إستشارات إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع

تساعد الخدمات الاستشارية لإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (P3M) على تقييم الوضع الراهن، وتطوير منهجيات ملائمة للمنظمة باستخدام أفضل الممارسات العالمية في إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع، وتحسين الممارسات الحالية، والتشغيل الفعّال لمكتب إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (PMO)، وتحديد وتطوير أدوات إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع الأنسب للمنظمة.

بعد تحليل الوضع الراهن نستطيع في بكه تقديم المساعدة بالخدمات الاستشارية التالية لإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع:

تقييم نضج إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (P3M3): هناك ثلاثة نماذج فرعية لنموذج مستوى نضج إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (P3M3) وهي كالتالي: نموذج نضج المحافظ، نموذج نضج البرامج، ونموذج نضج المشاريع. ويحتوي نموذج نضج إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع على سبعة عناصر وهي: حوكمة المنظمة، الرقابة الإدارية، إدارة المنافع، إدارة المخاطر، إدارة أصحاب المصلحة، الإدارة المالية، وإدارة الموارد. مستويات النضج الخمسة لنموذج مستوى نضج إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (P3M3) هي: الوعي بالعمليات، العمليات تطبق بشكل متكرر، العمليات محددة، العمليات تدار بشكل فعال، العمليات مثالية.

تأسيس مكتب إدارة المشاريع: يساعد مكتب إدارة المشاريع المنظمة على الحفاظ وتحقيق أعلى مستويات الأداء ويضمن التنفيذ الناجح للبرامج والمشاريع، ويوفر أفضل الممارسات العالمية في إدارة البرامج والمشاريع، والتطوير المستمر للمنهجيات والعمليات والسياسات الملائمة للمنظمة.

 

تطوير السياسات والعمليات: تحتاج المنظمات إلى تحديد سياسات وعمليات ومؤشرات الأداء الرئيسية والقوالب والنماذج والأدوات لإدارة المشاريع والبرامج والمحافظ بنهج ثابت ومتكرر

 

تطوير منهجيات إدارة المشاريع: تعرّف منهجية المحافظ دورة حياة المحفظة التي تتضمن عادة: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والتحسين. كما أنها تحدد السياسات والعمليات والنماذج اللازمة لإدارة وتنفيذ المحفظة بدءاً من المواءمة مع الاستراتيجية وتطوير ميثاق المحفظة وخريطة الطريق وغيرها وصولا إلى عمليات التحسين المستمر للمحفظة.

تعرّف منهجية البرنامج دورة حياة البرنامج التي تتضمن عادةً تعريف وتنفيذ وإغلاق البرنامج. كما أنها تحدد السياسات والعمليات والنماذج اللازمة لإدارة وتنفيذ البرنامج بدءاً من المواءمة مع الاستراتيجية وتطوير ميثاق البرنامج وخريطة الطريق وآليات متابعة وتنفيذ المشاريع ذات الصلة لضمان تحقيق المنافع المرجوة.

تعرّف منهجية المشاريع دورة حياة المشروع التي تتضمن عادةً: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والإغلاق. كما أنها تحدد السياسات والعمليات والنماذج اللازمة لإدارة وتنفيذ البرنامج بدءاً من المواءمة مع الاستراتيجية وتطوير ميثاق المشروع وصولا إلى تنفيذ مخرجات المشروع.

تطوير منهجيات إدارة المشاريع المرنة: تساعد منهجية إدارة المشاريع المرنة على إدارة المشاريع التي تتطلب التغيير المستمر والتي تحتوي على نطاق عمل غير واضح بما يتناسب مع احتياجات ومتطلبات أصحاب المصلحة.

 

تطوير أدوات ولوحات الأداء لمكتب إدارة المشاريع: على تحديد الأداة المناسبة التي تتوافق مع متطلبات العمل لديها، كما أنها قد تشمل استخدام تقنيات معينة أو مزيج من الأدوات للحصول على قياس أداء واضح للمحافظ والبرامج والمشاريع. بإمكان العميل تحديد نوع الخدمة سواء استضافة سحابية أو في سيرفرات المنظمة (Cloud Based, on premise or hybrid)، وهناك أدوات تدعم اللغة العربية والتقويم الهجري، وغيرها من الميزات بما يتناسب مع احتياجات العميل.

تتعثر العديد من المنظمات عند إجراء الاختيار الصحيح لحلول مكتب إدارة المشاريع لتوفير التطبيق والاستخدام الناجح. وعادة ما تبنى هذه الخيارات على عوامل مختلفة تشمل:

سهولة الاستخدام

قابلية التوسع

التكلفة

سهولة التنفيذ

لذلك، عندما يطرح السؤال حول كيفية اختيار أداة مكتب إدارة المشاريع الصحيحة، يجب أن نرجع إلى الإرشادات التي تم استخلاصها من التجارب. حيث أنه لا توجد قواعد أو صيغ محددة لاختيار نظام مكتب إدارة المشاريع الصحيح، ولكن مجموعة من الإرشادات يمكن أن تساعد الباحثين على اتخاذ القرار الصحيح. ولذلك قد يكون الاختيار اقتراحًا مكلفًا إذا كان القرار غير صائب.

نقدم المساعدة للمنظمات في عملية اختيار وتطبيق أفضل الأدوات والحلول ليتناسب مع الاحتياجات الحالية والمستقبلية مع بعض أو كل الميزات الرئيسية التالية:

إدارة المحافظ/البرامج/المشاريع:

إنشاء محافظ / برامج / مشاريع مركزية وتحقيق الرؤية في المحافظ / البرامج / المشاريع والموارد لتمكين الحوكمة وتحسين التنفيذ.

إدارة الأفكار: تمكين القدرة على جمع وتنظيم الأفكار والمبادرات الجديدة وإدارة العمل من خلال تحديد وترتيب الأولويات للطلبات التي تحقق أكبر قيمة.

 

ترتيب الأولويات:

تحديد أولويات العمل للتوافق مع وفق الخطة الاستراتيجية وضمان موائمة البرامج / المشاريع لتحقيق الأهداف من خلال نهج تنازلي من الأعلى للأسفل في تحديد أولويات العمل.

إدارة الموارد:

الموارد المناسبة تستخدم في إدارة البرامج والمشاريع، وتنفيذ البرامج والمشاريع في الوقت المحدد، وإمكانية مراجعة ومراقبة استخدام الموارد من أجل تحقيق أعلى مستويات الاستخدام الأمثل للموارد وزيادة الإنتاجية.

إدارة الوقت والتكلفة:

تتبع ساعات وتكاليف العمل وقياس الأداء وإدارة التوقعات والميزانيات والنفقات، وتتبع المخطط مقابل الصرف الفعلي واستغلال فرص التوفير والاستخدام الأمثل للميزانية.

التعاون بين الفريق:

إدارة المهام بشكل تعاوني والسماح لفرق العمل بالتفاعل ومشاركة المستندات / الملفات بطريقة مناسبة ومشاركة الدروس المستفادة.

قاعدة المعرفة:

تمكين المنظمة من تخزين والاستفادة من جميع الوثائق الخاصة بالبرامج أو المشاريع والإنجازات والدروس المستفادة واستطلاعات الرضا وتقييم الموردين والعملاء، وغيرها من البيانات والمعلومات لدعم تطوير الأعمال واتخاذ القرار.

الاستضافة السحابية أو داخل المنظمة:

يجب أن تتوافق أداة مكتب إدارة المشاريع مع متطلبات المنظمة عند استضافة الأداة داخل المنظمة أو على الخدمات السحابية في أي مكان في العالم، والتحقق من تطبيق أعلى المعايير للأمان والتوافر وسلامة المعالجة والسرية والخصوصية.

لوحة الأداء:

يجب أن تعكس لوحة الأداء الحالة الصحيحة في الوقت الفعلي وذلك لقياس وإدارة البرامج والمشاريع والموارد بهدف إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع ودعم اتخاذ القرارات.

تقارير الأداء:

تعد تقارير الأداء والتقدم مقياسًا مهمًا لإدارة تقدم البرامج والمشاريع بشكل دوري أو حسب الطلب، تدعم التقارير اتخاذ القرارات وتساعد في اتخاذ الإجراءات التصحيحية.

تحليل المحفظة:

استخدام التحليلات التنبؤية لتسريع التخطيط، وإنشاء سيناريوهات لتحديد العمل ذي القيمة الأعلى الذي يمكن تحقيقه باستخدام قيود معينة.

التحليل المالي: تقييم ميزانية المحافظ والبرامج والمشاريع، وتقييم توفر التمويل والسيولة والصرف الفعلي، بالإضافة إلى توفير رؤية حول الاستقرار المالي ودعم التوقعات المالية وتحسينها.

ندرك في بكة أن إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (P3M) هي الأساس لكل الأعمال وهي ذات أهمية لأي منظمة ترغب أن تكون ناجحة وتحافظ على منافستها في السوق وتتحسن باستمرار. تحتاج المنظمات إلى التحول من الإدارة التشغيلية التقليدية إلى منهجية إدارة المشاريع. ومن أجل تحقيق أعلى مستويات الأداء والتأكد من تنفيذ المشاريع والبرامج بنجاح، نحن في بكة نمتلك الخبرات المهنية في إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع التي ستساعدكم في تحقيق المطلوب في الوقت المناسب.

باستخدام مجموعة متنوعة من الممارسات المهنية، نحن في بكة نخصص الخدمات حسب احتياجات عملائنا بالاعتماد على الممارسات العالمية وفق منهجيات معهد المشاريع الأمريكية (PMI) والمنهجية البريطانية في إدارة المشاريع (Axelos). يركز مستشارونا على تطبيق أفضل الأدوات للربط بين لإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع ووظائف مكتب إدارة المشاريع والهيكل التنظيمي لتقديم أفضل النتائج المتوقعة (على سبيل المثال تفعيل مركز التميز (Center of Excellence).

 

المنافع الرئيسية لتقييم نضج إدارة المحافظ والبرامج والمشاريع (P3M3):

  • يضمن التركيز والمواءمة مع استراتيجية المنظمة.
  • تكامل مهام مكتب إدارة المشاريع مع المخطط التنظيمي لتوفير أفضل النتائج المتوقعة.
  • تحسين ودعم صنع القرار في المنظمة.
  • توضيح الأدوار والمسؤوليات داخل المنظمة.
  • يضمن مراجعة الأداء الدوري لتمكين التقييم والتحسين.
  • تحسين معدل نجاح البرامج والمشاريع.
  • تحسين إدارة التغيير وكفاءة إدارة المشاريع في المنظمة.
  • تحسين استخدام الموارد والتمويل وإدارة ومشاركة أصحاب المصلحة.
  • اكتشاف الامكانيات وتحديد أولويات التطوير.
  • تشخيص نقاط الضعف والعمل على معالجتها.
  • وضع مرجع للمنظمة لمقارنة امكانياتها مع المنظمات الأخرى ومساعدة المنظمة في تحديد مستوى النضج المراد تحقيقه بما يلبي متطلبات المنظمة.
  • التصديق على امكانيات المنظمة من خلال تقييم مستقل.
  • التركيز على نضج المنظمة، وليس على مبادرات معينة (تستطيع تنفيذ البرامج والمشاريع بشكل جيد دون وجود مستويات عالية من النضج - لكن ليس بشكل مستمر).
  • التركيز على الاستثمار في جوانب إدارة المشاريع التي من شأنها أن تحقق أفضل التحسينات.
  • التخطيط لاستمرار المنظمة قي التقدم.
  • تقديم تقييم موضوعي لنقاط القوة والضعف.
  • خفض التكلفة وزيادة منافع الأعمال.
  • تقديم الدعم لمبادرات إدارة المشاريع الأخرى لتحسين أداء العمل.
  • مراجعة المشاريع المعرضة للخطر وتدريب فريقك لدعم استمرار فوائد مكتب إدارة المشاريع.
  • تحسين جودة المخرجات الخاصة بإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع.
  • توفير منصة لاتخاذ القرارات المناسبة.
  • تطوير وتحسين منهجيات إدارة البرنامج والمشروع.
  • ضمان تطوير وتطبيق المعايير والمنهجيات عبر المستويات الإدارية التي من شأنها أن ترفع مستويات الخبرة في إدارة المشاريع.
  • ضمان نجاح تنفيذ البرامج والمشاريع لتحقيق أهداف المنظمة.
  • الزيادة من فرص تحقيق النتائج والمنافع
  • زيادة انتاجية وكفاءة العمل.
  • تقليل وقت العمليات بشكل كبير.
  • زيادة الوضوح والشفافية في المنظمة.
  • دعم صنع القرار.
  • تحسين عمليات المتابعة والتحكم.
  • تنفيذ أفضل الممارسات لإدارة المحافظ والبرامج والمشاريع

 

لمعرفة المزيد عن هذي الخدمة، اقرأ:

  • ما هو نموذج P3M3؟ وماهي استخداماته وفوائده للمنشآت؟
  • أنواع مكاتب إدارة المشاريع (PMO) على أساس معايير PMI
  • ما هو مكتب إدارة المشاريع الاستشاري؟
  • 10 أسباب تجعلك بحاجة إلى إنشاء مكتب إدارة مشاريع (PMO)
  • ما هي عناصر عملية PMO الناجحة؟
  • مركز التميز المُختص في مكتب إدارة المشاريع
  • مكتب إدارة المشاريع (PMO) وتطبيقه في المؤسسات الحكومية في المملكة العربية السعودية
  • كيفية تحديد نجاح PMO الخاص بك
  • أنواع مكاتب إدارة المشاريع على أساس ®P3O
  • إذًا، ما هو تنفيذ أداة مكتب إدارة المشاريع؟