مقالات

قد يواجه مكتب إدارة المشاريع (PMO) تحدياتٍ تقف حائلاً دون الوصول إلى اتساق الأداء بما يحقق التقدم للمنظمة، وأحد أكثرها أهمية هو عدم تقدير الدور الحاسم الذي يلعبه مكتب إدارة المشاريع بصفته ممثلًا للمعايير المثلى وأفضل الممارسات في المنظمة، حيث يحظى اليوم بإمكانية الوصول إلى الأدوات والاستراتيجيات الموجَّهة بشكل أساسي لتحقيق الوضوح والكفاءة والإنتاجية فيما يتعلق بالتعاون بين أعضاء الفريق وبيئة العمل عن بعد. ابقَ معنا لنكتشف معًا في هذه المقالة التحديات التي يواجهها مدراء المشاريع ومكتب إدارة المشاريع ونقدم الحلول الموصى بها للتعامل معها.

إدارة الموارد

تعد إدارة الموارد واحدة من أصعب التحديات التي تواجه إدارة المشاريع، حيث يبحث كل مدير مشروع عن طرق لزيادة الكفاءة بأقل كم من الموارد عند التخطيط للمشروع بمراحله المختلفة. تشمل التحديات التي قد تواجه مكتب إدارة المشاريع عندما يتعلق الأمر بإدارة الموارد ما يلي:

• التخطيط المناسب أو قياس عائد الاستثمار (ROI)
• توقع الفجوات في تسليم المشروع أو مواطن التعارض قبل حدوثها
• تجنُّب تخصيص الموارد التي تشكِّل عبئًا على فريق العمل

الحل

إن التعامل مع تحديات مثل تشتُّت وحدة العاملين أو غيرها أمرٌ بالغ الصعوبة، ولإدارة الموارد المختلفة بشكل فعال في أيِّ مجال أو مشروع، تحتاج إلى فهم الأهداف فهمًا شاملاً. على سبيل المثال، يمكن الحد من إهدار الموارد بطلب المواد اللازمة في الوقت المناسب، وإعداد ميزانية دقيقة، والتنسيق، والجدولة، وإدارة شؤون الموظفين. يمكنك تحقيق نتائج أفضل من خلال:

• تطوير وتنفيذ نظام موحد لتوثيق وتخصيص الموارد
• تحسين تنبؤات الموارد خلال مرحلة التخطيط من خلال الانتباه لما يلي:
  • توضيح نطاق المشروع
  • تحديد المخاطر المحتملة
  • اتخاذ الاحتياطات للتكاليف غير المتوقعة أو قيود المشروع
• الاستفادة من الموارد غير المستغلة من خلال الاستعانة بالأفراد متعددي المهارات مثلاً للتحكم بتدفق المهام

تتمثل إحدى الأمور الأكثر تأثيرًا على دورة حياة المشروع وأهدافه في النظرة الشاملة التي توفرها الأنظمة البرمجية ذات العلاقة، وهي لا تقتصر على منصة محددة فحسب، بل هي عامل مساعد في إدارة موارد المشروع بصريًا، حيث تتيح لك أن ترى وتراقب وتتصرف بسرعة في حال حدوث أزمة محتملة أو وقوع ما يعيق سير العمل والأداء. فبالإضافة إلى تسريع تنفيذ المشروع، يؤدي استخدام هذه البرامج إلى تعزيز روح التعاون، وهي ميزة كبيرة وهامة للفِرَق التي تعمل عن بُعد.

الجمع غير الدقيق لمتطلبات المشروع

يعد فهم احتياجات أصحاب المصلحة وما ينوون تقديمه أمرًا ضروريًا لنجاح المشروع. لسوء الحظ، تبدأ العديد من المشاريع بأقل حد ممكن من المتطلبات، مما يزيد من خطر انهيارها بسبب عدم الفهم الكامل لاحتياجات أصحاب المصلحة. تشمل أهم الأخطاء التي يتم ارتكابها عند جمع المتطلبات فيما يلي:

• وضع افتراضات على أساس المشاريع السابقة
• عدم فصل احتياجات أصحاب المصلحة عن أهداف المنظمة
• عدم تحديد متطلبات المشروع المتفق عليها بوضوح

الحل

لا شك أن بيئة العمل عن بعد تفتقر إلى التواجد الفعلي، هذا يعني أنه من الممكن الإخلال بالتفاهم المتبادل مع فقدان معلومات هامة من شأنها أن تساعد في توضيح السياق في المشاريع المشتركة. للتغلب على بعض التحديات التي قد يواجهها مكتب إدارة المشاريع فيما يتعلق بجمع المتطلبات، يجب إشراك المستخدمين الرئيسيين من البداية ومراعاة ما يلي:

• إعداد وطرح أسئلة إرشادية لتوضيح متطلبات المشروع بشكل أفضل
• تحليل هذه المتطلبات باستخدام أداة SMART أي التأكد من أنها محددة وقابلة للقياس ومتفق عليها وواقعية ومحددة زمنيًا
• إنشاء ومشاركة بيان تفصيلي بالمتطلبات قبل البدء في أيِّ مشروعٍ جديد

يحتاج كلٌّ من العملاء والجهات الراعية وأصحاب المصلحة إلى الاتفاق والتوقيع على حقيقة أن ما يتم توضيحه في البيان فقط هو ما سيتم تسليمه، ويمكنك بناء نموذج أولي حسب نطاق المشروع للمساعدة في توضيح متطلباتهم أو تأكيدها أو تعديلها.

التغييرات في أهداف المشروع

يستثمر مدراء المشاريع ومكاتب إدارة المشاريع قدرًا لا بأس به من الوقت في التخطيط لأهداف المشروع لضمان النتائج الواعدة بقدر ما تسمح به الظروف. ومع ذلك، فقد يقضي أيضًا المساهمون والفرق الداخلية كذلك نفس القدر من الوقت في إجراء تغييراتٍ على نطاق العمل أو عملية النشر أو أهداف المشروع نفسه.

لا شك أن التغيير حتمي في إدارة أيِّ المشروع، إلا أن كثرة التعديلات والملاحظات بدون اتباع نهج رشيق لتخطيط المشروع وتنفيذه قد تسبب إشكاليات على المدى القصير، فقد أدى التحول المفاجئ إلى العمل عن بُعد استجابةً لفيروس كورونا على سبيل المثال إلى زيادة التحدي المتمثل في إدارة فرق أجايل، لا سيما فيما يتعلق بما يلي:

• الاتصالات الفورية
• حل المشكلات ببساطة
• اتخاذ القرار المناسب بسرعة

كما أنه من المحتمل أن يقلل العمل عن بُعد من الكفاءة والتماسك - وهما مكونان مهمان للإدارة الناجحة للمشروع.

الحل

إدارة التغيير بفاعلية

الخبر السار هو أنك لست مضطرًا إلى استخدام أدوات أجايل المخصصة لمواجهة التغيير بمرونة، عليك فقط تصميم عملية منظمة جيدًا لإدارة التغيير بالإضافة إلى استراتيجية للتعامل الفعال مع التعديلات عند حدوثها. قد تحدث عملية التغيير بشكل مبدئي كما يلي:

• تتلقى طلبًا رسميًا لتغيير المشروع من الجهة الراعية
• يقوم بتقييم المطلوب من حيث المواد والساعات والتصاريح والموارد الأخرى
• يقوم بتقييم التأثير على الميزانية والجدولة والتسليمات وضمان الجودة
• تقوم بإرسال نتائجك ثم تنتظر توصياتك قبل التنفيذ

لتنفيذ هذه العملية بكفاءة، عليك بناء قالب لطلب التغيير في منظمتك بالإضافة إلى قائمة بالتغييرات وخارطة عملية لتوجيه المساهمين وأعضاء الفريق نحو تنفيذ الخطوات المذكورة. عليك أن تكون مستعدًا للتواصل مع أعضاء فريقك حول إمكانية تغيير أدوارهم الفردية تبعًا لأية تعديلات، وأن تكون مستعدًا للإجابة عن أسئلتهم أو التعامل مع مشكلاتهم.

ضعف التواصل

إن أحد أكبر التحديات التي يواجهها مكتب إدارة مشاريع هو كيفية إبقاء كلٍّ من الرعاة والفرق تحت السيطرة في الوقت ذاته وإبقائهم على دراية بكل جديدٍ باستمرار بما يضمن تسليم النتائج في الوقت المحدد. يمكن أن يخلَّ ضعف التواصل بنتائج المشروع، بما في ذلك:

• انعدام عمليات الشراء والالتزام أو محدوديتها.
• سوء فهم التوقعات أو الأهداف.
• تحرُّك الفرق في اتجاهات مختلفة.
• التعارضات وعدم الالتزام بالمواعيد النهائية.
• انخفاض الإنتاجية مما يؤدي إلى تجاوز الوقت والتكلفة.

يعد كلٍّ من انعدام التواصل أو الإفراط به مشاكل شائعة لدى مدراء المشاريع، وهي تؤدي إلى انخفاض الكفاءة أو المشاركة. عليك إيجاد طريقة لمعالجة المشكلة وبناء جسر للربط بين مشاكل الفريق ومتطلبات أصحاب المصلحة - خاصةً عندما تتفاقم العقبات أو تصبح التغييرات ضرورة حتمية.

الحل

تحسين التواصل في المشروع

• احرص على المتابعة مع أصحاب المصلحة بشكل مناسب بما يضمن التأكد من تلبية احتياجات الأشخاص الذين تتواصل معهم. يمكنك على سبيل المثال إرسال استبيان موجز بالبريد الإلكتروني في وقت مبكر من العملية لمعرفة:
• ما هي أنسب طريقة للتواصل؟
• ما هي أقل الطرق فعالية؟
• ما الذي يمكنك فعله لتحسين الاتصالات لديك؟
• قم بتفويض مهمة التواصل لأحد أعضاء الفريق نيابة عنك على أن يكون مؤهلاً لمناقشة النقاط الدقيقة لمنتجٍ أو عمليةٍ ما.
• لا تفوّت فرصة الاستفادة من منصات المشروع الجماعية. سواء كنت تستخدم نظامًا أساسيًا للاتصال مثل Microsoft Teams - أو نظام أساسي لرسم الخرائط المرئية، فإن النهج التعاوني مضمون لتبسيط الاتصالات مع جميع المشاركين في مشروعك، حيث يساعدك على الانتقال من مرحلة البداية إلى التنفيذ بإعطائك رؤية شاملة حول أفضل خيار لتخصيص وقتك وجهدك فيه، كما يسمح للأشخاص الذين تعمل معهم بمشاركة معلومات المشروع بسرعة وموثوقية.
• حافظ على التخطيط السليم، وخاصة التخطيط المرئي، لأن من شأنه أن يقطع شوطًا طويلاً نحو التغلب على العديد من تحديات إدارة المشاريع التي يواجهها مكتب إدارة المشاريع عند الإشراف على الفرق التي تعمل عن بعد.

نقدِّم لك في بكه للاستشارات حلولاً فاعلة للتغلب على تحديات مكتب إدارة المشاريع. لمزيد من المعلومات انقر هنا.