مقالات

قد يصعب على حديث العهد في الإدارة التفريق بين كلٍّ من إدارة البرامج وإدارة المشاريع وإدارة المحافظ، ففي حين أن المصطلحات تُستخدم غالبًا بالتبادل وتشترك في بعض الأمور، إلا أنها مختلفة تمامًا فيما يتعلق بمساهمتها في المنظمة. تابع معنا في هذه المقالة لتوضيح الفرق بين المصطلحات الثلاث.

إدارة المشاريع

مفهوم إدارة المشاريع

وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن المشروع هو "مبادرة مؤقتة، محكومة ببداية ونهاية محددتين، تنفذها المنظمة لتصنيع منتج أو تقديم خدمة أو الوصول إلى نتيجة فردية معينة". بغض النظر عن حجم المشروع أو نطاقه، فإن إدارة المشاريع هي نظام استخدام المبادئ والإجراءات لإدارة المشروع من نقطة البداية حتى تسليم مخرجاته، مثل تطبيق أو حدث أو منتج أو خدمة.

ما هي مهام مدير المشروع؟

بشكلٍ عام، يكون مديرو المشاريع (PMs) مسؤولين عن تنفيذ المشروع وتحقيق التوازن في نطاق العمل مع ضمان تسليم مخرجاته في الوقت المحدد وضمن الميزانية وفي حدود النطاق المحدد مسبقًا، ويتشاركون المسؤوليات عبر ما يشار إليه عادةً باسم "دورة حياة المشروع"، والتي تتكون من خمس مراحل على النحو التالي:

1. البدء: يتم فيها تحديد أهداف المشروع الرئيسية، والغرض منه، ونطاقه، وأصحاب المصلحة.
2. التخطيط: العمل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين لإنشاء خطة مشروع متكاملة تركز على تحقيق الأهداف المحددة.
3. التنفيذ: استكمال العمل الذي تم تحديده في خطة المشروع من أجل تحقيق أهداف المشروع.
4. المراقبة والتحكم: مراقبة تقدم المشروع وإدارة الميزانية ومقارنة الأداء الفعلي مقابل الأداء المخطط له.
5. الإنهاء: ضمان اكتمال جميع الأنشطة اللازمة لتحقيق النتيجة النهائية.

إدارة البرامج

مفهوم إدارة البرامج

يشير معهد إدارة المشاريع (PMI) إلى أن البرنامج عبارة عن "مجموعة من المشاريع ذات الصلة تُدار بطريقة منسّقة فيما بينها للاستفادة من مزايا قد لا تتوفر عند إدارتها بشكل منفصل". يشترك البرنامج مع المشروع في كونه مؤقتًا، لذلك عند اكتمال المشاريع المتضمَّنة يكتمل البرنامج.

تكون المشاريع التي تندرج تحت البرنامج الواحد ذات صلة ببعضها البعض. قد يتم فصلها أو تعيينها لفرق مختلفة، لكنها جميعًا تهدف إلى تحقيق نتائج تعزز نفس الهدف الاستراتيجي. تهدف الإدارة الفعالة للبرنامج إلى تمكين التنفيذ الاستراتيجي من خلال تنظيم الأفراد والفرق في الدوائر الإدارية للعمل معًا لتمكين المؤسسة من تحديد الأولويات وتمويل البرامج التي تحقق أكبر قدر من القيمة.

ما هي مهام مدير البرنامج؟

يختلف دور مدير البرنامج باختلاف المنظمة. بشكل عام، لا يقوم مديرو البرامج فقط بالإدارة الدقيقة للمشاريع المعنية، بل تساعد أيضًا على ضمان انتقال العمل بانسيابية بين المشاريع الصحيحة في الوقت المناسب. ويركز مدير البرنامج بشكل خاص على فوائد الأعمال بدءًا من بداية المشروع في وقت مبكر جدًا، وذلك من خلال من خلال:

• النظر في الفوائد الممكنة وإمكانية تحقيقها.
• الإشراف على اعتماد المشاريع على بعضها ووضع الخطط على مستوى البرامج.
• تحديد أولويات المبادرات ووضع الميزانية وضمان قدرة الموارد وتوافرها.
• تحديد خارطة طريق مشتركة عبر أقسام المنظمة وضمان تحقيق الأهداف على مستوى البرنامج.

إدارة المحافظ

مفهوم إدارة المحافظ

حسبما ورد عن معهد إدارة المشاريع (PMI)، فإن إدارة المحفظة هي "إدارة مركزية لمجموعة من المشاريع والبرامج لسد الفجوة بين الاستراتيجية وآلية تنفيذها لتحقيق الأهداف الاستراتيجية." وهي تحليل وتحسين التكاليف والموارد والتقنيات والعمليات لجميع المشاريع داخل المحفظة؛ حيث تسلط الضوء على أسئلة مثل:

1. هل لديَّ الموارد والميزانيات اللازمة لبدء مشروع جديد؟
2. هل هناك مشاريع أخرى يمكن نمذجتها؟
3. هل هناك أية مشاريع حالية قد تتعارض مع هذا المشروع الجديد؟
4. هل نحن بحاجة إلى تعديل توقعات أصحاب المصلحة؟
5. هل يتوافق هذا المشروع مع أهداف مؤسستنا؟

قد يكون للشركة محفظة واحدة، والتي ستتألف بعد ذلك من جميع المشاريع والبرامج والعمليات التشغيلية داخل المنشأة، كما يمكن للشركة أيضًا إنشاء عدة محافظ لفصل المشاريع وقرارات الاستثمار القائمة.

ما هي مهام مدير المحافظ؟

غالبًا ما يكون الواقع داخل المنظمة هو أن الموارد محدودة، سواء كانت أموالًا أو موظفين أو مساحة أو معدات. هناك العديد من المشاريع والبرامج التي يمكن القيام بها؛ وهنا يأتي دور مدير المحفظة لاختيار المناسب منها بما يتوافق مع استراتيجية المنظمة. تشمل مهام مدير المحفظة تقييم المشروع بأقسامه، والتحقيق في الطرق التي يمكن بها تحسين هذه المشاريع وفحص مساهمة كل مشروع في الأهداف العامة للشركة. تعطي الإدارة الناجحة للمحافظ المؤسسات والمدراء الفرصة لرؤية الصورة الكبيرة كالآتي:

• التنفيذيون: التعرف على ما يمكن لمديري المشاريع الوصول إليه
• مديرو المشروع: سهولة الوصول إلى أعضاء الفريق
• أعضاء الفريق: تحسين التواصل مع قائد الفريق والأعضاء الآخرين
• أصحاب المصلحة: إبقائهم على إطلاع من خلال التغذية الراجعة المستمرة

إدارة المشاريع، إدارة البرامج، إدارة المحافظ

بتعبير آخر، تندرج المشاريع ضمن برامج أكبر منها، وتندرج البرامج بدورها ضمن المحافظ. البرنامج هو عبارة عن مجموعة من المشاريع المتشابهة أو المرتبطة ببعضها البعض، بينما قد تندرج عدة مشاريع و / أو برامج ضمن محفظة واحدة وتكون غير مرتبطة ببعضها البعض. في حين أن المشروع يعد مسعى مؤقت، فإن المحافظ عبارة عن مبادرات مستمرة تمتد عبر سنوات من الوجود وتتضمن أهدافًا استراتيجية ومتماسكة.

تتطلب الإدارة المتكاملة بين كلٍّ من المشاريع والبرامج والمحافظ بُنية إدارية تنظيمية متسقة تتناول جميع المجالات الثلاثة، كما يجب أن تظل إدارة هذه المجالات منفصلة ومتكاملة في نفس الوقت نفسه مع الحرص على فهم الجميع أدوارهم في ترسانة تحقيق الإنجاز الناجح المؤدي إلى هدف استراتيجي.