مقالات

تبذل المنظمات الكبرى جهودا جبارة في تطبيق كل العوامل والعناصر الضرورية لنجاح المنظمة، ولأن ذلك لا يمكن أن يحصل بدون فريق عمل مكون من موظفين متمرسين على أهبة الاستعداد لتسخير جهودهم للمساهمة في ازدهار الشركة في سوق العالم الحديث التنافسي، يتبع المدراء خطة تحسين أداء لمتابعة أداء الموظفين واصلاح الأخطاء في أدائهم وسلوكياتهم. 

تقرأ في هذا المقال عن أهمية عملية تحسين الأداء (PIP)، والظروف التي تستدعي تطبيقها، والخطوات السليمة لتحقيق أفضل النتائج.  

ما هي عملية تحسين الأداء

تندرج عمليات تحسين الأداء ضمن فئة إدارة الأداء، حيث يلجأ المديرون لها للمساعدة في إصلاح الأخطاء المتكررة ورفع مستوى الأداء الإنتاجي والسلوكي للموظفين من أجل تحقيق أهداف المنظمة، كما ويمكن أن تطال عملية تحسين الأداء مستويات مختلفة من المنظمة، فقد تكون على مستوى الفريق، القسم أو المنظمة كاملةً.  

أهمية عملية تحسين الأداء 

قد يقدم الموظفون أداءً غير مرضٍ لأسبابٍ مختلفة، ومن غير الحكمة حل المشاكل بشكلٍ عشوائي دون البحث عن جذور المشكلة واستئصالها، فمثل هذه المواقف تستدعي تطبيق عملية تحسين أداء حتى نصل للحلول المنطقية والمناسبة.. 

ما هي خطة عملية تحسين الأداء PIP  

هي وثيقة رسمية معتمدة من قبل مسؤول الموارد البشرية ومدير الموظف، حيث تحدد الخطوات التي يجب أن يتخذها الموظف لتحسين أدائه. بهذه الطريقة المنظمة يصبح تطبيق الخطة سهلاً، فالموظفون لديهم مجموعة من الأهداف المحددة ومواعيد الانجاز الواقعية، لذلك لن يشعروا بالاحباط أو يواجهوا مشكلة في تطبيق هذه الخطة. 

كيفية تنفيذ خطة تحسين الأداء

قد يتلقى بعض الموظفين هذه الخطة بامتعاضٍ شديد، فقد يعتبرها الكثير بمثابة تحذير أو كإشارة على أن المنظمة ستستغني عن خدماتهم أو ستخفف المهام الموكلة إليهم ولهذا السبب، يتعين على مسؤول الموارد البشرية أن يفكر ملياً قبل أن يقرر استخدام أي طريقة لتحسين الأداء ويدرس جميع جوانب الأداء ويأخذ بعين الاعتبار النقاط التالية:  

1- هل يتطلب الموقف اللجوء لخطة تحسين أداء

 ربما لا يكون الأمر بهذا السوء، فقد يواجه بعض الموظفين انتاكاسات على المستوى الشخصي. فكر في التواصل معهم أولاً لمعرفة ما إذا كنت قادراً على تقديم أي نوعٍ من العون أما إذا لم يكن هنالك مفر، امض قدماً في وضع خطة تحسين أداء! ففي النهاية، مهمتك هي التأكد من أن العمل يسير وفق الخطة، كما أن السوق التنافسي اليوم يحتاج إلى موظفين متأهبين.   

2- كن محايداً خلال عملية المراقبة

إذا اخترت الانحياز فذلك سيأثر على قرارك. تذكر! أنت لا تتعامل فقط مع مشكلة موظفٍ واحد، ولكن هذا سيؤثر على أداء الشركة وصورتها أيضاً لذلك قم بتقييم الموظف بناءً على أدائه متبعاً إجراءاتٍ عادلة.  

3- قم بمعاونة كل من المدير والموظف خلال عملية تحسين الأداء

يحتاج الموظفون إلى صوت يشجعهم طوال فترة تحسين الأداء حتى لا تفتر عزيمتهم. 

4- قم بوضع أهدافٍ واضحة، مواعيد تسليم واقعية، ومعايير قياس الأداء التي ستسعين بها خلال عملية تحسين الأداء

الموظف الآن في حالة من التيه، عليك أن توفر له توجيهات وخطة مفصلة، تأكد من أن الأهداف ومواعيد التسليم ملائمة لحجم المهام المطلوبة، لأن عدم ملائمة مواعيد التسليم والأهداف للمهام المطلوبة قد يؤدي إلى أدائها بطريقة سيئة. وأخيرًا، ناقش المعايير التي ستتم عملية التقييم وفقاً لها، فهذا سيساعدهم على التركيز على تحسين هذه النقاط.   

متى يصبح لزامًا تطبيق خطة تحسين أداء  

تتسم خطط تحسين الأداء الفردي بأكبر قدر من الفعالية عندما يواجه الموظف صعوبات معينة، وينبغي أن يمتلك المديرون القدرة على اكتشاف أسباب ضعف الأداء لدى موظفيهم.

فقد تظهر بعض الأعراض التي تدل على تدني مستوى أداء الموظفين مثل انخفاض مستوى الانتاجية، عدم انخراطهم في الأنشطة، وطلبهم لأيام راحة أكثر من العادة وعدم كونهم دقيقين في عملهم فعندما يكون هناك دليل واضح على قابلية انخفاض مستوى أداء الموظف، ينبغي الشروع في إجراءات خطة تحسين الأداء 

يلجأ المسؤولون لتطبيق خطة حسين مستوى الأداء في المواقف التالية:  

- خلال الفترة التجريبية للموظف مع الشركة: 

إن توضيح المصطلحات وشرح التوقعات من بداية الأمر يجعل العمل يسير بسلاسة ويسر. وبهذه الطريقة، يمكن للموظف أن يعمل على تحقيق الأهداف المحددة ويحاول تحسين أدائه بالعمل على إنهاء نقاط ضعفه. 

- في حال كان للموظف تاريخ حافل من الانجازات الرائعة، ولكن أدائه تراجع مؤخرا

 بالطبع يجب أن تلجأ لمثل هذا الإجراء بعد أن تتواصل مع الموظف وتستفسر عن أي سبب معين قد يؤدي لجعل مستوى أدائه ينخفض ولا تنسى أن تذكر الموظف بأنه مهم وأنه يشكل إضافة مميزة للمنظمة، وأنك ستكون دائماً بجانبه خلال عملية تحسين الأداء.  

-إذا بدأت انتاجية الموظف بالانخفاض أو أصبح يستغرق وقتاً في انجاز المهام

الانتاجية هي المحرك الرئيسي للشركات، فإذا لم يكن الموظف قادراً على إعطاء أفضل ما لديه، فهذا يعني أن هناك مشكلة يتوجب معالجتها. 

ما هي فوائد تنفيذ خطة تحسين الأداء  

تستعين منظمات كثيرة بخطط تحسين الأداء لمراجعة الأداء الحالي للموظفين فيها وتحليل البيانات لمعرفة الكيفية التي يمكن بها أداء الأمور على نحو أفضل. إليك قائمة بالفوائد التي ستعود على منظمتك بعد تطبيق خطة تحسين الأداء:  

• الاحتفاظ بالموظفين المتميزين:

لماذا تتكبد عناء ومشقة الإعلان عن وظيفة والبحث في أكوامٍ من السير الذاتية؟ من خلال تطبيق خطة تحسين الأداء ستتمكن من الاحتفاظ بالموظفين الذين قمت بتدريبهم وتعليمهم، وحثهم على التعلم من أخطائهم والانتباه لنقاط الضعف. وبالطبع فإن هذا الفعل سيبين لموظفيك مدى تمسكك بهم، مما سيدفعهم لبذل قصارى جهدهم لتحقيق أفضل النتائج.  

• تحسين المهارات: 

تحتاج مهارات الموظفين إلى صقل لتواكب نمو المنظمات وازدهار الأعمال التجارية وقد لا تحتاج إلى تعيين موظفين جدد إذا كانت استراتيجية تحسين الأداء الخاصة بك تحدد المجالات التي يكون فيها التعليم والتدريب الإضافيين أكثر فائدة لموظفيكم الحاليين. 

• رفع سقف توقعاتك:  

تتيح لك خطة تحسين الأداء النظر عن كثب وفحص معاييرك الحالية وتحديد المعايير التي ينبغي تطويرها، ومن ثم إبلاغ الموظفين بالمعايير التجارية الجديدة بسبب رفع سقف التوقعات.  

• الحماية من تهم الفصل الجائر أو غير القانوني: 

هل سمعت من قبل عبارة "إن لم نجد إثباتاً مكتوباً، فهذا ينفي حدوث الشيء"؟ إن أكثر ما يهم المواضيع المتعلقة بالأداء لهي المعاملات الورقية والعمليات ذات العلاقة. وبدون وجود آلية لإدارة الأداء، من الصعب الاستغناء عن الموظفين دون التعرض لخطر أن يُنظر إليك على أنك مدير قاسٍ وجائر.    

خطوات عملية تحسين الأداء الفعالة  

كيف يمكنك تحسين فعالية خطة تحسين أداء الموظفين؟ بعض الخطط قد لا تعطيك النتائج التي كنت تأمل الحصول عليها، ويمكن أن يعزى ذلك إلى طريقة تخطيط غير سليمة أو وضع مجموعة غير واضحة من الأهداف.

تعيين أهداف واضحة

 وبذلك يحصل الموظف على فهم كامل لأهدافه وطموحاته كما ويؤدي عدم وضوح الأهداف والتوقعات إلى عرقلة عمل الموظفين.

حيث يجب على الموظفين أن يكون على دراية بأهدافهم وطموحاتهم الفردية أيضاً. وكلما كانت الأهداف أكثر تحديداً ووضوحاً، كان من الأسهل تحقيقها.  

التواصل

خطة تحسين الأداء ليست جهداً فردياً، بل تعتمد على تسخير جهود الفريق. وينبغي السماح للموظفين والمديرين على حد سواء بأن يناقشوا بحرية التحديات الحالية التي يواجهونها، فضلاً عن الكيفية التي يعتزمون بها تحقيق الأهداف ذات الأولوية القصوى.

وقد يشعر الموظفون بالإحباط ويطورون ردة فعل سلبية تجاه خطة تحسين الأداء. وكمدير، تأكد من أن توقعاتك وأهدافك واضحة للموظفين. ولا تنسى أن تبقى على تواصل مع الإدارة حتى تتأكد من أنك على الخطى الصحيحة لتطبيق خطة تحسين الأداء بكفاءة. 

المتابعة المنتظمة

إن عمليات المتابعة المنتظمة مهمة جدًا لتعزيز فعالية خطة التحسين فعمليات المتابعة والفحص المنتظمتين تحددان الخطة، ولكن الأهم من ذلك أنهما توفران توجيهًا مستمرًا يبقي الموظفين على المسار الصحيح. 

قم بتوضيح العواقب

من المهم أن تتأكد من أن الموظف على دراية بعواقب عدم تحسين الأداء بعد التحاقهم ببرنامج تحسين الأداء. فالعواقب يجب أن تكون واضحة ومحددة. 

توفير التدريب والمساعدة اللازمين

الغرض من تحسين الأداء كله هو تعديل سلوك الموظف في قطاع معين ويشمل ذلك مراقبته وتوفير ما يكفي من البيانات عن الأجزاء التي يحتاج التطوير فيها.

إياك الاستهانة بقيمة تقديم العون للموظفين بالمواد الاثرائية والمهارات اللازمة. في النهاية، كل ما تفعله هو من أجل شركتك. 

ستوفر عليك عمليات المتابعة المنتظمة وتقديم المساعدة بشكل مستمر وإجراء التدريبات عناء إجراء عمليات تحسين الأداء، ولكن عندما تتعقد الأمور ويصعب حلها، تبدو خطة تحسين الأداء الحل الأمثل، فهي تُري الموظف أنه ينبغي عليه بذل الجهود وتكريسها من أجل مصلحة المنظمة. إذا كنت تبحث عن نصائح في تطبيق وتصميم عمليات تحسين الأداء، قم بزيارة موقعنا على الإنترنت هنا