Types of Project Management Offices (PMO) based on PMI standards

يكون الفرد منا متشوقاً جداً للعمل عند أول مشروع، ولكن عندما يتم تحميله مهام على مشروع ثاني فإنه يبدأ بالضجر ولا يرغب في استلام أي مهام لمشاريع اضافية. عندما يكون هناك مشروعين أو ثلاثة في المؤسسة، فإن الأمر يكون مسيطر عليه ولكن في ظل توسع أعمال المؤسسات ووجود عدد كبير من المشاريع في نفس الوقت فإن إدارة المؤسسة تقوم بتوزيع المهام حسب الأولوية، وغالباً ما ينتهي هذا التكتيك بالفشل لأن تحديد الأولويات ليس بالأمر السهل اضافة إلى وجود عدد كبير من المشاريع الصغيرة التي تستهلك 40% من مصادر المؤسسة والمخصصة لمشاريع أخرى. جميع هذه التحديات وسبل حلها تلقى على عاتق مكتب إدارة المشاريع في المؤسسة.

هل كل مكاتب إدارة المشاريع تعمل بنفس الآلية؟

يوجد عدة أنواع من مكاتب إدارة المشاريع تتنوع في درجة التحكم والتأثير على المشاريع في المؤسسة، ويختلف دورها من تقديم الدعم للمشاريع إلى الإدارة المباشرة للمشاريع نفسها. واختيار الأنسب لمؤسستك يعتمد على حجمها وطبيعة العمل وكذلك الثقافة الموجودة.

أنواع مكاتب إدارة المشاريع (PMOs)

يوجد عدة تصنيفات لمكاتب إدارة المشاريع (PMOs)، نناقش في هذه المقالة ثلاثة أنواع متعارف عليها وأجمع الباحثون وخبراء المشاريع عليها وتناولوها بكثير من التفصيل وهي:

3 types of pmo

1- الداعم Supportive PMO

( مستوى تحكم منخفض – low control )

يقدم هذا النوع المكاتب الدعم على شكل تقديم الاستشارة عند الطلب ويقدم النماذج والمعلومات والدعم الفني والتدريب لفريق المشروع دون فرض سيطرة أو تحكم على المشاريع وأنشطتها.

هذا النوع من المكاتب مناسب للمؤسسات التي تتميز بنجاح في معظم مشاريعها وتحتاج فقط إلى أشبه ما يكون بمركز معلومات. يتميز هذا النوع بمستوى سيطرة وتحكم منخفض على المشاريع وفرقها، اضافة إلى وجود معايير موحدة يتم اتباعها في كافة المشاريع.

2- المسيطر Controlling PMO

( مستوى تحكم متوسط – moderate control )

يوفر هذا النوع من المكاتب إطار عمل موحد للمؤسسة، مما يستلزم التعديل والتحوير في المنهجيات المستخدمة وكذلك النماذج والطلبات. ويفرض مستوى متوسط من التحكم والسيطرة على المشاريع وأنشطتها.

يستخدم هذا النموذج في المؤسسات التي ترغب في وجود ضبط للأنشطة والعمليات والإجراءات.

3- الموجه Directive PMO

( مستوى تحكم مرتفع – high control )

يتميز هذا النوع بمستوى تحكم كبير بالمشاريع بل وادارتها بشكل كامل مع تقديم ما يلزم من دعم ومصادر. ويقوم المكتب فور تعاقد المؤسسة على المشروع بتحديد مدراء له. يتميز أيضاً هذا النوع بتقديم احترافية عالية في إدارة المشاريع، حيث يقوم كل مدير بكتابة تقارير دورية للمكتب مما يضمن مستوى عالي جداً من الإتساق في العمل على مستوى كل المشاريع.

هذا النوع مناسب جداً للمؤسسات الكبيرة التي تحتاج إلى دعم فني في أماكن كثيرة ومتنوعة.

تصنيفات أخرى لأنواع مكاتب إدارة المشاريع

يصنف معهد (PMI) مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) إلى 5 أنواع:

1- إداري (Departmental): ويدعم وحدات أعمال أو أقسام محددة.

2- خاص بمشاريع محددة (Project-specific): ويشرف على نجاح مشروع محدد.

3- استراتيجي (Strategic): ويشرف على عملية تغيير مؤسسي رئيسية.

4- دعم المشروع (Project-support): ويعالج مهام إدارية لتسريع إنهاء المشروع.

5- مركز التميز (Center of Excellence): ويعنى بالتدريب والتطوير لمدراء المشاريع.

ومن وجهة نظر مؤسسية يمكن تصنيف مكاتب إدارة المشاريع (PMOs) إلى أحد الأنواع التالية:

1- مكتب إدارة مشاريع (PMO) المؤسسة.

2- مكتب إدارة مشاريع القسم (PMO).

3- مكتب إدارة مشاريع خاص (PMO).

 

فريق بكه للتدريب والاستشارات