مكتب إدارة المشاريع (PMO) هو قسم داخل المنظمة يحدد المعايير التي تُستخدم في إدارة المشروع، ويقدم التوجيه اللازم لتنفيذ المشروع، وهو يلعب العديد من الأدوار الداخلية في المنظمة، لكن هذه الأدوار تختلف من شركة إلى أخرى وتعتمد على عدة عناصر مثل: حجم المنظمة، نطاق المشاريع، وحجم المشاريع التي تتم إدارتها.

تتألف الإدارة الناجحة لمكتب إدارة المشاريع من مزيج من الكفاءة والعمليات والأدوات المناسبة، ولكن، ما هي الفوائد التي يوفرها مكتب إدارة المشاريع للمنظمة؟

تطوير التخطيط الاستراتيجي والحوكمة

تعتبر من أهم الوظائف في مكتب إدارة المشاريع، فهي تقوم على دعم التخطيط الاستراتيجي من خلال تسجيل المشاريع باستخدام معايير محددة مسبقًا، وإجراء الاختيار الاستراتيجي للمشاريع المحتملة وفقًا لأهداف العمل الخاصة بالمنظمة، حيث ينصح مكتب إدارة المشاريع (PMO) الإدارة العليا أو مجلس الإدارة باختيار المشاريع ويتم ذلك من خلال تقديم دراسات حالة سليمة ونسبة فائدة محددة.

يحدد مكتب إدارة المشاريع (PMO) السياسات واللوائح والعمليات والإجراءات التي تتحكم في المشاريع أو البرامج والمحافظ.

توفير أفضل الممارسات العملية

يقوم مكتب إدارة المشاريع (PMO) بتنفيذ وتوحيد أفضل الممارسات والعمليات داخل المنظمة في جميع الإدارات. على سبيل المثال يمكن لمكتب إدارة المشاريع تنفيذ عملية تسليم مشروع قابلة للتكرار حتى تتمكن المؤسسات من إدارة المشاريع وتسليمها بسهولة.

كما يوفر إرشادات وأنظمة وأدوات لتحقيق نتائج مشروع متسقة مما يساهم في الحفاظ على الاتساق بين مديري المشاريع الذين يعملون في أكثر من مشروع وفي أقسام مختلفة.

توحيد اللغة والثقافة في المنظمة

يساعد مكتب إدارة المشاريع (PMO) في نشر ثقافة وعقلية المشروع المشتركة من خلال إعلام الموظفين والتواصل معهم وتدريبهم على مختلف التقنيات والمنهجيات وأفضل الممارسات في المجال، الأمر الذي يحافظ على تطوير المشروع من خلال تحديد المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية بحيث يكون جميعها على نفس المستوى في المشروع. بهذه الطريقة، تكون إدارة المشروع منسقة وفعالة عبر المنظمة بأكملها.

إدارة الموارد

يعمل مكتب إدارة المشاريع على إدارة وتخصيص الموارد بشكل فعال في جميع المشاريع من خلال إدارة الأولويات على أساس الجداول الزمنية والميزانيات وتحديد الموارد وضمان توفيرها في الوقت المناسب، بالإضافة إلى تحديد الأدوار والمسؤوليات المطلوبة في أي مشروع معين.

يقوم مكتب إدارة المشاريع على تدريب وتوجيه الموظفين بشكل عام ومديري المشاريع على وجه الخصوص من خلال تنظيم ورش عمل وبرامج تدريبية منتظمة حول إدارة المشاريع لإبقائهم على اطلاع دائم بكل جديد.

إنشاء وتطوير أدوات المشروع

يوفر مكتب إدارة المشاريع النماذج والبرامج لإدارة جهود المشروع من خلال الاستثمار في أدوات إدارة المشاريع التي توفر البيانات الموثوقة، والتي تضمن صورة مفصلة لأداء المشروع لاتخاذ قرارات بشكل أفضل.

يلعب مكتب إدارة المشاريع أيضًا دورًا مهمًا في الذاكرة التنظيمية، فبمجرد اكتمال المشروع أو إلغائه، يقوم بأرشفة جميع مستندات المشروع التي تم إنشاؤها أثناء المشروع، وهذا مفيد جدًا كمرجع في المستقبل خاصة في المشاكل المتكررة.

في حين أن دور مكتب إدارة المشاريع (PMO) يؤثر على العديد من الإدارات داخل المنظمات التي لديها العديد من المشاريع متعددة الوظائف لإدارتها، لكن دوره لا يقتصر على المذكور مسبقاً بل يمتد ليشمل تحقيق الأهداف العامة للمنظمة وضمان ذلك لك.