتمدة”. حيث يُمكن لمكتب إدارة المشروع أن يتولى أحد مما يلي: مكتب إدارة المشاريع أو مكتب إدارة البرامج أو مكتب إدارة المحافظ. وعادة ما تكون مكاتب المحافظ دائمة وتتماشى مع هياكل الإدارة المالية التنظيمية والقرارات. وبالنسبة للمنظمات التي تواجه بعض المشاكل مثل القيود على الموارد وتحقيق الأهداف الإستراتيجية، فإن مكتب إدارة المشاريع يقوم بدور “مكتب إدارة المحافظ” ويُقدم المشورة بشأن فرص الاستثمار وتحقيق الأهداف الإستراتيجية.

يتألف هذا المكتب من مدير يجب تعيينه بمسؤولية لضمان نجاح الحافظة بأكملها وفريق مساند مسؤول عن التحقق من التكلفة وتقديرات مخاطر التقييم المقدمة لدعم مقترحات المشاريع وطلبات الموارد. حيث يحتاج قائد مكتب إدارة المشاريع الناجحة إلى مزيج من المواهب بما في ذلك: المهارات الشخصية، إعطاء تفاصيل دقيقة، وامتلاك الخبرة مع القدرة على التفكير خارج الصندوق.

توضح المنظمة التي تنشئ مكتب إدارة المشروع الالتزام بالتوصل إلى عائد استثمار كبير من خلال تحقيق أهداف العمل الإستراتيجية. لذلك، ومن أجل إعداد مكتب إدارة محافظ ناجح، عليك اعتماد عملية إدارة محفظة ناجحة.

فما هي عملية إدارة المحافظ؟
إنها طريقة مستمرة لإدارة محفظة أصول العميل لتحقيق الأهداف المحددة له، كما أن تنفيذ عملية إدارة المحافظ المالية يساعد منظمتك في تحقيق أهدافها الاستثمارية.

ما هي عناصر عملية PMO الناجحة؟

هناك أربعة عناصر رئيسية. أولاً، يتم استخدام عملية منظمة للحصول على معلومات أساسية حول جميع المشاريع، ولتنظيم بيانات المشروع في محفظة واحدة أو أكثر. ثانياً، يتم استخدام طرق ثابتة لتحليل المشاريع ومقارنة مخاطرها ومنافعها. ثالثًا، تتم مقارنة متطلبات الموارد بالقدرات. وأخيرًا، يكون العنصر الأخير من خلال تتبع أداء المحفظة للتقييم والتعديل المستمرين؛ حيث تقع مسؤولية إدارة هذه الأشياء على عاتق فريق إدارة المشروع.

فمن خلال مساعدتنا، ستتمكن منظمتك قريبًا من تحقيق المكافآت المالية لحوافظها وتنمية أعمالها لتشمل العديد من المشاريع والبرامج والمبادرات الأخرى الناجحة.

فريق بكه للاستشارات والتدريب