كيف تنشئ مكتب إدارة مشاريع (PMO) ناجح؟

تحتاج المنظمات، وخاصةً تلك التي تُدير وتُنظم مشاريع متعددة، إلى التحكم في إدارة هذه المشاريع وضمان نجاحها. هذا هو السبب الرئيسي لإنشاء ما يسمى بمكتب إدارة المشاريع (PMO). مع تزايد عدد المشاريع، يأتي مكتب إدارة المشاريع (PMO) كأداة حيوية للتعامل مع كل هذه المشاريع وإدارتها جميعاَ في نفس الوقت بنجاح. فمكتب إدارة المشاريع مسؤولٌ عن الجوانب المختلفة التي تُشارك في عملية إدارة المشروع والمنهجيات المستخدمة وكذلك الحفاظ على الجودة وخدمة العملاء في كل مشروع. فماذا يعني مكتب إدارة المشاريع بالضبط؟

ما هو مكتب إدارة المشاريع PMO؟

وفقًا لـ PMI، يُعرّف مكتب إدارة المشاريع PMO على أنه: "هيكل تنظيمي يمكن استخدامه لوضع معايير موحدة للمحافظ أو البرامج أو عمليات الحوكمة المتعلقة بالمشروع وتسهيل مشاركة الموارد والمنهجيات والأدوات والتقنيات."

بناءً على ذلك، وبشكلٍ أساسي، يُعتبر مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو المفتاح للمنظمات لتشغيل وإدارة مشاريعها بنجاح والتأكد من أنها تلُبي أهداف المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية المحددة.

 

ما هي فوائد إنشاء مكتب إدارة المشاريع PMO في منظمتك؟

هناك العديد من الفوائد والمزايا لوجود مكتب إدارة مشاريع في المنظمات، ومنها ما يلي:

  1. تحسين المعدل العام لنجاح المشاريع في المنظمة.
  2. تحسين الشفافية والتواصل وإعداد التقارير.
  3. مواءمة المشاريع مع استراتيجية العمل.
  4. تطبيق المعايير الدولية.
  5. المحافظة على سير المشاريع في المسار الصحيح والتنبيه في حال وجود أي تهديدات.
  6. إدارة الموارد المشتركة.
  7. إنشاء قاعدة بيانات للدروس المستفادة.
  8. تحديد معايير مشتركة للإدارات لاتباعها.

 

كيف تنشئ مكتب إدارة مشاريع (PMO) ناجح في منظمتك؟

بعد التعرف على مفهوم وفوائد وجود مكتب إدارة مشاريع (PMO) في المنظمات، حان الوقت الآن لإعداد مكتب إدارة المشاريع الخاص بك. في الحقيقة، عليك أن تعلم أنها عملية طويلة وليست سهلة أيضًا. لكن خطوةً بخطوة يمكنك إنجاز كل شيء بطريقة رائعة.

خطوات إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO):

  1. إجراء تقييم للوضع الراهن.
  2. بناء وتطوير خطة التنفيذ بناءً على التقييم.
  3. إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO): بما في ذلك الهيكل التنظيمي والمنهجيات والأدوات.
  4. تشغيل مكتب إدارة المشاريع (PMO): بما في ذلك إدارة الموارد وبناء الكفاءات والتطوير والتحسين المستمر وما إلى ذلك.

 

دعونا نتحدث عن كل خطوة بالتفصيل:

1- إجراء تقييم للوضع الراهن

يُعد تنفيذ التقييم أمرًا بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر بإعداد مكتب إدارة المشاريع (PMO). في هذه الخطوة، تقوم بتحليل وتقييم الوضع الحالي عن طريق التحقق من وجود أي فجوات أو نقاط ضعف في منهجيات وعمليات وأدوات إدارة المشروع.

بالإضافة إلى ذلك، عليك أن تفهم وتدرك الأهداف والغايات وراء إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO) لضمان إعداده بطريقة تضمن نجاحه. يُساعدك التقييم على تحديد الأمور التي تحتاج إلى إنجاز وتحسين بوضوح.

بناءً على التقييم، ابدأ في تحديد الوضع المستقبلي الذي ترغب في تحقيقه لإدارة المشاريع في منظمتك. بعد ذلك، قم بإجراء تحليل الفجوة بين الوضع الحالي والحالة المستقبلية.

بعد إجراء التقييم، ستتمكن من اختيار نموذج مكتب إدارة المشاريع PMO المناسب لتنفيذه في المنظمة. في هذا الصدد، تجدر الإشارة إلى أن هناك 3 أنواع مشهورة من مكاتب إدارة المشاريع PMO وفقًا لمعايير PMI، وهي:

    • Supportive
    • Directive
    • Controlling

لمزيد من المعلومات حول الأنواع الثلاثة من مكاتب إدارة المشاريع PMO، اقرأ المقال من هنا.

 

2- بناء وتطوير خطة التنفيذ بناءً على التقييم.

بعد التقييم الوضع الحالي لإدارة المشاريع في المنظمة، أصبح لديك رؤية واضحة حول الوضع المستقبلي، وأهداف وغايات مكتب إدارة المشروع والمنهجيات والعمليات والأدوات التي تحتاج إلى تطوير أو تحسين.

لذلك، وفقًا لهذه النتائج، ابدأ في التخطيط للقيام بما يلي:

أ- تطوير هيكل مكتب إدارة المشاريع PMO والوصف الوظيفي.

ب- تطوير دليل مكتب إدارة المشاريع PMO: ويشمل العمليات والسياسات والإجراءات.

ج- تطوير نماذج مكتب إدارة المشاريع PMO.

 

3- إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO): بما في ذلك الهيكل والمنهجيات والأدوات.

في هذه الخطوة، ستقوم بتنفيذ الخطة التي بنيتها وإنشاء مكتب إدارة المشاريع. فهيكل مكتب إدارة المشاريع جاهز، وتم تحديد الأدوار، واعتُمدت العمليات والسياسات والإجراءات وما تبقى هو التنفيذ.

لتنفيذ خطة مكتب إدارة المشاريع PMO، عليك القيام بما يلي:

1- اختبار مكتب إدارة المشاريع:

أ- تحديد المشاريع التجريبية.

ب- إطلاق برنامج PMO التجريبي.

ج- توثيق الدروس المستفادة.

 

2- تشغيل مكتب إدارة المشاريع:

أ- تنفيذ خطة التواصل.

ب- تنفيذ خطة إدارة التغيير.

ج- تنفيذ تقارير الحوكمة لجميع المشاريع.

د- توجيه أصحاب المصلحة الآخرين حول مكتب إدارة المشاريع.

هـ- تخطيط وتتبع وإدارة الموارد.

و- جمع الإحصائيات ومقاييس الأداء.

ي- إنشاء تقرير نهاية المرحلة.

 

سنتحدث عن أشهر أدوات مكتب إدارة المشاريع لاحقاً في هذا المقال.

 

4- تشغيل مكتب إدارة المشاريع (PMO): بما في ذلك إدارة الموارد وبناء الكفاءات والتطوير والتحسين المستمر وما إلى ذلك.

يجب عليك إجراء مراجعة منتظمة لعمليات مكتب إدارة المشاريع من أجل إيجاد الفجوات التي يجب ملؤها. وبالطبع، تظهر هذه الفجوات أثناء عملية التنفيذ والتشغيل. مع كل مراجعة وخطة وتنفيذ ينمو مكتب إدارة المشاريع الخاص بك ويتطور من خلال عمليات التحسين المستمرة.

تتضمن عملية التعزيز والتحسين ما يلي:

1- مواءمة الأهداف التنظيمية ونظام المكافآت.

2- تنفيذ برنامج التطوير المستمر للجودة.

3- مراجعة الدروس المستفادة للخروج بأفضل الممارسات.

4- ضبط عمليات مكتب إدارة المشاريع لتطوير نضج إدارة المشاريع.

5- إدخال عمليات وتقنيات جديدة أكثر تطوراً.

6- إعداد التقارير الدورية لمكتبإدارة المشاريع في القضايا والإحصائيات للجنة الإدارية لمكتب إدارة المشاريع.

 

اقرأ المزيد: كيفية تحديد نجاح مكتب إدارة المشاريع الخاص بك

 

بعض أدوات مكتب إدارة المشاريع PMO المهمة

يمكن أن يساعد استخدام أدوات PMO مديرو المشاريع في إدارة مشاريعهم وأعمالهم، كما ويُساعد الأفراد مع إنجاز المهام المختلفة الموكلة إليهم. علاوةً على ذلك، يُمكنك من خلال هذه الأدوات مراقبة مدى تقدم المشاريع وسيرها خاصةً في المنظمات التي تدير العديد من المشاريع.

فيما يلي بعض الأدوات المستخدمة على نطاق واسع في مكاتب إدارة المشاريع:

  • Microsoft EPM

EPM هي اختصار ل Enterprise Performance Management”" وتعني إدارة أداء المنظمة. يُساعد برنامج Microsoft EPM المنظمات على مواءمة استراتيجيات المنظمة مباشرة مع خطة العمل وتنفيذها.

يُعد برنامج Microsoft EPM أداة قوية لإدارة المشاريع تتميز بسهولة استخدامها وقوتها ومرونتها لإدارة المشاريع بطريقة أكثر كفاءة وفعالية.

يستخدم Microsoft EPM أيضًا لإدارة موارد المنظمة وتحديد التعاون بين الإدارات المختلفة. وباستخدام Microsoft EPM، يمكن لجميع الأطراف المُشاركة في إدارة أي مشروع أن تبقى على اطلاع بتفاصيل سير وتنفيذ المشروع، والتحكم في سير عمل مشاريعهم، والجداول الزمنية، والموارد المالية، لتحقيق إنتاجية أعلى.

نظرًا لأن Microsoft EPM يحتوي على خيارات قوية في إعداد التقارير، فإنه يمكّن المؤسسات من تحليل معلومات المشاريع وإدارتها وبناء التقارير الخاصة بها. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر رؤى وتحليلات أكبر وأوضح لجميع مشاريع المنظمة.

 

  • Primavera

يُعتبر أحد برامج مكتب إدارة المشاريع الرائعة والمهمة. يُستخدم Primavera في إدارة العديد من المهام مثل: إدارة المشاريع والجدولة وتحليل المخاطر وإدارة الفرص وإدارة الموارد والتعاون وقدرات التحكم.

تعتبر أداة Primavera مناسبة لإدارة المشاريع باختلاف حجم المشروع أو نوعه. وتُعتبر أداة Primavera حل قوي وسهل الاستخدام لتخطيط وإدارة وتنفيذ المشاريع والبرامج.

 

اقرأ المزيد: تنفيذ أدوات مكتب إدارة المشاريع PMO

 

  • Jira

إذا كنت تدير مشاريع قائمة على منهجيات Agile، فإن Jira تُعتبر واحدة من أفضل أداة لهذه المهمة. تدعم Jira Software أي منهجية رشيقة لإدارة المشاريع. فمع استخدام أداة Jira، يمكنك التخطيط للمشاريع وتتبعها وإطلاقها وإصدار التقارير الخاصة بها.

 

­­

  • Smartsheet

Smartsheet هي أداة ذكية لإدارة المشاريع يمكنك من خلالها إدارة أكثر من مشروع في نفس الوقت. تعتبر Smartsheet أداة إدارة سهلة الاستخدام وبسيطة يمكن استخدامها من قبل مجموعة واسعة من الموظفين بغض النظر عن أدوارهم في المنظمة.

 

احجز جلستك الاستشارية الآن لتأسيس مكتب إدارة المشاريع PMO مع الخبراء من هنا