Positive and negative risks and how to handle it

يُعرَّف الخطر في كتاب PMBOK بأنه : حدث أو ظرف غير متوقع إذا وقع فإن له أثر على واحد من أهداف المشروع على الأقل. في مؤسسة بكه للتدريب والاستشارات نُعرِّف الخطر بأنه يمكن أن يكون تهديد أو فرصة في نفس الوقت، فيكون تهديداً إذا سبب معاناة أو خسارة أو ضرر ويكون فرصة إذا حقق زيادة في الأرباح أو قلل الموارد المستخدمة.

تنتشر نظرة خاطئة حتى لدى بعض خبراء إدارة المشاريع، وهي بأن الخطر شيء سلبي ويؤدي إلى فشل المشاريع ويتم توجيه كل الجهود في هذا الإتجاه، ولكنه في الواقع ممكن أن يكون إيجابي أيضاً ويكون فرصة ويحقق فائدة للمؤسسة أو المشروع. كلا النوعين من الأخطار لهما أثر على نتائج المشروع، لذلك يتم التوقع والتنبؤ بهما في مرحلة مبكرة من المشروع في مرحلة التخطيط. لكي تتمكن إدارة المشروع من السيطرة على المخاطر واتخاذ الاجراءات المناسبة يجب أن يكون هناك مراقبة ومتابعة خلال دورة حياة المشروع.

كيف تتفاعل مع الخطر؟

المخاطر السلبية Negative Risks

الخطر السلبي أو “التهديد” اسمه يوحي بأنه يحمل نتائج سلبية على المشروع. وهو أمر غير محبب لدى مدراء المشاريع وأصحاب المصالح ويسعون بكل جد إلى تلافيه.

مثال على الخطر السلبي: التأخير في تسليم المشروع أو تجاور التكاليف المخطط لها أو أي شيء ممكن أن يؤثر على أهداف المشروع يعتبر خطراً سلبياً أو “تهديد”.

المخاطر الايجابية Positive Risks

الخطر الايجابي أو “الفرصة” يحمل نتائج ايجابية على المشروع، وهو خطر مفضل لدى مدراء المشاريع و أصحاب المصالح بل ويسعون إلى تحقيقه.

مثال على الخطر الايجابي: إنهاء المشروع في موعد مبكر أو الزيادة في العائد على الاستثمار ROI.

هل يمكن أن يتحول الخطر الايجابي إلى خطر سلبي؟

نعم ممكن إن لم يكن مخططاً له ومتابعاً بشكل جيد أن يتحول الخطر الايجابي إلى خطر سلبي، فعلى سبيل المثال لو أن شركة اتصالات تقوم بتنفيذ مشروع توسعة لاستيعاب عدد كبير من الاشتراكات الجديدة، وانتهت مبكراً من التجهيز لخدمات استقبال وتركيب الخطوط الجديدة بينما لم تنتهي بعد من تركيب وحدات السنترال و switches الاضافية واعتبرت بأن هذه فرصة لاستقبال زبائن جدد مبكراً وأعلنت عن ذلك من خلال حملة ترويجية وفي نفس اللحظة تم التجاوب ونجحت الحملة في جذب عدد كبير من الزبائن ولكنها نتيجة الضغط المبكر غير المخطط له تم انهيار الشبكة لعدم قدرتها على تحمل هذه الأعداد وبسبب عدم جاهزيتها أيضاً. فان هذه الفرصة فوراً تتحول إلى تهديد حقيقي يمس سمعة الشركة والحفاظ على عملائها الجدد والقدامى.


استراتيجية الاستجابة للمخاطر السلبية والمخاطر الايجابية

#

الخطر الايجابي (الفرص)

الخطر السلبي (التهديدات)

1

الاستثمار Exploit
التأكد من تحقيق هذا الخطر او الفرصة واستثماره في زيادة ربحية المؤسسة أو تحسين الأداء، ويتم عبر التعديل في بعض أنشطة المشروع لضمان حدوثه.
(مثال: بعض من أفراد فريق مشروع ما لديهم معرفة في تقنية جديدة استخدامها يمكن أن يقلل مدة المشروع بسنبة 20%، لاستثمار هذه الفرصة يتم تدريب بقية الفريق على استخدام هذه التقنية).

المنع Avoid
تقليل التهديد والخطر ويتم عادة بإزالة المسبب ويمكن أن يتم عبر حذف أو التعديل في بعض أنشطة المشروع.
(مثال: وقع التأخير في تسليم المشروع، يتم معالجته بإضافة موظفين جدد للفريق).

2

المشاركة Share
يتم تحويل كل أو جزء من الفرصة إلى طرف ثالث، ويتم ذلك عبر (Outsourcing) الاستعانة بخبير أو جهة خارجية لديها خبرة في مجال معين غير متاح لديها.
(مثال: وجود فرصة للشركة للدخول إلى السوق بواسطة تطوير منتج جديد ولكنها تحتاج سرعة لتنفيذ المنتج، في هذه الحالة يتم التعاقد مع خبراء أو شركات خارجية متخصصة لإنجاز المنتج في أسرع وقت).

التحويل Transfer
تحويل مسؤولية وأثر الخطر إلى طرف ثالث، وغالباً ما يتم اللجوء لهذ الاستراتيجية عند المخاطر التي تتعلق بالأمور المالية، ويكون الطرف الثالث غالباً شركات التأمين.
(مثال: شركة مقاولات تعمل في ظروف بيئية متقلبة وتخشى حدوث أمطار أو عواصف تؤثر على موعد التسليم أو تتسبب في أضرار مادية على المواد والآليات، فيتم في هذه الحالة اللجوء إلى شركات التأمين للتأمين على هذه المواد لتلافي أي خسارة محتملة).

3

التحسين Enhance
زيادة احتمالية حدوث الفرصة أو زيادة أثرها.
(مثال: تخصيص مصادر اضافية للمهام، التفاوض مبكراً مع أصحاب المصالح للحصول على أسعار أفضل).

التخفيف Mitigate
تقليل احتمالية حدوث الخطر أو التقليل من أثره.
(مثال: إجراء عدة فحوصات للجودة أو التعامل مع مورد قوي لضمان استمرارية التوريد).

4

القبول Acceptance

وهي استراتيجية يمكن اتباعها في الحالتين: الخطر الايجابي أو الخطر السلبي، وفيها يتم قبول الخطأ وعدم اتخاذ أي اجراء حتى حدوثه. يتم اللجوء لهذه الاستراتيجية كخيار أخير.

فمثلاً لو كان الخطر المحتمل ممكن أن يحدث وتكلفته 1000 دولار بينما تكاليف منع حدوثه تكلف 5000 دولار ففي هذه الحالة يكون المجدي هو الانتظار وبعدها يتم التعامل حسب الحالة، فربما يكون ايجابياً أو سلبياً.

فريق بكه للتدريب والاستشارات